Qu’est-ce que l’automatisation de la paie, et quels sont ses avantages?
L’automatisation de la paie transforme les processus de paie traditionnels en optimisant les calculs, en réduisant les erreurs et en faisant gagner du temps précieux aux équipes des RH et des finances. Ce guide explique le fonctionnement de la paie automatisée, les principaux avantages de ce processus ainsi que la manière de l’exploiter pour mettre en œuvre des opérations de paie efficaces et résilientes.
Qu’est-ce que l’automatisation de la paie?
L’automatisation de la paie simplifie et gère les tâches relatives à la paie, en les effectuant en une fraction du temps nécessaire pour les faire manuellement. De nos jours, il s’agit d’un élément essentiel de la gestion de la main-d’œuvre.
Du calcul de la rémunération des employés à la gestion des retenues sur la paie, en passant par la création des talons de paie, les systèmes automatisés de gestion de la paie prennent en charge les processus répétitifs et chronophages pour permettre aux équipes des RH et des finances de se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée.
Selon une étude de Workday, 92 % des chefs d’entreprise et des professionnels de la paie comprennent l’importance stratégique de cette dernière, mais 89 % soutiennent que leurs solutions actuelles doivent s’améliorer. L’automatisation remplit ce vide, transformant la paie en une fonction efficace aux retombées importantes.
Principaux points à retenir.
L’automatisation de la paie transforme les processus de paie manuels pour gagner du temps et simplifier les flux des travaux.
Les systèmes automatisés de gestion de la paie transforment cette tâche en une fonction stratégique de l’entreprise.
L’automatisation de la paie présente des avantages uniques, comme l’acheminement régulier et dans les délais, la diminution des erreurs, et une charge de travail réduite pour les équipes des RH et des finances.
Des fonctionnalités comme les portails de paie en libre-service et les mises à jour en temps réel deviennent une norme de qualité.
S’associer à un fournisseur de solutions d’automatisation de la paie de renom peut minimiser les risques liés à l’adoption et favoriser une transition en douceur.
Cinq avantages de l’automatisation du processus de paie.
L’automatisation de la paie ne remplace pas seulement les tâches manuelles. Elle aide aussi les organisations à simplifier les flux des travaux, à réduire les erreurs et à transformer la paie en un atout stratégique. Le traitement manuel de la paie demande beaucoup de travail et elle est sujette aux inefficacités. Par contre, les systèmes de paie automatisés font gagner du temps tout en maintenant la précision. Ils vous permettent notamment de faire ce qui suit :
Simplifier les calculs complexes.
Les systèmes de paie automatisés calculent rapidement et avec précision les tranches d’imposition, les heures supplémentaires ainsi que les montants liés aux avantages sociaux, même lorsque les règles et les taux changent. De plus, ils appliquent les mises à jour automatiquement, garantissant ainsi la conformité de chaque calcul de paie aux dernières réglementations. Les équipes de paie peuvent s’appuyer sur des systèmes automatisés pour minimiser les erreurs et éviter les rajustements manuels.
Le saviez-vous?
Selon le rapport « L’essor stratégique de la gestion mondiale de la paie » de Workday, 87 % des personnes interrogées affirment que la complexité croissante des processus de paie constitue un défi important.
Payer systématiquement à temps.
Les retards dans le traitement de la paie peuvent entraîner l’insatisfaction des employés et perturber la planification financière. Avec les méthodes de paie manuelles, ces problèmes se produisent fréquemment : 99 % des organisations déclarent traiter la paie de manière rétroactive et effectuer en moyenne plus de 300 paiements hors cycle en raison d’erreurs chaque année.
Les services de paie automatisés garantissent que chaque cycle de paie est traité dans les délais, peu importe le nombre d’employés ou les changements de dernière minute.
Réduire votre charge administrative.
Le processus de paie implique bien plus que le simple calcul de la rémunération; il comprend aussi le suivi de la conformité, la gestion des systèmes de paie et la mise à jour des dossiers des employés, la production de rapports, etc. Les systèmes de paie automatisés regroupent ces tâches en un seul endroit, ce qui permet d’automatiser le traitement, d’alléger la charge administrative et d’accroître la visibilité des données sur la paie.
Une étude récente de Workday souligne l’importance des systèmes unifiés de gestion de la paie. Plus d’un tiers des chefs d’entreprise estiment que les systèmes déconnectés entravent les opérations de paie stratégiques. La centralisation des processus de paie sur une plateforme unique en facilite l’accès tout en permettant aux équipes des RH et des finances d’utiliser plus efficacement les données de la paie.
Simplifier la fonction de libre-service pour les employés.
Les systèmes de paie automatisés modernes incluent des portails en libre-service permettant aux employés d’accéder à leurs talons de paie, de mettre à jour leurs informations ou de faire le suivi des aspects fiscaux, sans que le personnel des RH ait à s’impliquer. Ces systèmes permettent donc de réduire les échanges fréquents caractéristiques des systèmes manuels et donnent aux employés les moyens de gérer leurs informations de manière indépendante.
Le libre-service s’avère être la nouvelle norme en matière de paie. Selon l’American Payroll Association, 83 % des employeurs proposent un accès en temps réel et en libre-service aux données de paie. Cette pratique est devenue la norme en matière de transparence dans le domaine.
Faciliter les vérifications.
Les erreurs de paie peuvent entraîner des risques financiers et juridiques coûteux. Les systèmes de paie automatisés sont dotés de puissants outils de vérification qui détectent les écarts et facilitent la correction des erreurs. Grâce à la fonctionnalité de suivi intégré, les données de paie sont toujours prêtes à être vérifiées, ce qui facilite la conformité et allège la charge de travail des équipes des RH et des finances.
« La transition vers un système [de paie] complètement intégré, offrant des fonctionnalités comme le portail en libre-service et la production de rapports en temps réel, se traduit par un traitement accéléré de la paie et une qualité globale remarquable pour tous. »
— Jenn Pottorf, directrice des services financiers, comté de Tulsa
Principales fonctionnalités des meilleurs systèmes d’automatisation de la paie.
Au-delà de la simplification, les systèmes automatisés transforment en profondeur le fonctionnement de tous les aspects de la gestion de la paie pour en assurer la plus grande précision et efficacité. La comparaison suivante montre comment l’automatisation améliore les fonctions essentielles de la paie, et ce, avec des avantages évidents par rapport aux processus manuels.
Calcul de la rémunération et gestion des heures supplémentaires.
Gestion manuelle de la paie.
Nécessite le recoupement des feuilles de temps et l’application manuelle des règles relatives aux heures supplémentaires, ce qui entraîne souvent des incohérences.
Gestion automatisée de la paie.
Effectue rapidement et avec précision les calculs complexes des salaires, des traitements horaires et des heures supplémentaires.
Gestion des retenues à la source et de la conformité fiscale.
Gestion manuelle de la paie.
Implique la recherche et l’entrée manuelle des mises à jour réglementaires, ce qui se traduit par un risque accru d’erreurs et de non-conformité.
Gestion automatisée de la paie.
Assure une retenue et un calcul précis des impôts fédéraux, provinciaux et territoriaux, et se tient automatiquement au fait de l’évolution des lois fiscales.
Traitement des avantages sociaux et des déductions.
Gestion manuelle de la paie.
Exige une attention méticuleuse aux détails et des mises à jour fréquentes, ce qui prend du temps et peut générer des erreurs.
Gestion automatisée de la paie.
Applique automatiquement les cotisations et les déductions relatives aux avantages sociaux, comme les régimes de retraite, l’assurance-maladie et les saisies-arrêts.
Dépôt direct et acheminement des paiements.
Gestion manuelle de la paie.
Nécessite la vérification des calculs et le versement des paiements un à un, ce qui augmente le temps et les efforts nécessaires à l’accomplissement de la tâche.
Gestion automatisée de la paie.
Achemine automatiquement les paiements, que ce soit par dépôt direct ou par d’autres méthodes électroniques.
Mise à jour des données des employés.
Gestion manuelle de la paie.
Met à contribution plusieurs systèmes ou documents, ce qui augmente la probabilité d’informations obsolètes et d’autres écarts.
Gestion automatisée de la paie.
Synchronise et met à jour automatiquement les dossiers des employés, y compris les rajustements de salaire, les changements de poste et les informations fiscales.
Intégration du suivi des heures.
Gestion manuelle de la paie.
Nécessite un rapprochement manuel des feuilles de temps et des registres de présence.
Gestion automatisée de la paie.
S’intègre parfaitement aux outils de suivi des heures.
Documentation fiscale de fin d’année.
Gestion manuelle de la paie.
Nécessite des efforts considérables pour recueillir et vérifier les données, entraînant souvent des inexactitudes et des retards.
Gestion automatisée de la paie.
Simplifie la production et l’acheminement des formulaires fiscaux (par exemple, le W-2 et le 1099), veillant ainsi à ce qu’ils ne contiennent pas d’erreurs et qu’ils soient acheminés à temps.
Personnalisation de la présentation et de l’analyse de l’information.
Gestion manuelle de la paie.
Nécessite la collecte manuelle de données et la manipulation de feuilles de calcul, ce qui occupe des heures de travail du personnel.
Gestion automatisée de la paie.
Génère des rapports de paie détaillés en quelques minutes, voire en quelques secondes.
Comment les organisations utilisent-elles l’automatisation de la paie?
Les organisations de tous les secteurs d’activité tirent profit de l’automatisation de la paie pour relever des défis uniques et obtenir des résultats mesurables. Grâce à des solutions automatisées, les entreprises améliorent l’efficacité, la précision et la conformité de leurs processus de paie. Ces exemples concrets montrent comment l’automatisation de la paie améliore considérablement le rendement de l’entreprise.
Université de Washington.
Confrontée aux inefficacités d’un système de gestion des RH et de la paie vieux de plusieurs décennies, l’université de Washington s’est tournée vers la plateforme de paie automatisée de Workday. En remplaçant les processus manuels sur papier, l’université a pu économiser 2 000 heures par mois sur le suivi des heures et des congés. Grâce à une visibilité améliorée sur les données des RH et de la paie, le personnel prend désormais des décisions plus éclairées et travaille plus efficacement.
Comté de Tulsa.
Le comté de Tulsa souhaitait consolider son système de paie fragmenté pour gagner du temps et économiser des ressources. Grâce à la solution de paie unifiée de Workday, le comté de Tulsa a simplifié ses opérations, éliminant la saisie et le rapprochement manuels de données. Cette transformation a réduit de moitié le temps de traitement de la paie, permettant au comté de consacrer davantage de ressources à l’amélioration des services publics.
Land O’Lakes.
Présente dans 50 pays, Land O’Lakes avait besoin d’un système de paie moderne pour remplacer sa plateforme sur place, devenue obsolète. En mettant en œuvre Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Payroll, Land O’Lakes a automatisé les processus de paie, simplifié les vérifications et lancé un portail en libre-service pour les employés. Cette transition a amélioré la précision de la paie à plus de 99,9 % et a réduit les paiements hors cycle de 50 %.
« Autrefois, la fin d’exercice était un véritable cauchemar. Grâce à Workday, nous avons réussi à en faire une opération routinière. »
— John Gardner, responsable de la paie et de la conformité, Land O’Lakes
Risques liés à l’automatisation de la paie par rapport à la gestion manuelle de la paie.
Bien que l’automatisation de la paie offre des avantages évidents, il est important de gérer les risques qui y sont associés pour assurer une transition en douceur et un succès à long terme. Voici les principaux risques à prendre en compte et la manière de les atténuer :
Erreurs d’intégration.
La mise en œuvre d’un système de paie automatisé nécessite une migration précise des données et une intégration avec les systèmes existants. Toute erreur au cours de ce processus, comme des informations sur les employés ou des paramètres de paie erronés, peut entraîner des calculs inexacts, des retards de paiement ou des problèmes de conformité.
Solution : effectuez des vérifications et des tests approfondis le plus tôt possible pendant la mise en œuvre pour trouver et résoudre les problèmes d’intégration logicielle. Collaborez étroitement avec le fournisseur du logiciel de paie pour assurer une migration fluide des données.
Risques en matière de cybersécurité.
Les systèmes de paie automatisés s’appuient souvent sur des plateformes infonuagiques qui peuvent introduire des risques de cybersécurité, notamment des violations de données et des accès non autorisés aux renseignements personnels des employés.
Solution : choisissez une plateforme dotée de mesures de sécurité des données rigoureuses, comme le chiffrement et l’authentification multifactorielle. Mettez régulièrement à jour les protocoles de sécurité et effectuez des vérifications du système pour assurer la conformité aux réglementations en matière de protection des données.
Manque de formation et problèmes d’adoption par les employés.
L’adoption de nouveaux systèmes suit souvent une courbe d’apprentissage, et les employés non formés peuvent commettre des erreurs par inadvertance ou encore sous-utiliser les fonctionnalités du logiciel d’automatisation de la paie. La participation insuffisante des équipes au processus d’adoption peut ralentir la transition et perturber les opérations de paie.
Solution : offrez une formation complète adaptée à vos équipes, couvrant les fonctions clés, les pièges courants et le dépannage. Encouragez une communication ouverte pour répondre aux questions et renforcer la confiance envers le nouveau système.
Panne du système pendant la transition.
Le passage à un système automatisé peut entraîner des perturbations temporaires, notamment en cas de problèmes techniques inattendus lors du déploiement. Même une brève panne peut avoir des conséquences sur la continuité de la paie et la satisfaction des employés.
Solution : mettez en œuvre le système par phases, en exécutant des cycles de paie parallèles pour détecter les écarts avant la transition complète. Ayez un plan d’urgence prêt pour faire face aux pannes potentielles sans affecter les opérations de paie.
En abordant ces risques de manière proactive, les entreprises peuvent exploiter pleinement le potentiel de l’automatisation de la paie tout en assurant la continuité, la sécurité et la confiance dans l’ensemble de l’organisation.
Premiers pas avec l’automatisation de la paie.
Le déploiement d’un logiciel de paie automatisée n’est certes pas un processus sans complexités, mais il ne doit pas être insurmontable pour autant. Avec un plan réfléchi et les bons outils, votre organisation peut effectuer une transition en douceur et commencer à en voir les résultats rapidement. Voici comment diviser le processus en cinq étapes claires et faciles à gérer :
1. Assurez-vous de comprendre où vous en êtes.
Commencez par évaluer votre processus de paie actuel. Ciblez les domaines qui vous ralentissent, les erreurs courantes qui génèrent de la frustration et les tâches qui pourraient bénéficier de l’automatisation. En ciblant ces aspects problématiques, vous saurez où l’automatisation peut le plus améliorer les choses.
2. Définissez vos priorités.
Collaborez avec les services des RH et des finances pour définir les objectifs de réussite de votre organisation. Qu’il s’agisse d’éliminer les erreurs de paie, de gagner du temps ou de renforcer la conformité, l’établissement de priorités claires guidera vos décisions à mesure que vous avancerez.
3. Déployez le logiciel par phases.
Passer d’un seul coup à un système automatisé peut être intimidant. Procédez plutôt graduellement : mettez le système en place dans un service ou pour des flux des travaux en particulier. Exécutez des cycles de paie en parallèle au cours de cette phase pour tester le système, résoudre les problèmes et renforcer la confiance, avant de le déployer à l’échelle de l’entreprise.
4. Accompagnez votre équipe.
L’efficacité d’un nouveau système dépend des personnes qui l’utilisent. Offrez une formation pratique pour que votre équipe se sente en confiance et soutenue. Proposez des ressources continues pour répondre à leurs questions et les aider à tirer pleinement parti de la nouvelle plateforme.
5. Continuez à évoluer.
Une fois que votre système est opérationnel, profitez des perspectives en temps réel de l’automatisation pour faire le suivi des résultats et repérer d’autres occasions d’amélioration. L’automatisation de la paie ne consiste pas seulement à surmonter les défis d’aujourd’hui, mais aussi à prendre une longueur d’avance sur ceux de demain.
Chez Workday, nous concevons des solutions de paie fiables sur lesquelles vous pouvez compter afin de simplifier les aspects complexes. En savoir plus sur les premiers pas avec Workday.