Comprendre les bases : qu’est-ce qu’un système d’information sur les étudiants pour l’enseignement supérieur?
Découvrez comment un système moderne d’information sur les étudiants pour l’enseignement supérieur permet aux responsables de l’enseignement de favoriser la réussite des étudiants, de mettre en place des processus administratifs plus efficaces, d’obtenir une meilleure compréhension de l’ensemble de l’établissement d’enseignement et de s’adapter à un environnement en constante évolution.
Les établissements d’enseignement supérieur sont soumis à une pression croissante. Les inscriptions dans les établissements d’enseignement supérieur sont en baisse depuis une dizaine d’années aux États-Unis, celles pour le premier cycle ayant chuté de 15 % de 2010 à 2021.
De plus en plus, les étudiants recherchent d’autres options éducatives, telles que des parcours professionnels qui vont au-delà des cours traditionnels et de l’apprentissage sur les campus. Et comme de moins en moins d’étudiants issus du cégep s’inscrivent dans les établissements d’enseignement supérieur, les universités vont devoir repenser leur stratégie d’inscription et leurs modèles de gestion traditionnels.
« Nous savions déjà que les tendances démographiques allaient avoir des conséquences sur les inscriptions dans les établissements d’enseignement supérieur et transformer la composition de la population étudiante… puis la pandémie a frappé », explique Joellen Shendy, directrice de la stratégie de produit, Workday Student. « Maintenant, nous avons non seulement constaté une accélération des tendances, mais les attentes ont également changé. Nous avons mis en place des nouveautés comme l’apprentissage en mode hybride et un accès aux services en tout temps. L’avenir, c’est cette nouvelle flexibilité. »
Tout cela exige des établissements d’enseignement supérieur qu’ils fassent le maximum pour garantir la satisfaction des étudiants, leur bonne santé financière et leur capacité à s’adapter aux besoins futurs.
Aujourd’hui plus que jamais, les établissements d’enseignement supérieur doivent faire preuve de souplesse et d’agilité, non seulement pour gérer au mieux leur croissance, mais aussi pour accéder rapidement à des renseignements utiles sur leurs étudiants, leur corps enseignant et leurs activités.
Qu’est-ce qu’un système d’information sur les étudiants pour l’enseignement supérieur?
Les établissements d’enseignement utilisent toute une gamme de logiciels et de technologies, mais un logiciel pour l’enseignement supérieur désigne généralement un système d’information pour l’enseignement supérieur ou un système d’information sur les étudiants. Ces logiciels aident les établissements d’enseignement à gérer les données et les processus liés au parcours des étudiants : admission, inscription, dossier étudiant, orientation, gestion des programmes d’études, aide financière, etc.
Voici une autre façon d’envisager ces logiciels : les entreprises disposent d’un système de ressources humaines (RH) pour gérer le « cycle de vie des employés », qui englobe des processus comme le recrutement, l’accueil, l’intégration, le développement des compétences, etc. De même, les établissements d’enseignement supérieur ont également besoin d’un système permettant de gérer le parcours éducatif des étudiants de bout en bout, ce qui comprend le recrutement, l’inscription, l’obtention du diplôme et la suite.
Pourquoi les établissements d’enseignement supérieur ont-ils besoin d’un système d’information sur les étudiants?
La plupart des systèmes logiciels utilisés dans les établissements d’enseignement ont été mis en place bien avant que le courriel, les réseaux sociaux et Internet ne se généralisent. Voilà pourquoi les établissements n’ont cessé de mettre à jour leurs plateformes logicielles afin de les adapter aux dernières technologies. Mais ces systèmes hybrides, souvent hétéroclites, sont particulièrement mis à rude épreuve face à l’évolution des besoins numériques des étudiants, surtout ceux qui ne suivent pas un parcours classique et aux nouveaux modes d’enseignement.
Les établissements d’enseignement supérieur reconnaissent que l’agilité organisationnelle est essentielle pour stimuler la croissance à long terme et l’innovation numérique.
Étant donné que les tendances en matière d’apprentissage et la composition de la population étudiante continuent d’évoluer, les établissements d’enseignement devront chercher à accompagner davantage les élèves tout au long de leur parcours académique. Ils devront aussi s’assurer d’avoir les données pour pouvoir suggérer aux étudiants les cours, les activités parallèles à leur programme, les conseillers ou les mentors qui leur conviennent. Une expérience étudiante sans heurts est la meilleure expérience qui soit, et grâce à la centralisation de toutes les données, les établissements et les étudiants peuvent obtenir de l’information pertinente au moment et à l’endroit où ils en ont besoin.
Au final, les logiciels pour l’enseignement supérieur doivent favoriser la réussite des étudiants. Pour concrétiser cette réussite, les administrateurs, les enseignants et les étudiants ont besoin d’un système aussi intuitif et facile à utiliser que les autres technologies qu’ils utilisent au quotidien.
Quels sont les avantages d’un système moderne d’information sur les étudiants pour l’enseignement supérieur?
Les systèmes existants dans l’enseignement supérieur sont fragmentés, obsolètes et ne reflètent pas le mode de fonctionnement actuel des établissements d’enseignement. De nombreuses fonctions essentielles qui font aujourd’hui partie intégrante des établissements d’enseignement supérieur modernes n’existaient tout simplement pas il y a 20 ou 30 ans, lorsque les systèmes actuels ont été mis en place.
Les établissements d’enseignement supérieur reconnaissent que l’agilité organisationnelle est essentielle pour stimuler la croissance à long terme et l’innovation numérique. Le monde universitaire ne doit pas pour autant éviter de subir un examen axé sur la transformation numérique. Selon un sondage mondial de Workday intitulé « Rattraper le retard vers une transformation numérique durable », 60 % des responsables de l’enseignement supérieur affirment que le rythme de la transformation numérique a ralenti par rapport à il y a un an, ou s’attendent à ce qu’il ralentisse à l’avenir.
Les résultats de cette étude indiquent que de nombreux établissements d’enseignement supérieur sont confrontés à des défis liés à la transformation numérique, exacerbés par la pandémie, et ne parviennent pas à adapter leurs stratégies de manière adéquate. Pour remédier à ce problème, ainsi qu’aux lacunes sous-jacentes de leur stratégie numérique, les établissements doivent d’abord prendre une mesure plus fondamentale. Elles doivent élaborer et mettre en œuvre une stratégie en matière de données. Mais pour pouvoir réaliser des investissements judicieux dans le numérique, il faut disposer des données adéquates pour orienter les décisions.
En quoi un système d’information sur les étudiants facilite-t-il l’utilisation des données?
Les établissements d’enseignement supérieur et leurs campus sont comme de petites villes : ils sont composés de nombreux éléments interdépendants qui s’influencent mutuellement. Pour mieux comprendre les étudiants et le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur, il faut disposer de renseignements pertinents et d’un suivi rigoureux, ce qui passe avant tout par les données. Obtenir des données pertinentes au niveau de détail requis à l’aide de feuilles de calcul est difficile et prend beaucoup de temps. Et même si un système est plus moderne, le défi consiste à extraire toutes ces données de nombreuses sources disparates. Dans le meilleur des cas, les responsables de l’enseignement supérieur tirent des enseignements du passé.
En modernisant leur infrastructure technologique, ce qui veut dire remplacer des systèmes fragiles et fragmentés par une plateforme qui unifie de manière transparente et sécurisée les données à l’échelle de l’établissement, les responsables de l’enseignement supérieur permettent un accès en temps réel à des données précises et prêtes à l’emploi pour la prise de décision.
L’enseignement supérieur doit transformer les données en atout stratégique afin que les établissements puissent répondre au mieux aux besoins des étudiants, des budgets, du corps enseignant et des infrastructures, aujourd’hui comme demain.
Une vision globale des données permet aux établissements de déterminer quels programmes représentent des centres de coûts et ceux qui génèrent des revenus, puis d’analyser les données par programme d’étude.
Grâce à une plateforme d’enseignement supérieur agile, les responsables de l’enseignement sont en mesure de favoriser la réussite des étudiants, de mettre en place des processus de gestion plus efficaces, d’obtenir une meilleure compréhension de l’ensemble de l’établissement d’enseignement et de s’adapter à un environnement en constante évolution.
Qu’est-ce Workday Student, le système d’information sur les étudiants de Workday?
Le logiciel de Workday destiné à l’enseignement supérieur s’appelle Workday Student. Il s’agit d’un système infonuagique unique qui s’intègre parfaitement à Workday Human Capital Management et à Workday Financial Management. Grâce à Workday, les établissements d’enseignement supérieur peuvent connecter l’ensemble de leur campus sur une plateforme moderne, agile et conviviale.
Workday a développé un logiciel destiné à l’enseignement supérieur et conçu pour les étudiants d’aujourd’hui. Nos partenaires du secteur de l’éducation nous ont dit que les systèmes actuels destinés aux étudiants sont fragmentés, obsolètes et ne reflètent pas leurs méthodes de travail actuelles. Workday Student a été conçu en partant du principe que les administrateurs, les enseignants et les étudiants avaient besoin d’un système aussi intuitif et pratique que les autres technologies qu’ils utilisent au quotidien.
Workday a donc créé un système d’information sur les étudiants qui offre une expérience moderne aux étudiants, leur permettant, ainsi qu’aux administrateurs, d’effectuer leurs tâches partout et en tout temps, que ce soit sur un ordinateur portable à la bibliothèque ou sur un téléphone à la plage.
Workday Student est un système bâti en étroite collaboration avec nos partenaires de conception afin de mettre sur le marché un système d’information sur les étudiants véritablement moderne : le seul produit complet pour étudiants avec des clients actifs.
En quoi Workday Student se distingue-t-il des autres systèmes d’information sur les étudiants?
La plupart des établissements utilisent un système d’information sur les étudiants qui a au moins 20 ans, donc qui est plus vieux que bon nombre de leurs étudiants. Ces établissements sont confrontés à des systèmes obsolètes et veulent adopter une solution infonuagique qui offre une expérience numérique homogène et conviviale, aux interactions plus personnalisées. Les étudiants pourront ainsi s’inscrire à des cours, suivre leurs heures de travail-études, gérer leur aide financière et prendre rendez-vous avec un conseiller, le tout à l’aide d’un appareil mobile. Nous sommes véritablement en mesure de rejoindre ces étudiants où ils se trouvent, un atout plus crucial que jamais.
Chez Workday, nous croyons qu’à la base, un logiciel moderne pour l’enseignement supérieur doit offrir une vue complète de toutes les données, sur les finances, les ressources humaines et les étudiants, dans un seul système infonuagique, afin de permettre une analyse approfondie des données et un accès facile à l’information.
Grâce à la centralisation de toutes les données, les établissements et les étudiants peuvent obtenir l’information dont ils ont besoin au moment et à l’endroit où ils en ont besoin.
Grâce à un système moderne de gestion de l’enseignement supérieur comme Workday Student, les responsables de l’enseignement supérieur peuvent utiliser des tableaux de bord pour suivre les tendances en matière d’inscriptions et évaluer la demande pour un cours donné. Ils peuvent aussi gérer les postes vacants dans le corps enseignant, suivre les revenus provenant des frais de scolarité par domaine d’études et surveiller le choix des cours en fonction des inscriptions afin d’assurer une dotation en personnel en temps opportun.
Les étudiants peuvent utiliser des tableaux de bord pour s’inscrire en ligne à des cours, recevoir des alertes concernant les dates d’échéance, savoir immédiatement s’ils ont bien été inscrits à leurs cours et suivre leur parcours académique jusqu’à l’obtention de leur diplôme. Grâce aux données détaillées des profils des étudiants, la plateforme Workday Student peut recommander des programmes de soutien universitaire pour enrichir l’expérience des étudiants.
Une vision globale des données permet aux établissements de déterminer, par exemple, quels programmes représentent des centres de coûts et lesquels génèrent des revenus, puis d’analyser les données par programme d’études. Grâce à Workday Student, les établissements profitent de renseignements utiles tirés des données concernant notamment la quantité de demandes d’admission, les tendances chez les étudiants et la demande pour les différents cours, ce qui leur permet de prendre les décisions les plus éclairées, tant aujourd’hui qu’à l’avenir.
En savoir plus sur le logiciel de gestion des étudiants Workday Student.