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Kainos unifica las finanzas y los RRHH para impulsar el crecimiento y la eficiencia

"La principal diferencia con nuestro sistema anterior es que a este lo considerábamos exclusivo para el equipo financiero, mientras que Workday es el sistema central de toda la empresa". —Financial Controller

Reducción del número de procesos y del tiempo necesario para revisar las facturas

Cambio desde un aprovisionamiento basado en las finanzas

Análisis rápido y conforme a las normativas de las desviaciones del desempeño

Nueva posibilidad de analizar las cuentas de resultados para los mánagers

Retos

Kainos crece con rapidez: la empresa ha establecido una IPO, ha aumentado su headcount de 250 a 1500 en menos de 10 años y ha llevado sus operaciones a 16 oficinas repartidas por Europa y Norteamérica. Los sistemas existentes de Kainos tenían dificultades para seguir el ritmo de todos estos cambios. 

¿Por qué Workday?

En un intento de tomar la delantera a la competencia, Kainos decidió implementar Workday Financial Management para facilitar su propio crecimiento. La empresa también descubrió que tenía la brillante oportunidad de aumentar su eficiencia operacional si combinaba los procesos de gestión financiera con los de gestión de capital humano en un solo sistema.

Resultados y beneficios

Automatización y configuración de los procesos

Ahora, el departamento de cuentas por pagar puede almacenar todas las facturas de proveedores en Workday y los procesos basados en papel han disminuido. El marco de control interno de Workday ayuda a reducir los riesgos relacionados con el control y el tiempo que se dedica a revisar las facturas, por lo que se puede reducir en uno el porcentaje de ocupación del trabajador y centrar la atención en tareas estratégicas.

20–30

minutos de tiempo de ejecución de los pagos a proveedores en lugar de días

1

A/P FTE que se ahorra al equipo interno

1

recurso de sistemas y tecnologías de la información que ya no requiere soporte externo

95 000 £

en ahorros


Informes

El potencial de los tableros de mando y la funcionalidad relacionada con los informes de Workday ha impulsado el grado de adopción entre los usuarios, lo que ha incrementado la autonomía de los mánagers de los centros de costes de cada unidad de la empresa.

80 % a 40 %

de reducción del porcentaje de entradas manuales de asientos


Controles

Workday ha repercutido de forma considerable en el aprovisionamiento, ya que se ha pasado de un proceso centrado en las finanzas a otro en el que los mánagers de los centros de costes pueden aprobar costes potenciales. Además, ahora se utilizan controles en las categorías de gastos para capitalizar con precisión los activos, se pueden aprobar entradas operacionales de asientos y se pueden contabilizar en la cuenta bancaria.

7

días se tarda en completar el ciclo mensual en lugar de ocho

8 a 1

es la frecuencia con la que se realizan cierres parciales al mes


Integridad de datos y auditoría

Antes de Workday, Kainos realizaba los análisis de desviaciones directamente en Excel. Ahora que se cuenta con una sola fuente de datos, estos análisis se pueden completar con más rapidez. Asimismo, todos los ciclos de auditoría cumplen con las exigencias del auditor, lo que deriva en un menor número de comprobaciones de muestras y menos gasto en auditorías externas.

50 % a 15 %

de reducción del porcentaje de facturas incorporadas

1

semana para la auditoría semestral en lugar de dos


Respaldo en la toma de decisiones

Las funcionalidades empresariales de Workday permiten analizar más fácilmente las cuentas de resultados por centro de costes, lo que supone una mayor cantidad de insights y más apoyo para los mánagers. Los prepagos se pueden revisar cuando es necesario actuar en lugar de tener que esperar a final de mes.

1

días para ejecutar una reorganización en lugar de una semana

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