Las demandas de la elaboración de presupuestos de una institución académica son, de manera intrínseca, problemáticas: hay que hacer más con menos. Cuando la Bucknell University desarrolló los nuevos objetivos estratégicos, resultó evidente que era fundamental aumentar la financiación de los programas de diversidad e inclusión, pero era necesario reasignar dinero de los presupuestos departamentales existentes. Usar hojas de cálculo para determinar dónde ahorrar entre los departamentos era ineficaz y no llevaba a Bucknell a lograr su objetivo.
En su lugar, el equipo de FP&A de Bucknell adquirió Workday Adaptive Planning junto con Workday Human Capital Management y Financial Management y formó a los 150 usuarios en la introducción y la elaboración de informes de sus presupuestos.
El workflow fluido resultante garantizaba que todos los titulares de presupuestos pudieran introducir con facilidad los datos presupuestarios, que a su vez ascendían por la cadena jerárquica a los vicepresidentes, los decanos y el presidente de la universidad. Estos responsables de la toma de decisiones de la universidad, quienes antes dejaban las revisiones presupuestarias a los mánagers de operaciones porque eran muy complicadas, ahora colaboran y comprueban el estado del presupuesto diariamente. El esfuerzo colaborativo ha permitido reasignar el dinero del presupuesto a las iniciativas estratégicas de la universidad.
Retos
Falta de implicación interdepartamental en la planificación
A medida que el número de hojas de cálculo aumentaba a 200, convencer a más de 150 mánagers de los centros de costes departamentales para que colaboraran en el seguimiento manual de los presupuestos y la reasignación de los recursos monetarios era prácticamente imposible.
Problemas con la integridad de los datos
Con las hojas de cálculo, los mánagers de los centros de costes departamentales nunca estaba seguros de que la cifra resultante fuese correcta y verificar los datos consumía innumerables horas al mes.
Recursos limitados para los informes
Un pequeño departamento de finanzas compuesto por dos empleados lidiaba con ofrecer informes puntuales sobre la desviación en un año de presupuesto fijo a 150 usuarios e incluir las revisiones que recibían a cambio.
Falta de implicación de los ejecutivos
Los responsables de departamento no invertían el tiempo necesario en involucrarse en el ciclo presupuestario debido a que era demasiado complicado; para alguien como el decano de la Facultad de Artes y Ciencias era imposible ver la lista de los 75 presupuestos y entenderla.
Resultados
Gran mejora de la colaboración
La funcionalidad de workflow asegura que todos los usuarios están implicados en el proceso de aprobación, por lo que todos los componentes de la cadena tienen que revisar el presupuesto para que pueda avanzar. Esto ha permitido también al equipo financiero plantear el debate de dónde se está invirtiendo el dinero y cuestionar si es la manera correcta de asignar los recursos.
Aumento de la precisión y ahorro de tiempo gracias a la automatización
La automatización del proceso para que los datos introducidos por los mánagers de los centros de costes se transfirieran automáticamente eliminó las horas dedicadas a manipular y verificar los datos, lo que permitió al equipo financiero completar el proceso presupuestario una semana antes de la reunión de la junta directiva por primera vez.
Aumento de la implicación gracias al autoservicio
Con las capacidades del autoservicio, los titulares de presupuestos ya no acceden de forma esporádica, sino que ahora se implican durante todo el año al generar informes para ver con precisión quién presentó los presupuestos, quién no lo hizo, quién solicitó aumentos y quién devolvió dinero en un momento dado.
Mayor implicación ejecutiva gracias a la facilidad de uso
Los decanos y vicepresidentes, que solían dejar la compleja elaboración de presupuestos en manos de los mánagers de operaciones, encuentran Workday Adaptive Planning tan fácil de usar que ahora dedican regularmente de cinco a diez minutos al día a acceder al sistema para obtener una visión instantánea de la actividad presupuestaria del departamento.
Acabamos de hacer una encuesta a todos los usuarios de Workday Adaptive Planning. Les encanta la herramienta, especialmente a niveles más complejos donde pueden ver en una instantánea todos los presupuestos que antes tenían que revisar uno por uno.
Director of Budgets and Financial Modeling