¿Qué es una rolling forecast?

Rolling forecasts

Las rolling forecasts amplían la perspectiva de la empresa actualizando las previsiones periódicamente (por lo general, con una frecuencia mensual o trimestral). En lugar de estar vinculadas a un periodo fijo, como un ejercicio contable tradicional, las rolling forecasts mantienen un horizonte temporal determinado (por ejemplo 12, 18 o 24 meses), añadiendo nuevos periodos a medida que se cierran los anteriores.

Un ciclo presupuestario continuo garantiza que las previsiones reflejen siempre la realidad actual de la empresa, proporcionando una visión más precisa y dinámica del futuro. Al sustituir los supuestos estáticos (y a menudo obsoletos) por datos en tiempo real e insights sobre el futuro, las rolling forecasts ayudan a las empresas a planificar con mayor eficacia y a responder de forma proactiva a las condiciones cambiantes.

Elementos clave de las rolling forecasts

Las rolling forecasts son muy eficaces, porque proporcionan una visión dinámica y prospectiva del futuro financiero de la empresa. A diferencia de los presupuestos estáticos, las rolling forecasts evolucionan continuamente, incorporando nuevos datos y centrándose en los impulsores más importantes. Para aplicar eficazmente las rolling forecasts, es esencial comprender los componentes clave que las hacen tan valiosas:

Planificación basada en impulsores

Las rolling forecasts dan prioridad a los impulsores clave de la empresa (las métricas que determinan los resultados financieros) en lugar de a los elementos estáticos. Al centrarse en estas variables críticas, las empresas pueden conseguir que sus previsiones sean flexibles, tengan sentido y estén alineadas con la dinámica del mundo real.

Ejemplos concretos:

• Una empresa basada en suscripciones puede centrarse en métricas como los costes de adquisición de clientes, las tasas de renovación y los ingresos medios por usuario.

• Una empresa de fabricación podría dar prioridad a la capacidad de producción, los costes de materiales y los índices de rotación del inventario.

La planificación basada en impulsores no solo reduce la complejidad de las previsiones, sino que garantiza que estas se vinculen directamente a los factores que realmente influyen en los resultados finales. Este enfoque permite una mejor toma de decisiones y una respuesta más rápida a los cambios.

Actualizaciones frecuentes

Una de las funcionalidades que definen las rolling forecasts es la frecuencia de las actualizaciones periódicas. A diferencia de los presupuestos anuales, fijados para todo un ejercicio contable, las rolling forecasts se actualizan mensual o trimestralmente para reflejar los datos y las condiciones de mercado más recientes.

Beneficios de las actualizaciones frecuentes:

• Ajustes oportunos: las empresas pueden responder rápidamente a los cambios, como los vaivenes en la demanda de los clientes, las interrupciones en la cadena de suministro o el aumento de los costes.

• Mayor precisión: las actualizaciones periódicas reducen el riesgo de basarse en hipótesis obsoletas, con lo que se consiguen previsiones estrechamente alineadas con la realidad.

Por ejemplo, si una empresa de retail observa un marcado aumento de las ventas online durante un trimestre concreto, una rolling forecast permitirá ajustar inmediatamente el gasto en marketing o la asignación de inventario para maximizar la rentabilidad.

Integración de datos en tiempo real

Los datos precisos y oportunos son vitales para las rolling forecasts. Sin información fiable, las previsiones pueden convertirse rápidamente en irrelevantes o engañosas. Las herramientas modernas de planificación financiera, como Workday Adaptive Planning, destacan en la integración de datos financieros y operativos en tiempo real, garantizando que las previsiones se basen siempre en la información más actualizada.

Cómo ayuda la integración en tiempo real:

• Recogida de datos optimizada: extrae automáticamente datos de varios sistemas, eliminando la necesidad de actualizaciones manuales.

• Insights integrales: combina datos financieros, operativos y externos para ofrecer una visión completa de los resultados de la empresa.

• Reducción de errores: la automatización minimiza el riesgo de errores humanos, lo que conduce a previsiones más fiables.

La integración en tiempo real garantiza que los responsables de la toma de decisiones tengan acceso a los insights más recientes, empoderándolos para actuar con rapidez y confianza.

Análisis de escenarios

Una de las funcionalidades más eficaces de las rolling forecasts es la posibilidad de modelar escenarios hipotéticos. Con ellos, las empresas pueden evaluar los posibles efectos de los distintos factores en el rendimiento y planificar en consecuencia.

Por qué es importante el análisis de escenarios:

• Prepara a las empresas para una serie de posibles resultados, desde el mejor hasta el peor.

• Permite una planificación proactiva ante eventos inesperados, como recesiones económicas, cambios normativos o amenazas de la competencia.

• Respalda la toma de decisiones estratégicas al permitir que las empresas comprueben los efectos de nuevas iniciativas, como la entrada en un nuevo mercado o el lanzamiento de un producto.

Ejemplo en la práctica:

Una empresa de logística podría utilizar el análisis de escenarios para evaluar cómo afectaría a la rentabilidad el aumento del coste del combustible. Al incorporar este análisis a sus rolling forecasts, puede ajustar las estrategias de fijación de precios o explorar métodos de transporte alternativos para mitigar los riesgos.

Colaboración

Las rolling forecasts funcionan mejor cuando todos los departamentos colaboran. A diferencia de los presupuestos estáticos, que suelen estar aislados dentro del equipo financiero, las rolling forecasts se basan en las aportaciones de las partes interesadas de toda la empresa.

En la planificación colaborativa participan:

• Equipos de ventas: proporcionan insights sobre las tendencias del mercado, la demanda de los clientes y acuerdos inminentes.

• Equipos de marketing: comparten datos sobre el rendimiento de las campañas, la generación de clientes potenciales y los costes de adquisición de clientes.

• Equipos de operaciones: ofrecen datos sobre limitaciones de capacidad, calendarios de producción y problemas de la cadena de suministro.

• Equipos de RRHH: comparten datos sobre la fuerza laboral, entre ellos planes de contratación o índices de rotación, que sirven de base a las previsiones de costes de mano de obra.

Esta colaboración transversal garantiza que las previsiones reflejen una visión más precisa e integral de la empresa, lo que fomenta la alineación entre departamentos.

Rolling forecasts frente a presupuestos estáticos

Los presupuestos estáticos han sido el eje de la planificación financiera durante décadas, pero tienen limitaciones considerables. Aunque ofrecen un roadmap estructurado para el ejercicio contable, no suelen tener en cuenta los imprevistos.

Retos de los presupuestos estáticos

1. Supuestos desfasados: los presupuestos estáticos suelen basarse en datos disponibles meses antes del inicio del ejercicio. Por eso no son adecuados para responder a los cambios en tiempo real.
2. Falta de flexibilidad: una vez finalizados, los presupuestos estáticos son difíciles de ajustar, incluso cuando cambian las prioridades o surgen gastos imprevistos.
3. Ineficacia: el proceso de creación de un presupuesto estático lleva mucho tiempo y a menudo requiere meses de esfuerzo por parte de varios equipos.

Beneficios de las rolling forecasts

Las rolling forecasts abordan estos retos proporcionando un enfoque continuo y adaptable para la planificación financiera. Entre las principales ventajas se incluyen:

• Ajustes oportunos: las actualizaciones periódicas permiten poner al día y modificar los planes según sea necesario.

• Mayor precisión: la incorporación de datos en tiempo real reduce el riesgo de previsiones desalineadas.

• Toma de decisiones proactiva: las empresas pueden reaccionar rápidamente ante riesgos u oportunidades emergentes, en lugar de verse limitadas por una planificación estática.

• Mejor asignación de recursos: al identificar dónde son más necesarios los recursos, las rolling forecasts ayudan a las empresas a asignar los presupuestos más eficazmente y alinear las inversiones con las prioridades actuales y los objetivos a largo plazo.

• Mejora de la gestión de riesgos: la planificación de escenarios en las rolling forecasts permite a las empresas evaluar los riesgos potenciales y preparar planes de contingencia, reduciendo la probabilidad de verse sorprendidas por eventos inesperados.

• Mayor alineación estratégica: las rolling forecasts vinculan la planificación financiera a corto plazo con los objetivos estratégicos a largo plazo, garantizando que cada decisión respalde los objetivos generales de la empresa.

Cómo crear rolling forecasts con Workday Adaptive Planning

La implementación de rolling forecasts puede parecer desalentadora pero, con el enfoque adecuado y herramientas como Workday Adaptive Planning, el proceso se vuelve eficiente y fácil de gestionar. Esta guía detallada le ayudará a crear una rolling forecast adaptada a las necesidades de su empresa.

Paso 1: defina el horizonte temporal

El primer paso para crear una rolling forecast es determinar su duración. La opción más común es la de 12 meses, que centra la atención en los objetivos operativos a corto plazo a la vez que mantiene una perspectiva estratégica. Sin embargo, dependiendo de su sector y de los requisitos de planificación, podría considerar horizontes de 18 o 24 meses.

Por ejemplo, los retailers pueden utilizar un horizonte de 12 meses para reflejar los ciclos de temporada. Mientras que los fabricantes pueden preferir uno de 24 meses, alineado con ciclos de producción y venta más largos.

A la hora de elegir un horizonte temporal:

1. Consulte con las partes interesadas: colabore con los departamentos de finanzas y operaciones, así como con los directivos para comprender la utilidad de la planificación anticipada para la toma de decisiones.
2. Alinee la previsión con los objetivos estratégicos: asegúrese de que el horizonte elegido respalda los objetivos generales de su empresa, como las iniciativas de crecimiento o los esfuerzos de reducción de costes.

Paso 2: recopile datos históricos

La precisión de las previsiones depende de una correcta comprensión del rendimiento previo. Los datos históricos proporcionan la base para identificar tendencias, estacionalidad y patrones que influyen en los resultados futuros. Para plantear este paso de forma eficaz:

1. Reúna conjuntos de datos clave: datos de ingresos y gastos, métricas operativas (como volúmenes de producción o cifras de ventas) y factores externos como tendencias del mercado o indicadores económicos.
2. Normalice los datos: limpie sus datos para eliminar anomalías, como gastos puntuales o eventos de venta atípicos. Esto garantiza que las previsiones no estén sesgadas por hechos pasados inusuales.
3. Utilice promedios históricos: identifique tendencias interanuales, fluctuaciones de temporada o picos y caídas recurrentes en el rendimiento. Por ejemplo, si su empresa se basa en suscripciones, analice cómo varían las tasas de renovación a lo largo del año.
4. Utilice Workday: importe datos históricos a Workday Adaptive Planning para generar rápidamente puntos de referencia y automatizar el análisis de tendencias.

Analizando exhaustivamente los datos históricos, creará una base sólida para su previsión.

Paso 3: céntrese en los impulsores clave

En lugar de elaborar previsiones en torno a cada elemento, céntrese en los impulsores clave que más repercuten en el rendimiento de su empresa. La planificación basada en impulsores simplifica la previsión y garantiza su alineación con los factores más importantes.

Pasos para identificar los principales impulsores:

1. Comprenda su modelo empresarial: para una empresa de SaaS, la adquisición de clientes y las tasas de rotación pueden ser fundamentales, mientras que una empresa de retail podría dar prioridad a la rotación de inventario y las tendencias de ventas de temporada.
2. Priorice las métricas de ingresos o costes: céntrese en métricas como los volúmenes de ventas, el headcount de empleados y los costes de mano de obra, los gastos operativos vinculados a la producción o las entregas.
3. Colabore con todos los departamentos: implique a los responsables de los equipos de finanzas, operaciones y ventas para identificar las variables que consideren que influyen más en los resultados.

Cómo ayuda Workday:
Workday Adaptive Planning permite crear modelos basados en impulsores del cambio vinculando entradas (como el volumen de ventas) con salidas (como los ingresos o los costes de producción). Esto permite que las previsiones se ajusten automáticamente cuando cambian los impulsores clave, ahorrando tiempo y garantizando la precisión.

Paso 4: utilice modelos basados en impulsores del cambio

Estos modelos son una característica que distingue a las rolling forecasts eficaces. Se centran en variables de gran relevancia y ajustan automáticamente las métricas relacionadas cuando cambian los datos clave. Workday Adaptive Planning facilita la creación y gestión de estos modelos.

Pasos para crear modelos basados en impulsores del cambio:

1. Defina las relaciones entre métricas: por ejemplo, vincule el volumen de ventas con los ingresos, el coste de los productos vendidos y el gasto en marketing.
2. Incorpore supuestos: establezca supuestos para variables como las tasas de crecimiento, los cambios de precios o las condiciones del mercado. Por ejemplo, presuponga un aumento del 5 % en los costes de las materias primas y modele el efecto que eso tendría en los gastos generales.
3. Compruebe el grado de sensibilidad: analice cómo los cambios en un impulsor (por ejemplo, los costes de adquisición de clientes) afectan a la previsión global.

Utilice estas funcionalidades de Workday:

• Plantillas predefinidas: comience con plantillas diseñadas para su sector o personalice sus propios modelos.

• Automatización: una vez definidas las relaciones entre impulsores, Workday actualiza automáticamente todas las métricas dependientes, lo que ahorra tiempo y garantiza la coherencia.

• Planificación de escenarios: elabore múltiples escenarios basados en los impulsores con el fin de prepararse para los mejores resultados, los peores y los más probables.

Los modelos basados en impulsores reorientan su atención de las partidas individuales a la dinámica más amplia que impulsa a la empresa, lo que se traduce en una previsión más ágil y con mayor capacidad de respuesta.

Paso 5: haga actualizaciones periódicas

Las rolling forecasts solo son eficaces si se mantienen actualizadas. Esto requiere una frecuencia regular de actualizaciones para garantizar que sus proyecciones incorporan los datos más recientes y reflejan la realidad actual de la empresa.

Pasos para actualizaciones periódicas:

1. Establezca un calendario: la mayoría de las empresas actualizan las rolling forecasts mensual o trimestralmente. Elija una frecuencia que equilibre la precisión con la capacidad operativa.
2. Optimice la recopilación de datos: utilice las capacidades de integración de Workday para extraer automáticamente datos de sistemas de operaciones y finanzas, eliminando la introducción de datos manual.
3. Implique a las principales partes interesadas: organice reuniones con los jefes de departamento para validar los supuestos y actualizar los datos.
4. Analice las desviaciones: compare las previsiones con el rendimiento real del periodo anterior. Identifique las áreas en las que es necesario ajustar los supuestos y perfeccione el modelo en consecuencia.

Utilización de Workday para las actualizaciones:
Workday Adaptive Planning automatiza el proceso de actualización, garantizando que las previsiones se actualizan con datos en tiempo real. Con los tableros de mando personalizables, las partes interesadas pueden ver fácilmente las proyecciones actualizadas y evaluar sus implicaciones.

Paso 6: comunique los insights y actúe en consecuencia

Una vez actualizadas las rolling forecasts, es esencial garantizar que los insights se comparten y se aplican en toda la empresa. Este paso convierte las cifras en estrategias interactivas que impulsan la toma de decisiones.

1. Utilice tableros de mando para mayor claridad: los tableros de mando de Workday permiten presentar datos complejos de forma visualmente intuitiva, facilitando la comprensión a las partes interesadas ajenas al área de finanzas.
2. Adapte los informes a los distintos destinatarios: proporcione resúmenes generales a los ejecutivos y desgloses más detallados a los jefes de departamento.
3. Fomente la adjudicación de responsabilidades: asigne elementos de acción basados en los insights de las previsiones, asegurándose de que los equipos asumen las obligaciones de su rol para alcanzar los objetivos.

Comunicar eficazmente las previsiones permite orientar las decisiones estratégicas y los ajustes operativos.

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