¿Qué son las operaciones jurídicas?
Los ejecutivos eficaces utilizan un enfoque estratégico basado en datos para dirigir sus empresas. El mismo enfoque también puede mejorar el departamento jurídico.
Las operaciones jurídicas son la combinación de prácticas, procesos y estrategias empresariales que respaldan la capacidad de un equipo jurídico interno para prestar servicios legales de forma eficaz y útil para el resto de la empresa. Saber qué son y cómo funcionan las operaciones jurídicas puede suponer una ventaja estratégica para su empresa.
Infórmese sobre las operaciones jurídicas
El concepto genérico de "operaciones jurídicas" abarca todos los tipos de procesos de gestión y normas que puede utilizar para que su departamento jurídico sea más eficaz y rentable. En términos generales, las operaciones jurídicas incluyen:
- Planificación estratégica
- Gestión financiera
- Gestión de proyectos
- Datos y tecnología
Hasta ahora, era bastante habitual considerar a los departamentos jurídicos como equipos al margen del resto de la empresa. Muchos han operado mayormente bajo sus propias reglas, sin el soporte o la supervisión que reciben otros departamentos. Los líderes empresariales han ido asignando a los equipos jurídicos internos cargas de trabajo cada vez más grandes, con presupuestos mínimos para nuevas contrataciones o tecnología, o incluso sin orientación de ningún tipo sobre objetivos e indicadores clave de rendimiento.
Sin embargo, hoy en día, los líderes empresariales eficaces reconocen que es vital tratar a un equipo jurídico interno como parte esencial de la empresa, con objetivos bien definidos y el apoyo que le corresponde. Eso es lo que hace la función de operaciones jurídicas.
Este departamento utiliza las mejores prácticas de gestión de proyectos y tecnología para optimizar los workflows y los procesos, de modo que el equipo jurídico sea lo más eficiente posible.
La importancia de las operaciones jurídicas para los líderes jurídicos
Los equipos jurídicos internos están sometidos a una gran presión: un estudio realizado en 2021 por EY Law y Harvard Law reveló que los directores jurídicos de varias empresas preveían un aumento del 25 % en su carga de trabajo en los próximos 3 años, mientras que el 88 % esperaba recortes presupuestarios en el mismo plazo.
Sin embargo, no todo está perdido. Los equipos jurídicos bajo presión encuentran ayuda en el departamento de operaciones jurídicas. Optimizar las operaciones jurídicas internas permite a los equipos aprovechar al máximo sus reducidos presupuestos, garantizando que cada euro se gaste de forma inteligente. El departamento de operaciones jurídicas ayuda a cada miembro del equipo jurídico a trabajar eficazmente, y al equipo en su conjunto a sacar el máximo provecho de todos sus recursos.
Además de optimizar el trabajo de la función jurídica, el departamento de operaciones jurídicas puede servir de puente entre esa función y el resto de la empresa. Es habitual que otros departamentos de la empresa vean al equipo jurídico como el cuello de botella que ralentiza procesos clave como la contratación, el despido o la adquisición.
Pero, con un buen equipo de operaciones jurídicas, la comunicación y la colaboración pueden mejorar de manera sustancial. Así, el departamento jurídico funcionará con más fluidez y rapidez, y empezará a hablar el mismo idioma que el resto de la empresa.
¿Cuándo deben invertir las empresas en funciones de operaciones jurídicas?
Las empresas parecen dar por sentado que cualquier ayuda que ya existe para su departamento jurídico debería ser suficiente: los administradores pueden gestionar la facturación y las relaciones con los proveedores para el equipo jurídico, mientras que los expertos en TI gestionan su tecnología. Sin embargo, aunque son necesarias, estas relaciones multifuncionales son insuficientes.
Muchas empresas recurren a profesionales de la gestión de proyectos, y a otros directivos y empleados para mantener el funcionamiento del negocio sin contratiempos. Incluso dentro del ámbito jurídico, un bufete suele contar con asistentes jurídicos, abogados en plantilla o contratados y otro personal para respaldar el trabajo de sus abogados asociados.
Un equipo de operaciones jurídicas es una extensión lógica de estas estructuras de soporte. Al igual que otros equipos de la empresa, que cuentan con expertos en operaciones y gestión, o los equipos de abogados de un bufete que se apoyan en asistentes jurídicos y otros empleados, el departamento jurídico se beneficia del soporte del departamento de operaciones jurídicas.
El momento adecuado para que cualquier empresa invierta seriamente en una función de operaciones jurídicas depende de las necesidades y recursos particulares de esa empresa. Pero, en general, las funciones de operaciones jurídicas benefician a cualquier empresa que cuente con un equipo jurídico interno.
En resumen: en cuanto un departamento jurídico es lo suficientemente grande como para requerir cualquier nivel de soporte, también lo es para contar con la función de operaciones jurídicas.
Asumir un rol de operaciones jurídicas
Para tener éxito en un rol de operaciones jurídicas, se necesita un conjunto de skills específico.
El responsable de operaciones jurídicas debe tener formación en Derecho. Esto puede incluir o no una licenciatura en Derecho, pero siempre implica una excelente comprensión de cómo es el día a día de un departamento jurídico. El mánager de operaciones jurídicas tendrá una visión práctica de la legislación y un gran interés por su aplicación en la empresa.
Los líderes de operaciones jurídicas deben saber cómo trabajar con diferentes tipos de personas y hacer de nexo entre distintos departamentos. Un mánager de operaciones jurídicas debe comprender y ser capaz de comunicarse eficazmente no solo con el equipo jurídico, sino también y con otros equipos, como el financiero, el de RRHH o el de ventas.
Pero, sobre todo, un buen mánager de operaciones jurídicas debe tener amplios conocimientos de Business Intelligence y pensamiento estratégico.
Mientras que algunas empresas con departamentos jurídicos pequeños pueden contratar a un mánager de operaciones jurídicas para gestionar la función en solitario, otras contratan a todo un equipo de operaciones jurídicas. Los mánagers de operaciones jurídicas trabajan en estrecha colaboración con los especialistas en operaciones jurídicas como subordinados para desarrollar y aplicar estrategias que impulsen la eficiencia.
Hoy en día, los especialistas en operaciones jurídicas deben dominar la tecnología. También deben dominar los números, ya que deben hacer un seguimiento de los progresos del equipo jurídico en relación con las métricas vinculadas a los objetivos de negocio. Deben saber cómo evaluar el valor y cómo medir lo que funciona y lo que no funciona en un determinado departamento.
Tendencias en el rol de operaciones jurídicas
Según Gartner®, la mayoría de los departamentos jurídicos internos están muy por debajo de donde deberían estar en términos de adopción de nuevas tecnologías. Estos equipos tienen que hacer frente a la presión de optimizar y escalar rápidamente sus prácticas de productividad y gestión de conocimientos.
La solución gira en gran parte en torno a la identificación y adopción de plataformas de tecnología jurídica útiles. En un futuro próximo, es probable que aumente la contratación de profesionales de operaciones jurídicas que puedan aplicar un enfoque más tecnológico y basado en datos para el funcionamiento de un departamento jurídico.
Además, desde la pandemia de COVID-19, hay un mayor interés por el trabajo a distancia y una mayor disposición de los abogados a abandonar empresas rígidas. En consecuencia, muchas empresas querrán mantener el trabajo remoto como una opción de cara al futuro. Las operaciones jurídicas pueden ayudar a seleccionar e implementar tecnología que permita a un personal disperso trabajar eficazmente, manteniendo niveles aptos de comunicación, compromiso y productividad.
¿Cuánto gana un mánager de operaciones jurídicas?
Las operaciones jurídicas son aún un campo relativamente nuevo, por lo que los salarios tienden a fluctuar.
En una gran ciudad como Nueva York, según Salary.com, un mánager de operaciones jurídicas puede tener un sueldo promedio algo superior a los 100 000 dólares. En el extremo superior de la escala, los mánagers de operaciones jurídicas podrían ganar más de 120 000 dólares. El sueldo en el extremo inferior es de alrededor de 90 000 dólares anuales.
Los profesionales de operaciones jurídicas eficaces valen lo que cobran. Sin embargo, para justificar esa inversión por parte de la empresa, deben añadir valor tangible.
Añadir valor a las operaciones jurídicas
Tanto si vende a clientes empresariales como a consumidores, o a ambos, el objetivo de su empresa es siempre maximizar la satisfacción del cliente, la rentabilidad y la eficacia de las operaciones, a la vez que se reducen los riesgos.
La función de operaciones jurídicas puede ayudar a los equipos de la empresa a ofrecer a los clientes mejores y más rápidos resultados, desde una incorporación más fluida hasta un mejor servicio de atención. Esto puede suponer simplificar el proceso de contratación para cerrar acuerdos más rápidamente, haciendo sus productos y servicios disponibles para más clientes, con más prontitud. También puede significar utilizar la tecnología para proteger los datos privados de forma más eficaz y comprender mejor sus obligaciones en caso de emergencia.
Dentro de la empresa, la función de operaciones jurídicas puede mejorar prácticamente todos los procesos en los que participa el equipo jurídico. Esta función puede ayudar a los demás departamentos a obtener respuestas rápidas a sus preguntas, sin tener que esperar demasiado. Puede optimizar la gestión de los contratos para que no se pierdan detalles importantes, desde garantizar que los contratos se firman hasta cumplir los plazos de renovación.
Todos los departamentos que interactúan con el equipo jurídico percibirán el valor añadido de una buena función de operaciones jurídicas. En el mejor de los casos, ese valor se extenderá también a clientes y partners de negocio.
Cualidades clave de los líderes de operaciones jurídicas:
Cada líder de operaciones jurídicas es diferente, pero los mejores directivos suelen compartir algunas características clave. Según el Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), una asociación para profesionales de operaciones jurídicas dirigida por sus propios miembros, los líderes en este campo se muestran colaborativos, se centran en los procesos y se basan en datos.
Colaboración
Un mánager de operaciones jurídicas eficaz tendrá excelentes skills interpersonales y la capacidad de colaborar estrechamente con equipos jurídicos y de aprovisionamiento. Un buen líder de operaciones jurídicas también debe aprender y hablar el "idioma" de todos los departamentos con los que colabora el equipo jurídico, para fomentar la comunicación entre silos funcionales.
Atención a los procesos
Los mejores líderes de operaciones jurídicas persiguen la eficiencia a toda costa. Se afanan por descubrir lo que funciona y lo que no. Buscan los cuellos de botella en cada procedimiento y trabajan sin descanso para eliminarlos. No se ven a sí mismos como un simple miembro del departamento jurídico. Tienen un compromiso con toda la empresa y su objetivo es mejorarla en su conjunto.
Utilización de los datos
La intuición puede ser útil, pero un líder de operaciones jurídicas nunca debe confiar únicamente en su instinto. La digitalización de las operaciones, y por tanto la información correspondiente, ofrece un sinfín de oportunidades para los analytics de datos.
Un buen mánager de operaciones jurídicas se centra en las métricas. Todo, desde el proceso de contratación hasta la eficacia de una plataforma de software, puede medirse y estudiarse.
En consecuencia, los departamentos jurídicos internos deben prestar atención a las métricas tanto como cualquier otro equipo de la empresa. Un buen líder de operaciones jurídicas puede ayudar al director del departamento jurídico con datos numéricos sobre:
- Duración del ciclo de los contratos
- Workflows
- Contratos de proveedores, incluidos los plazos de renovación
- Ratios de cobertura (contratos con lenguaje estándar, no estándar o de riesgo)
- Número y situación de los contratos de clientes
- Gastos de asesoramiento jurídico externo
- Programas de diversidad, equidad e inclusión
- Factores medioambientales, sociales y de gobierno
Cómo optimizar los workflows, las aprobaciones y los procesos de los contratos
En la mayoría de las empresas, los workflows y las aprobaciones de contratos son procesos excesivamente lentos. Pueden prolongarse durante semanas, meses o incluso años, lo que puede desbaratar acuerdos y deteriorar las relaciones empresariales.
Un equipo de operaciones jurídicas fuerte puede sacar del atolladero a otros equipos y hacer que las cosas sean muy distintas. Pero no basta con contratar más personal de operaciones jurídicas. Es preciso conseguir una tecnología jurídica eficaz que complemente, organice y optimice el trabajo.
Cómo la contratación digital puede mejorar la eficacia jurídica
Aquí es donde entra en escena un sistema digital de gestión de contratos (CMS). Con todos los contratos y documentos relacionados de su empresa accesibles en una ubicación central, es fácil hacer un seguimiento de los acuerdos entre departamentos y funciones, y crear nuevos acuerdos utilizando un lenguaje óptimo.
Durante la negociación de los contratos, un sistema de gestión del ciclo de vida de los mismos debe ofrecer la posibilidad de redactar los borradores de forma integrada y acceder fácilmente a su historial, para poder mantener y revisar según se requiera un registro de cada negociación. Un CMS también puede optimizar los procesos de aprobación, enviando actualizaciones automáticas a todos los implicados en la negociación. Una vez que todas las partes están de acuerdo con los términos y condiciones, la integración con proveedores de firma electrónica agiliza y simplifica la ejecución del contrato.
El mejor software de gestión de contratos crea representaciones visuales de los datos clave contenidos en los contratos. Ese nivel de granularidad de los informes sobre información interactiva facilita la gestión continua de los contratos y ayuda a que todos los miembros de la empresa estén al tanto de sus derechos y obligaciones contractuales.
Cómo argumentar la necesidad de un nuevo software de gestión de contratos
Un sistema de gestión de contratos nunca sustituirá a la función de operaciones jurídicas, sino que actuará como complemento natural de un robusto equipo de ese tipo de operaciones. El software adecuado puede revolucionar una empresa y posibilitar su éxito con un presupuesto ajustado. Pero no todas las tecnologías se crean iguales.
Hay muchos proveedores que prometen demasiado pero no cumplen lo prometido. Lo que realmente importa es si una plataforma tecnológica permitirá a su equipo jurídico trabajar de modo más eficiente.
Aunque la digitalización es un factor, la función de operaciones jurídicas no consiste solo en buscar software con una interfaz mejor que la de la bandeja de entrada del correo electrónico y el escritorio. Si carga sus documentos en una nueva plataforma y luego tiene que buscarlos y etiquetarlos manualmente, no adelanta gran cosa.
Una buena tecnología jurídica le ayudará a trabajar de modo más inteligente, no a trabajar más.
Las principales soluciones de tecnología jurídica automatizan las tareas rutinarias, sintetizan los datos y los utilizan para obtener insights interactivos. Esa automatización puede reducir la cantidad de tiempo que su equipo jurídico pasa revisando tareas y redactando textos estándar, y la mejora de los analytics de datos le ayuda a anticiparse a sus obligaciones y plazos, en lugar de ir a la zaga constantemente.
La argumentación, por tanto, radica en el grado de utilidad de un sistema de gestión de contratos para que el equipo jurídico interno escale sus operaciones. Las mejores plataformas de tecnología jurídica pueden aportar la productividad de un empleado extra (o más), a menudo por una fracción del coste.
Además de la productividad en las tareas individuales, los valiosos insights de los analytics de datos automatizados pueden ofrecer una rentabilidad exponencial. Por ejemplo, las empresas suelen gastar millones en renovaciones automáticas de contratos con proveedores que no tenían intención de renovar. Con un sistema que le notifica los plazos inminentes con mucha antelación, puede eliminar esas renovaciones no deseadas y todo lo que ahorra aumenta la rentabilidad de su inversión en la tecnología jurídica que ha posibilitado ese ahorro.
Los beneficios no acaban aquí. Desde aumentar las ganancias acortando los ciclos de ventas hasta mitigar los riesgos financieros mejorando el cumplimiento normativo, una buena tecnología jurídica puede ayudar a su equipo jurídico a hacer más, hacerlo mejor y hacerlo más rápido. Solo tiene que elegir el partner adecuado.
Workday puede mejorar su equipo de operaciones jurídicas
La plataforma de Workday optimiza cada paso del proceso de contratos, desde la redacción y la negociación hasta la ejecución y el seguimiento continuo. Lo consigue combinando una IA que define el mercado y herramientas de workflow intuitivas con un repositorio de contratos centralizado.
Workday Illuminate™, nuestra IA de nueva generación, ya está entrenada con millones de contratos y cláusulas reales, lista para utilizarse sin preámbulos. Gracias a las integraciones fluidas con las principales soluciones de gestión de documentos y almacenamiento cloud, puede introducir rápidamente sus contratos en el sistema sin tener que migrar ni un solo archivo.
Una vez que la plataforma recibe un documento, la IA se pone a trabajar extrayendo y clasificando la información, para ofrecerle valiosos insights sobre lo que contienen sus contratos. Además, la plataforma sigue mejorando para su equipo con el paso del tiempo: los potentes algoritmos de machine learning de Workday pueden aprender términos exclusivos de su empresa o sector a partir de unos cuantos ejemplos. Por muchos que sean los documentos acumulados que deba analizar, Workday puede ayudarle a encontrar y realizar un seguimiento retroactivo de cualquier tipo de estipulación en toda su cartera de contratos.
Así es la inteligencia de contratos
La inteligencia de contratos de Workday facilita y agiliza el acceso a datos interactivos bajo demanda, para que su equipo pueda realizar un seguimiento de los plazos, derechos y obligaciones, y otros términos clave.
Con el tiempo que ahorrará al reducir el trabajo repetitivo y rutinario, y la valiosa información que la plataforma Workday Contract Intelligence pone a su alcance, podrá transformar su equipo jurídico en una fuente de ventajas estratégicas para la empresa.