¿Qué es la gestión de contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas?
Una gestión sólida de los contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas incluye sistemas sumamente eficaces que gestionan cada solicitud o renovación contractual, incluidas las firmas manuscritas, y al mismo tiempo garantiza el cumplimiento normativo de todas las regulaciones del sector, como la HIPAA, la PHI y los BAA.
Un sistema eficaz de gestión de contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas beneficia enormemente a la dirección del hospital, pacientes, proveedores de seguros, empleados, partners de negocio y todas las personas involucradas en el sector de la salud y las farmacéuticas, ya que reduce los costes de los desperdicios y los riesgos asociados al incumplimiento de contratos.
Las operaciones diarias de un proveedor del sector de la salud y las farmacéuticas conllevan la gestión de contratos a través de procesos principalmente manuales, como el almacenamiento en papel, correos electrónicos, hojas de cálculo y unidades compartidas, lo que puede mermar la eficiencia del sistema de gestión del hospital.
De media, las empresas pierden el 9,2 % de sus ingresos anuales por problemas derivados de sistemas deficientes de gestión de contratos. Un estudio de Black Book de 2019 reveló que aproximadamente el 96 % de los sistemas sanitarios estadounidenses trabajan con procesos manuales de gestión de contratos o con un sistema obsoleto que resulta inadecuado para ofrecer una atención basada en el valor.
En el sector de la salud y las farmacéuticas, hay una necesidad cada vez mayor de reducir los costes, y una solución prometedora consiste en automatizar la gestión de contratos para disminuir considerablemente las pérdidas anuales causadas por procesos de gestión de contratos manuales u obsoletos. Esta reducción de costes se puede lograr implantando un software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) sumamente eficiente que funcione con un modelo de pago por valor.
¿Por qué es importante automatizar la gestión de los contratos en el sector de la salud y las farmacéuticas?
En todas las funciones de un hospital cada hora o cada día se llevan a cabo muchas tareas administrativas para garantizar que el centro funcione como es debido, desde la presentación de documentos hasta el registro de facturas, recibos y gastos del hospital, pasando por el seguimiento de las necesarias regulaciones de cumplimiento normativo.
La carga de trabajo de estas tareas administrativo es muy engorrosa si se hacen de forma manual. La cantidad de papeleo, los posibles errores humanos y el tiempo que se pierde en clasificar documentos hacen que este proceso manual sea sumamente ineficaz.
Un hospital medio tiene más de 1000 relaciones comerciales, lo que implica que el sistema de salud y farmacéuticas trabaja con muchos contratos. Estos contratos se pueden gestionar indebidamente por culpa de fugas de información (más frecuentes en los sistemas que funcionan con documentos en papel), lo que ocasiona problemas legales por el incumplimiento de acuerdos.
¿Qué beneficios puede aportar el software de gestión de contratos a su centro sanitario?
Pasarse a un software de gestión de contratos automatizado contribuye a lograr los siguientes beneficios:
1. Seguimiento eficaz de los hitos y las renovaciones
A diferencia del método manual, al utilizar un software de gestión del ciclo de vida de los contratos, cada contrato de salud y farmacéuticas se supervisa automáticamente hasta su fecha de renovación. De este modo, se favorece el cumplimiento normativo total de los plazos contractuales y el debido desarrollo de los contratos a largo plazo.
El mejor software también tiene funciones de recordatorios automáticos que avisan a ambas partes de que se acercan días importantes (con arreglo a lo configurado por el usuario) antes de las fechas límite.
Con esta tecnología, los hospitales pueden evitar que se les pasen por alto las fechas de auditoría, cumplimiento normativo, pago, vencimiento o reembolso.
2. Menor riesgo de fugas de contratos y de problemas legales de privacidad
El mejor software de gestión de contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas tiene una estructura de seguridad sólida, con cifrado de 256 bits, una capa adicional de seguridad mediante la autenticación de dos factores y protección mediante antivirus. Todas estas funcionalidades ayudan a mantener seguros y protegidos los contratos hospitalarios.
Las funcionalidades de alta seguridad evitan fugas o intentos de acceso no autorizado desde el exterior. Asimismo, eliminan el riesgo de fugas de información que se produce en los sistemas que funcionan con documentos en papel, donde personal no autorizado (como, por ejemplo, empleados de bajo nivel) puede acceder a documentos confidenciales por casualidad durante tareas administrativas manuales (por ejemplo, al fotocopiar documentos y entregarlos).
3. Simplificación del sistema de gestión
Con la automatización, la carga de trabajo general de gestionar una gran cantidad de contratos se reduce enormemente. Utilizar software puede contribuir a aliviar determinadas tareas, como las negociaciones de contratos, el análisis de los riesgos de aprovisionamiento y la elaboración de informes sobre el gasto total de proveedores y partners de negocio específicos.
4. Creación de contratos más sencilla
A diferencia de los sistemas manuales, donde cada nuevo contrato requiere mucho papeleo, utilizar software ayuda a automatizar la creación de contratos con relativa facilidad. Se pueden crear numerosos contratos a la vez con una plantilla automatizada y bien diseñada que elimina cualquier posible riesgo de error debido a una sobrecarga de contratos nuevos con el método manual.
¿Cuáles son las mejores prácticas de gestión de contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas?
Estas son algunas de las mejores prácticas para implementar de forma eficaz la gestión de contratos en el sector de la salud y las farmacéuticas.
1. Utilizar herramientas de automatización de forma eficaz
La automatización ayuda a evitar tareas repetitivas y tediosas al introducir una serie de datos y enviar alertas automatizadas para agilizar las operaciones de gestión de contratos.
2. Integrar la gestión de contratos en la CRM
Integrar la gestión de relaciones con los clientes (CRM) en un software de gestión de contratos eficaz contribuye a evitar las redundancias y garantiza que los contratos sean accesibles tanto desde los registros del paciente como desde los del proveedor.
3. Vincular los contratos con las políticas reguladoras correspondientes
A diferencia de cuando se usa un sistema de gestión de contratos manual, donde es casi imposible hacer un seguimiento de las políticas que rigen un contrato, con el software puede vincular fácilmente cada contrato con su respectiva política de forma digital. Esto ayuda a mantenerlo todo muy bien organizado.
4. Efectuar auditorías de cumplimiento normativo con regularidad
Es importante realizar auditorías de cumplimiento normativo en sus contratos con frecuencia y de forma coherente para detectar cualquier incumplimiento en el sistema o cambio en el nivel de cumplimiento normativo. Con el tiempo pueden surgir incumplimientos, lo que puede dar lugar a un desajuste entre las normativas federales y estatales. Por lo tanto, es necesario recurrir de forma habitual a auditores externos para que revisen su sistema en caso de que se le haya pasado por alto algo importante.
Workday Contract Lifecycle Management para el sector de la salud y las farmacéuticas, con IA de Evisort
Workday sigue siendo la entidad más importante en el panorama de la gestión de contratos para el sector de la salud y las farmacéuticas gracias a su completa plataforma Workday Contract Lifecycle Management, con IA de Evisort, utilizada por miles de proveedores de servicios de salud y farmacéuticas. El software Workday Contract Lifecycle Management está diseñado a medida para resolver los principales problemas que surgen en el sistema de gestión de contratos en el sector de la salud y las farmacéuticas gracias a su modelo de solución escalable y de pago por valor.
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