CONTABILIDAD MULTIDIVISA
Contabilidad multidivisa: aspectos básicos
Dirigir una empresa global implica gestionar varias divisas en todo momento. La contabilidad multidivisa facilita la gestión de esa complejidad. Para que no tenga que elegir entre precisión y agilidad.
Infórmese sobre la contabilidad multidivisa
Para que los negocios globales tengan éxito en nuestra era moderna de incertidumbre generalizada y cambios vertiginosos, se necesitan prácticas contables que aprovechen todo el potencial de la tecnología. Descubra cómo la contabilidad multidivisa hace que esto sea posible.
Definición de la contabilidad multidivisa
Qué es la contabilidad multidivisa
La información financiera precisa es el elemento vital de cualquier empresa. Pero para las empresas que operan en varios países, esa precisión puede ser más difícil de conseguir y mantener. Gestionar varias divisas implica una mayor complejidad, desde cumplir con los requisitos locales de la presentación de informes hasta protegerse frente a la volatilidad del cambio de divisas. También hace que sea más difícil para las empresas consolidar sus datos financieros y elaborar informes sobre ellos, así como presentar una visión única y unificada de su rendimiento.
La contabilidad multidivisa permite que la contabilidad de una empresa funcione a partir de una moneda de base con la que se gestionan y analizan los datos financieros y mediante conversiones para la presentación de informes. Imaginemos, por ejemplo, una empresa con sede en Estados Unidos que cuenta con plantas de fabricación en Vietnam y México. Con la contabilidad multidivisa, cuando la división de fabricación mexicana realiza un pago a un proveedor, la transacción aprobada se registra en pesos (la moneda local) y también se convierte automáticamente a la moneda de la empresa, el dólar estadounidense.
Con ambas monedas en el ciclo de vida de la transacción, la gestión financiera resulta mucho más sencilla, rápida y precisa. A nivel local, los equipos contables pueden cerrar las cuentas y cumplir con los requisitos locales de la presentación de informes y el cumplimiento normativo. A nivel corporativo, los equipos contables disponen de una amplia visibilidad en tiempo real y de la capacidad de desglosar los datos para ver las transacciones en detalle. Esto es muy distinto a los métodos de trabajo anticuados, con los que las oficinas locales informaban de sus finanzas a la entidad matriz para su conversión solo a nivel de resumen, lo que exponía a las empresas a errores, retrasos y riesgos en la presentación de informes.
75 %
de los profesionales en el campo de la contabilidad afirma que los procesos contables siguen siendo en gran medida manuales o suponen un esfuerzo manual considerable en su empresa
36 %
tiene previsto implantar o está implantando soluciones de contabilidad basadas en tecnología cloud
"From Mirage to Reality: Bringing Finance Into Focus in a Digital World," Deloitte, 2023
La necesidad de una contabilidad multidivisa
Por qué las empresas necesitan una contabilidad multidivisa
Con la globalización en pleno apogeo y los mercados mundiales más integrados que nunca, las empresas que quieren seguir siendo competitivas deben competir a escala internacional. Pero operar con muchas monedas locales plantea una serie de riesgos y problemas financieros.
Volatilidad de las divisas Cualquier tipo de incertidumbre, ya esté ligada a conflictos geopolíticos, dificultades económicas o agitación política, puede provocar volatilidad en el cambio de divisas, lo que pone en riesgo las transacciones y genera vulnerabilidad económica. A menudo, gestionar esa vulnerabilidad no está al alcance de las empresas, que tienen que hacer malabarismos con libros mayores redundantes y conversiones manuales.
Mayor carga contable Comprobar manualmente los tipos de cambio y añadir datos aislados para convertir las transacciones de monedas extranjeras a la moneda de la empresa requiere mucho tiempo. Pero sustituir los antiguos métodos de trabajo por la automatización inteligente y el software de contabilidad basado en tecnología cloud puede hacer que la consolidación financiera y la elaboración de informes sean más rápidas, más fluidas y mucho más eficientes.
Normativas locales y cumplimiento normativo Cada país tiene sus propias normas y requisitos financieros, además de la posibilidad de adherirse o no a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o a los PCGA locales. La contabilidad multidivisa permite a los equipos contables gestionar ágilmente varias divisas mientras respetan las normas contables y satisfacen los requisitos de presentación de informes de cada uno de los países en los que opera la empresa.
Claridad en el rendimiento Los tipos de cambio a veces dificultan la comparación del rendimiento de las distintas entidades o divisiones. Pero con la contabilidad multidivisa, los equipos financieros pueden analizar fácilmente la repercusión de las divisas para tener una imagen más clara de los resultados de la empresa que les permita tomar decisiones empresariales más fundamentadas.
"La consolidación manual con una diferencia horaria importante hace que tardemos unos cinco días más de lo debido en cerrar nuestros libros contables a fin de mes. Workday nos ayudará a resolver este problema".
—Chief Financial Officer, Opteon Property Group
Términos clave de la contabilidad multidivisa
Cuáles son los términos clave de la contabilidad multidivisa
Moneda de la empresa: también conocida como moneda funcional, es la moneda del entorno primario en el que la entidad genera y emplea efectivo. Determinar la divisa funcional suele ser increíblemente sencillo, pero hay circunstancias que requieren un mayor detenimiento. Según el Comité de Normas Contables (ASC) 830 de EE. UU., por ejemplo, una moneda en un entorno altamente inflacionario no se considera lo suficientemente estable como para operar como moneda funcional.
Moneda extranjera: se refiere a cualquier moneda distinta de la moneda de la empresa.
- Moneda de transacción: también conocida como la moneda de los libros contables, es simplemente la moneda en la que se ha realizado una transacción. Puede ser la misma o distinta de la moneda funcional (de la empresa).
- Moneda de presentación de informes: las empresas internacionales deben presentar sus informes a nivel local, de lo que se suele encargar la entidad local. La moneda de presentación de informes, o la moneda en la que se elaboran los estados financieros, suele ser la moneda del país en el que se encuentra la entidad local. Pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, una empresa neozelandesa registrada en Australia y con inversores importantes en Estados Unidos podría elaborar sus estados financieros con el dólar neozelandés, el dólar australiano (para cumplir los requisitos de la ASIC, la Comisión Australiana de Valores e Inversiones) y el dólar estadounidense (para los inversores).
Conversión: es el proceso de convertir los detalles de las transacciones y los informes financieros de la moneda funcional a la moneda de presentación de informes. Mientras que algunas empresas lo hacen mediante cálculos manuales, el software de contabilidad puede automatizar la conversión.
- Tipo de cambio: la tasa a la que se cambiará una moneda por otra en un momento determinado. Cuando la contabilidad multidivisa se basa en la automatización inteligente, cada conversión se convierte automáticamente a la moneda de la empresa en función del tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción.
Gestión de la contabilidad multidivisa
Cómo gestionan los contables la contabilidad multidivisa
Ya han quedado atrás los días en que para gestionar la contabilidad multidivisa las empresas transfronterizas solicitaban a sus equipos financieros locales que presentaran informes con datos financieros resumidos a la sede central. Hoy en día, el software de contabilidad que aprovecha la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) puede automatizar de forma inteligente el proceso, a menudo complejo, de gestionar la contabilidad multidivisa. A continuación explicamos cómo funciona:
El equipo financiero utiliza un software de contabilidad para determinar la moneda de la empresa. Esto garantiza una moneda única y fija para la contabilidad. También se determinan las reglas de conversión que definen los tipos de cambio.
Cuando se produce una transacción operativa, el ML integrado de forma nativa rellena automáticamente la moneda aplicable. Por ejemplo, los proveedores y los clientes cuentan con monedas asignadas de forma predeterminada, mientras que para los informes de gastos la plataforma utilizaría la moneda de la empresa del empleado o la moneda de elección de pago del empleado (si las monedas difieren). La moneda de transacción se mantendrá durante todo el ciclo de vida de la transacción.
Tras la aprobación de la transacción, la automatización inteligente genera registros operativos y contables. Si la moneda de transacción es distinta de la moneda de la empresa, las reglas configurables automáticas convierten la transacción a la moneda de la empresa. La auditabilidad está integrada, ya que toda la información y la actividad, desde la transacción inicial y la moneda local hasta todos los cambios de divisas y los tipos y fechas utilizados, se conservan directamente en la transacción registrada.
Los equipos de contabilidad pueden realizar informes en varias monedas con unos simples clics. Las reglas de conversión establecidas anteriormente para definir los tipos de cambio se utilizan posteriormente para convertir la moneda de la empresa en una moneda de presentación de informes.
Para la consolidación, todos los resultados de las empresas del grupo se convierten a la moneda de presentación de informes en tiempo real. Las transacciones en moneda extranjera se registran en la moneda de la empresa a la cotización al contado del día de la transacción. Los activos y pasivos financieros registrados inicialmente a la cotización al contado se revalorizan al tipo del balance.
"Utilizamos Workday como sistema ERP y también como repositorio de contabilidad. Saber que los datos son completos, exactos y actuales es vital para poder hacer mi trabajo eficazmente y proporcionar los informes que los ejecutivos necesitan para una buena toma de decisiones".
—Controller, ABC Fitness
Las mejores prácticas de contabilidad multidivisa
Cuáles son las mejores prácticas de contabilidad multidivisa
La normativa financiera puede cambiar, la presencia global de su empresa o sus operaciones pueden evolucionar, pero estas mejores prácticas están aquí para quedarse.
Unificar la empresa en una única solución Las aplicaciones dispares implican más fricción, frustración y problemas de interoperabilidad que podrían llevar a trabajar con datos inexactos o desfasados. Para garantizar la consistencia en la función de contabilidad global, opte por una solución que admita la contabilidad y la presentación de informes multidivisa.
Configurar las reglas de contabilidad del sistema Debería poder modificar fácilmente las normas y los workflows de un sistema contable para que se adapten a su empresa, sin que su equipo tenga que hacer malabares para amoldarse a una solución que no funciona para todos. Simplifique y optimice drásticamente la contabilidad multidivisa al optar por un software de contabilidad que permita que su equipo de contabilidad mantenga y modifique fácilmente las reglas según sea necesario.
Adoptar la automatización La IA y el ML están redefiniendo la función financiera, y la contabilidad no es una excepción. Al dejar que la automatización inteligente gestione tareas rutinarias pero dinámicas, su equipo financiero puede dedicar más tiempo a actividades de gran incidencia y acelerar el cierre.
Preservar la trazabilidad de datos En aras de la transparencia y el cumplimiento normativo, es absolutamente imprescindible disponer de una traza de auditoría. Pero un software de contabilidad que conserve tanto la moneda de la empresa como la moneda de transacción durante todo el ciclo de vida de una transacción también puede ayudar a ofrecer insights más exhaustivos, y una mayor eficiencia y tranquilidad.