¿Por qué Workday?
La Fort Hays State University llegó depender en gran medida de los recursos de apoyo excepcionales que llevaban a cabo las intervenciones manuales para superar las ineficiencias y limitaciones de sus sistemas legacy. En un entorno educativo cada vez más competitivo y dinámico, la FHSU necesitaba invertir en una solución informática del siglo XXI que les permitiera acometer sus ambiciones locales, regionales y globales. Workday había proporcionado un solo system of record (SoR) que mejoró la eficiencia de las transacciones, la visibilidad de los datos y la calidad de los controles.
Resultados y beneficios
Automatización y configuración de los procesos
Ahora, el equipo de RRHH puede incorporar, trasladar y realizar un seguimiento de todos los empleados de forma más rápida y sencilla a través de Workday. Los plazos de las nóminas se cumplen sistemáticamente. El profesorado y el personal siguen procesos optimizados y estandarizados. La funcionalidad de los planes de compromiso de Workday ahora sirve para comunicarse con los estudiantes. El equipo financiero ha observado una importante disminución de los errores asociados al trabajo manual.
Un solo system of record (SoR) para finanzas y HCM
Disminución del porcentaje de solicitudes de graduados sin cumplimentar
Gestión organizativa
La universidad tiene ahora una mayor visibilidad del organigrama y de las necesidades del personal, con un acceso directo a la información que les permite tomar decisiones más acertadas en el momento adecuado. La población de empleados estudiantiles ha presentado un alto nivel de adopción gracias al acceso móvil.
Controles
Ahora existe la posibilidad de analizar a quién se paga con qué cuenta, lo que permite un control más estricto del gasto global. El Business Process Framework de Workday ha permitido mejorar la visibilidad de los procesos y ha eliminado la ineficiencia asociada a los sistemas anteriores.
Acceso a datos en tiempo real que mejora la toma de decisiones
Mejora de la visibilidad del gasto global y de la fuerza laboral
Experiencia de usuario
Con Workday, la FHSU puede proporcionar a los líderes acceso directo a los informes, lo que permite agilizar y mejorar la toma de decisiones. La responsabilidad ha mejorado gracias a la difusión de la información en toda la universidad. El profesorado puede ver los datos en tiempo real, incluidos los detalles del pago de su actividad. Se ha mejorado la experiencia de las nuevas contrataciones, incluida la universidad virtual: ahora, todos los pasos del proceso se llevan a cabo de forma electrónica a través de Workday.
Mejora de las incorporaciones al eliminar el papel y los formularios
90 % de acceso directo y de adopción de usuarios móviles
Consolidación y flexibilidad de los sistemas
Antes de Workday, la FHSU contaba con sistemas de mainframe anticuados, que eran difíciles de mantener y carecían de funcionalidades esenciales. Ahora Workday proporciona una herramienta flexible que permite el crecimiento a través de flujos de trabajo eficientes, funcionalidades de autoservicio y una sola fuente de información para mejorar la toma de decisiones.
400 000 $
evitados en costes de actualización sin sustitución del mainframe