Le parole del controller di Aon sulla prima chiusura finanziaria completamente da remoto

La pandemia di COVID-19 ha messo in luce l'importanza della continuità operativa. Milioni di dipendenti di tutto il mondo sono passati dal lavoro in ufficio al lavoro da casa, alcune volte, letteralmente, da un giorno all'altro. Nei primi tempi ci si è giustamente concentrati sul garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti. Mentre il mondo entra in una nuova era, è importante che le aziende continuino a svolgere le attività fondamentali, seppure in condizioni mai sperimentate prima.

Abbiamo avuto l'opportunità di parlare con Mike Neller, Senior Vice President, Global Controller e Chief Accounting Officer di Aon plc. Aon è un'azienda internazionale di servizi professionali, che offre soluzioni di gestione dei rischi, pensionamento e copertura sanitaria e vanta 50.000 dipendenti in 120 paesi. Durante il lockdown globale, Mike e il suo team hanno chiuso il periodo finanziario da remoto. Leggi per scoprire in che modo Aon ha gestito la chiusura finanziaria completamente da remoto per la prima volta.

Come funziona normalmente una chiusura finanziaria in Aon?

Il nostro processo di chiusura dura sei giorni. Nella maggior parte dei paesi in cui operiamo, i libri mastri vengono chiusi in quattro giorni e in seguito dedichiamo due giorni a consolidamento e revisioni finali. Quando abbiamo iniziato il nostro viaggio con Workday, le chiusure duravano otto giorni; ora ci mettiamo un paio di giorni in meno. Probabilmente potremmo ridurre di un altro giorno, ma onestamente non ne abbiamo bisogno. In questo modo abbiamo tempo per lavorare su tutti gli elementi di riconciliazione e garantire una maggiore precisione dei nostri dati finanziari.

Per le nostre aree geografiche più grandi, da oltre un anno chiudiamo già i bilanci con Workday Financial Management. Perciò per il personale è ordinaria amministrazione. Non è più necessaria alcuna formazione. Quasi il 95% del nostro fatturato passa oggi da Workday e arriveremo al 99% entro la fine dell'anno.

Sembra che la chiusura del primo trimestre dell'anno fiscale corrente sia stata del tutto atipica. Puoi darci qualche dettaglio?

Il nostro primo trimestre è terminato il 31 marzo e solitamente iniziamo il processo di chiusura alcuni giorni prima della data di riferimento del bilancio. Poiché con il COVID-19 tutti stavano lavorando da casa da metà marzo, sapevamo già di dovere effettuare una chiusura completamente virtuale. Eravamo un po' nervosi perché non sapevamo davvero cosa aspettarci. Non conosco nessuno che abbia mai dovuto eseguire una chiusura virtuale. Ci sarebbero stati problemi? Il sistema avrebbe retto? E se non fosse stato così? A chi ci saremmo dovuti rivolgere e in che modo?

Come è andato il processo di chiusura?

Nonostante fossimo convinti che avremmo chiuso i bilanci in tempo anche questa volta, avevamo preparato un piano di emergenza nel caso in cui la chiusura virtuale non si fosse svolta regolarmente come prevedevamo. Alla fine, la chiusura si è svolta senza intoppi, è stato fantastico. Tutto è stato rapido ed efficiente. In un'azienda presente in più di 120 paesi, sono molti i dipendenti che lavorano alle chiusure dei bilanci. Ognuno è riuscito a gestire le operazioni senza ritardi né inefficienze. I membri del team sono stati bravissimi a restare in contatto tra di loro per consegnare in tempo e non abbiamo mai dovuto ricorrere al piano di emergenza.

Non ci saremmo mai riusciti se avessimo avuto 10 sistemi diversi e se i sistemi non fossero stati affidabili ed efficienti come Workday. È stato Workday a permetterci di gestire una chiusura in modo così efficace e credo che tutto il team lo abbia riconosciuto e ne sia rimasto soddisfatto.

Non ci saremmo mai riusciti se avessimo avuto 10 sistemi diversi e se i sistemi non fossero stati affidabili ed efficienti come Workday.

Ci sono stati dei contrattempi?

Nonostante tutti i cambiamenti (personale che lavora da remoto e trascorre molto tempo in meeting su WebEX e Zoom), non ci sono stati problemi. Addirittura, in America Latina la chiusura è stata la più rapida in assoluto: per la prima volta abbiamo chiuso con un giorno di anticipo.

Ancora una volta tutto ruota attorno alla tecnologia e al saperla utilizzare. Se la tecnologia non funziona, la chiusura avviene in ritardo: in quel caso avremmo avuto seri problemi.

Prima di Workday, usavate un sistema di gestione finanziaria on-premise. Pensi che l'accesso a un unico sistema cloud vi abbia aiutato a chiudere i bilanci in tempo? E se sì, perché?

Senza dubbio. Workday ci offre una serie di vantaggi, tra cui definizioni automatiche del flusso di lavoro per la revisione e l'approvazione delle registrazioni contabili, la possibilità di allegare tutti i materiali di supporto per le registrazioni a giornale all'interno di Workday per un'elaborazione efficiente delle approvazioni, un'applicazione per dispositivi mobili per gestire rapidamente le attività e funzionalità di analisi rapida all'interno del sistema per condurre ricerche efficienti.

Che consiglio daresti ai lettori che stanno affrontando gli stessi problemi?

La nostra azienda è il frutto di centinaia di acquisizioni. Abbiamo più di 700 entità legali in 120 paesi, perciò non siamo una realtà semplice. Passare da tanti sistemi legacy a un unico sistema può spaventare, sia per le competenze richieste che per i costi. Tuttavia, con il giusto team di progetto dedicato, il passaggio può offrire un ROI molto interessante e portare a un aumento della produttività.

Siamo già molto soddisfatti delle prestazioni del nostro libro mastro generale di Workday, ma il vero cambiamento per noi sarà il trasferimento dei nostri attuali strumenti di pianificazione e consolidamento dai nostri sistemi legacy a Workday. In altre parole, questo significa realizzare un sistema basato su un unico modello "hub-and-spoke", un'unica fonte di informazioni, senza tutte le perdite di tempo, il lavoro richiesto e la confusione tipici di un processo di chiusura lineare con più sistemi che non sempre si riconciliano al primo tentativo.

Sarà l'ultimo step di un percorso lungo e complesso, ma davvero proficuo, da un punto di vista sia economico sia della soddisfazione dei colleghi.