Texas A&M University System è uno dei sei sistemi di istruzione superiore dello stato del Texas con 48.000 dipendenti e 152.000 studenti in 20 organizzazioni indipendenti. Con sede a College Station, in Texas, il sistema pubblico di ricerca è composto da 11 università, 7 agenzie statali, un ufficio direzionale e una scuola di giurisprudenza, ciascuno con i propri dipartimenti CFO, CHRO, gestione paghe e HR.
Texas A&M System stava subendo pressioni da parte dello stato per aggiornare la sua tecnologia. Mark Stone, CIO di Texas A&M System, spiega: “La legislatura ha fatto pressione su tutte le entità del settore pubblico nello stato del Texas per passare da soluzioni on-premise a soluzioni cloud e da soluzioni locali a soluzioni gestite da terzi. Tutti i regolamenti recenti degli ultimi quattro anni fornivano l’indicazione di indirizzarsi al cloud”.
Texas A&M System non poteva rimanere con i suoi vecchi sistemi di gestione paghe e HR sul lungo termine, sia per motivi tecnologici che di risorse. I componenti più significativi dei sistemi legacy erano basati su mainframe e costruiti su un codice vecchio di 35 anni. Questo non solo esponeva l’azienda a dei rischi, ma rendeva sempre più difficile trovare risorse che avessero le capacità o il desiderio di codificare le sue applicazioni legacy.
Da sistemi frammentati a un’esperienza unificata
Texas A&M System aveva bisogno di un sistema di gestione paghe agile. Ogni volta che un dipendente passava sotto il controllo di un’altra autorità fiscale statale o locale precedentemente non supportata, il motore di calcolo del gestionale legacy delle buste paga (un programma COBOL di 35.000 righe) doveva essere aperto e modificato. “Questo ci esponeva a rischi enormi”, afferma Stone. “Con Workday, le normative fiscali vengono aggiornate per nostro conto e Texas A&M System non deve occuparsi di nulla. Allo stesso modo, l’aggiunta di un nuovo tipo di detrazione nel sistema legacy di gestione paghe richiedeva un grande lavoro di ricodifica. Con Workday, invece, non bisogna fare altro che effettuare la configurazione e il setup.”
Texas A&M System non sosteneva solo il peso di sistemi altamente personalizzati e obsoleti, ma stava esaurendo anche le risorse per mantenerli in funzione. Mark Schulz, Enterprise IT Architect presso Texas A&M System, afferma: “Le competenze richieste per supportare questo sistema legacy di gestione paghe stanno scomparendo sul mercato e molti membri del nostro staff si avvicinano alla pensione. Sapevamo che presto non saremmo stati più in grado di acquisire risorse, o che il costo per acquisirle sarebbe aumentato del 20%, 50%, 100% o 200%”.
Perché Workday?
Texas A&M System ha compreso subito che Workday offriva la standardizzazione, la flessibilità e la facilità d’uso di cui aveva bisogno. Come spiega Schulz, “Ci trovavamo di fronte alla necessità di passare a un sistema HR comune e non aveva senso fare questo passaggio senza includere anche la gestione paghe”. Con un unico sistema per HR e la gestione paghe, Workday aiuta Texas A&M System a ridurre gli inserimenti manuali e a ottenere una prospettiva olistica del suo business per un migliore processo decisionale. E poiché Workday è un vero sistema cloud, il Texas A&M System può soddisfare i requisiti statali e liberare le sue risorse IT dalle attività di manutenzione dei server e dall’esecuzione di aggiornamenti manuali.
Ma gli enormi progressi tecnologici non sono stati l’unica ragione per cui Texas A&M System ha scelto Workday. L’azienda ha anche riconosciuto che Workday si impegna a comprendere le sfide specifiche dell’istruzione superiore e collabora con le principali istituzioni per migliorare i processi per i formatori di tutto il mondo. “C’è un gruppo di utenti di livello superiore che si incontra una volta al mese e questo ci ha permesso di connetterci con altri membri che lavorano in situazioni simili. Non avevamo niente di simile con il nostro sistema precedente: questa rete è davvero importante per noi e ci aiuta a migliorare i nostri processi”, spiega Brad Blair, project manager HCM di Texas A&M System.
Un sistema mobile più semplice e veloce
Texas A&M System ha completato l’implementazione di Workday in tempo e nel rispetto del budget, rendendolo operativo per tutti i 20 membri del sistema contemporaneamente e in un unico tenant. Tutti i membri possono ora lavorare allo stesso modo con processi più snelli, pur mantenendo la libertà di operare in modo autonomo. Il risultato: maggiore visibilità dei dati HR, maggiore efficienza operativa e accesso alle informazioni chiave ovunque e in qualsiasi momento.
Il solo fatto di poter avere 50.000 dipendenti e 20 membri in un unico tenant fa un’enorme differenza nel modo in cui operiamo”, afferma Schulz.
E con Workday Payroll, Texas A&M System ha potuto accelerare notevolmente la gestione paghe. Spiega Blair: “Nelle prime due settimane di esecuzione dei pagamenti impiegavamo 10 o 12 ore. Ora abbiamo un piano di pagamento sia bisettimanale che mensile e facciamo tutto in meno di tre ore”.
Anche le funzionalità mobili sono state una svolta per l’azienda. “Abbiamo ricevuto molti feedback positivi sulle funzionalità mobili, era qualcosa che prima di Workday non avevamo”, condivide Schulz. Texas A&M System ha sempre avuto difficoltà a fare in modo che i manager approvassero gli orari in modo appropriato. Ora che possono farlo da un dispositivo mobile, la situazione è notevolmente migliorata. L’intuitiva interfaccia mobile rappresenta un grande vantaggio anche per i dipendenti, che usano Workday soprattutto per le attività di base, come l’aggiornamento degli indirizzi. Stone afferma: “Questi utenti si sono adattati con la massima naturalezza. A loro piace l’applicazione mobile, è facile e intuitiva.”
In ultimo, il team IT di Texas A&M System non deve più occuparsi degli aggiornamenti del sistema e può dedicare il proprio tempo a progetti di maggiore rilevanza. Non deve più prendere decisioni sull’acquisto di hardware, o decidere se fare o meno aggiornamenti software. Finalmente siamo meno dipendenti dalle risorse interne, e questo era un importante obiettivo strategico. Ciò ha permesso a Texas A&M System di investire una percentuale maggiore del suo denaro e delle sue risorse in progetti di maggior valore, come le iniziative di cybersecurity per la protezione dei suoi preziosi dati.
Questa è stata una svolta, un vero e proprio successo per l’azienda, ma è solo l’inizio. Schulz spiega: “Abbiamo trasformato la gestione paghe, HR e ora siamo sulla strada per trasformare anche Finance”.
