La priorità strategica di Southern Cross Health Insurance era semplificare tutta la sua azienda. In particolare, HR era un’area complessa che l’organizzazione stava cercando di migliorare, dopo decenni passati a mettere insieme software su misura che non comunicavano tra loro.
Ottenere un controllo sui dati della forza lavoro per supportare la pianificazione e il processo decisionale erano priorità fondamentali. Con sistemi separati di assunzione, gestione paghe, apprendimento e gestione delle performance - e fogli di calcolo manuali per processi come le revisioni delle retribuzioni - anche la semplice reportistica diventava un carico amministrativo gravoso. I leader non potevano accedere facilmente alle informazioni di cui avevano bisogno per gestire in modo efficace i propri team.
Durante la pandemia, Workday è stato fondamentale per continuare a lavorare come al solito senza interruzioni. Il passaggio al lavoro in remoto non ha incontrato difficoltà.
Chief People & Strategy Officer
Facilità di implementazione e integrazione, grande sicurezza e supporto.
Secondo Vicki Caisley, Chief People & Strategy Officer, Southern Cross Health Insurance ha scelto Workday per la sua facilità di configurazione, implementazione e integrazione, per il supporto continuo fornito, la sicurezza e i costi operativi e di implementazione vantaggiosi. Anche gli addetti al supporto e i dati in locale erano fondamentali.
“Stavamo cercando qualcosa che si configurasse come uno sportello HR unico, una soluzione end-to-end completa. Avevamo anche bisogno di una suite di applicazioni che si integrasse facilmente con il nostro sistema di gestione paghe esistente, che è gestito da un fornitore esterno. Abbiamo effettuato le convalide del cliente e abbiamo avuto i nostri team di sicurezza e per il digitale nel comitato di selezione. “Abbiamo capito che le funzioni self-service, dati e analisi e dashboard di Workday sarebbero state incredibilmente utili per gestire la nostra forza lavoro.”
Team HR altamente efficiente ed efficace.
Fleur Elliot, Head of People and Culture, afferma che Workday ha ridotto drasticamente la quantità di tempo che il team HR impiega per l’amministrazione. “Anche solo nel mio team, ormai non ci sono più delle pile di report. Tutti i report che prima venivano eseguiti manualmente per le finanze e l’IT, ora vengono preparati magicamente in background. Inoltre, ora siamo molto poco coinvolti nella gestione paghe, e questo ci fa risparmiare molte ore.”
“Workday ha anche fatto un’enorme differenza nella formazione e nella crescita. Ora è facile visualizzare chi ha completato i moduli di conformità, tutta la formazione per l’onboarding è automatico. Le persone possono persino lavorare sui moduli dal proprio telefono mentre sono in viaggio. Per noi è diventato un processo impostato e di cui non dobbiamo preoccuparci, grazie al quale non dobbiamo più rincorrere nessuno”.
I dati e le analisi rafforzano le decisioni della leadership.
Offrendo un’unica fonte di insight in tempo reale, i dati e le analisi di Workday producono il tipo di dati di cui i leader hanno bisogno per prendere decisioni che portano a risultati migliori. “La reportistica del dashboard si sta rivelando estremamente vantaggiosa”, spiega Vicki.
“Ad esempio, con il COVID-19, il nostro utilizzo delle ferie annuali si è rallentato e i nostri accantonamenti hanno iniziato ad aumentare, quindi ci siamo trovati ad affrontare sul bilancio di fine anno accantonamenti doppi o tripli rispetto al normale. Grazie a Workday, siamo stati in grado di gestire rapidamente e facilmente questo problema, lavorando con i leader per far sì che le persone pianificassero e prendessero le ferie. Ora siamo in grado di monitorare in tempo reale quante ore di permesso avremmo alla fine dell’anno. Prima, per ottenere un solo report sulle ferie ci sarebbero volute fino a sei ore di lavoro, coinvolgendo più persone. Oggi possiamo ottenere queste informazioni in qualsiasi momento premendo un pulsante.”
La visibilità della forza lavoro supporta l’agilità del modello operativo.
Mentre continua la sua innovazione, Southern Cross Health Insurance apporta modifiche regolari al suo modello operativo. “Prima di Workday, aggiornavamo manualmente gli organigrammi e non avevamo una versione in tempo reale della nostra struttura”, afferma Vicki.
Ma l’anno scorso, quando abbiamo riorganizzato il nostro modello di business, Workday ha reso tutte queste informazioni disponibili per il team HR. “In un lasso di tempo piuttosto breve abbiamo ottenuto una visione completa delle posizioni lavorative vacanti e le abbiamo riempite rapidamente utilizzando Workday per le assunzioni e l’onboarding. Nel passato, quando c’erano dei cambiamenti lavoravo fino a tarda sera, sviscerando gli organigrammi e facendo doppi controlli dei dipendenti per assicurarmi che nessuno mi sfuggisse. Con Workday, quei giorni sono finiti.”