Con Adaptive Planning, il tempo necessario per la chiusura mensile si è più che dimezzato e siamo molto avanti in termini di qualità e accuratezza delle informazioni, che sono sempre disponibili e a portata di mano.
Financial Accounting Manager
Dopo una fusione, le dimensioni dell’azienda sono aumentate di un terzo e lo studio legale globale Pinsent Masons necessitava rapidamente di una soluzione di gestione che unisse diversi registri e sistemi. Inoltre, la soluzione doveva includere funzionalità di drill-down, collaborazione in più lingue e valute e una visione multidimensionale dell’azienda risultante dalla fusione. Workday Adaptive Planning ha portato a termine questi compiti e ha trasformato i membri del team Finance “da scrivani a consulenti strategici dell’azienda.” Invece di riflettere sulle decisioni aziendali, il team Finance di Pinsent Masons agisce ora in base alle iniziative di previsione.
Sfide
- Lungo processo per finalizzare i dati per le attività contabili
- La chiusura mensile richiedeva 15 giorni di lavoro
- Difficoltà a incorporare i dati provenienti da database separati e da altri uffici sparsi in tutto il mondo
Risultati
- L’analisi e la reportistica delle chiusure mensili sono state accelerate del 750%, passando da 15 a 2 giorni.
- L’integrazione dei dati tra sistemi di contabilità e aree geografiche distinte ha fornito una visibilità a 360 gradi delle performance.
- L’aumento della produttività legata a nuove iniziative guida gli investimenti a lungo termine nei settori IT, immobiliare e del personale
Lo studio legale globale integra le acquisizioni e ottiene una visione a 360 gradi delle finanze
A seguito di una fusione che ha aumentato le dimensioni di Pinsent Mason di un terzo, lo studio legale, ora più grande, disponeva diversi sistemi finanziari, tra cui due sistemi di contabilità generale e di gestione delle pratiche che dovevano essere consolidati nel giro di pochi mesi per poter visualizzare il quadro finanziario complessivo. L’azienda, che opera a livello mondiale ed è composta da molti gruppi di lavoro, uffici, paesi e valute diverse, ha iniziato a cercare una soluzione che le permettesse di raggiungere i seguenti obiettivi:
- Capacità di drill-down sui numeri per ogni gruppo di studio, ufficio e divisione
- Collaborazione su dati finanziari in lingue e valute locali
- Comprensione della visione globale e multidimensionale dell’azienda.
Se non si fosse provveduto in tempi brevi, si sarebbe potuto incorrere in una potenziale non conformità normativa e in una perdita di ricavi, oltre a perdere molti dei vantaggi della fusione. Come ha rivelato Andrew Brett, Accounting Manager di Pinsent Masons, “Lavorando con Clear Plan, partner di Workday Adaptive Planning per il Regno Unito, e vedendo come Workday Adaptive Planning poteva funzionare per il nostro studio legale, eravamo assolutamente sicuri che il software sarebbe stato perfetto per noi, e così è stato!”.
Concepire l’azienda come la somma delle sue parti
Prima di Workday Adaptive Planning, il 90% del tempo di lavoro del team Finance era dedicato alla ricerca dei numeri per la chiusura mensile. A volte occorrevano fino a 15 giorni per ottenere i dati finali. “Ora in una giornata possiamo vedere i numeri e nel giro di due o tre giorni possiamo avviare report e iniziare l’analisi senza errori o discrepanze”, dichiara Brett.
Inoltre, con i sistemi precedenti era difficile incorporare i dati che si trovavano in database o in aree geografiche diverse, e questo comprometteva l’accuratezza dei dati. Pinsent Masons è stato anche in grado di identificare imprecisioni riportate nei libri mastri generali che erano invisibili prima dell’implementazione di Workday Adaptive Planning. “Con Workday Adaptive Planning, tutti i dati dei diversi sistemi contabili e delle diverse aree geografiche vengono integrati senza problemi,” aggiunge Brett.
Evoluzione del ruolo del team Finance
L’aumento della produttività consente a Brett e al suo team di concentrarsi su nuove iniziative di previsione del flusso di cassa e del bilancio per guidare gli investimenti a lungo termine nei settori IT, immobiliare e del personale, progetti che prima non avevano il tempo di realizzare. “Ora possiamo fare consulenze sulle decisioni di investimento, fare previsioni e, se necessario, riformularle, fornendo preziosi insight che contribuiscono a far crescere l’azienda anziché limitarci a riflettere su di essa,” afferma Brett. “I partner e l’Executive Board desiderano maggiori informazioni, sempre più rapide e accurate, in particolare ora che si prevede l’espansione in altri territori. Con Workday Adaptive Planning ora possiamo rispondere a questa esigenza.”