Sede del Monte Rainier e del Puget Sound, la contea di Pierce è un luogo iconico dello stato di Washington, che si estende per 1.800 miglia quadrate dalla Catena delle Cascate all’Oceano Pacifico. La sua bellezza naturale e l’economia in fermento ispirano la passione dei suoi dipendenti.
Con diverse società Fortune 100, un importante porto nel nord-ovest e la più grande base militare della costa occidentale, il governo della contea di Pierce offre centinaia di servizi essenziali, che vanno dalla governance della contea, alla sicurezza pubblica e alla giustizia, dallo sviluppo economico ai parchi. I dipendenti della contea si impegnano con passione a sostenere la comunità locale, a promuovere un’economia fiorente e a preservare le bellezze naturali della regione.
L’obiettivo della contea di Pierce è fornire servizi tecnologici governativi incentrati sul cliente per migliorare la vivibilità della contea: la sua missione è l’eccellenza tecnologica, l’efficienza e l’economia.
Ecco perché si è rivolta a Workday per ottimizzare le modalità di gestione delle paghe, dei benefit e della rilevazione di presenze e assenze.
Siamo rimasti colpiti non solo dagli aggiornamenti programmati, ma anche dalle esperienze di altri clienti Workday con la stessa versione aggiornata.
Budget and Finance Director
Una visione lungimirante
Con oltre 3.000 dipendenti, la contea di Pierce ha molte esigenze e sfide in comune con qualsiasi grande azienda. Allo stesso tempo, i 27 dipartimenti della contea hanno tutti esigenze di business e di risorse umane molto diverse tra loro.
In precedenza, la contea gestiva il proprio sistema HR su un mainframe legacy abbinato a fogli di calcolo elettronici e a registrazioni manuali su carta per il rilevamento delle presenze. Il vecchio sistema era manuale e spesso portava all’immissione di dati ridondanti e doppi. Per i manager e i direttori era difficile ottenere informazioni in tempo reale.
La contea ha condotto un’analisi del business case e ha stabilito che era opportuno sostituire il sistema basato su mainframe. Un team di progetto ha documentato i requisiti, ha avviato una richiesta di offerta e ha valutato i possibili fornitori. Nel valutare i possibili sistemi sostitutivi, il team ha cercato una soluzione che riducesse i costi, aumentasse la produttività, migliorasse l’erogazione del servizio e riducesse il consumo di energia e di documenti cartacei. In breve, aveva bisogno di un sistema costruito per durare nel tempo.
“Il nostro sistema era obsoleto,” afferma Larry Gezelius, IT software development manager. “Abbiamo sempre mantenuto i nostri sistemi per un certo periodo di tempo. Cercavamo una soluzione che avremmo potuto utilizzare per altri 15-20 anni.”
Il team era sicuro di trovare una soluzione di questo tipo nel sistema SaaS (Software-as-a-Service) di Workday, che sarebbe stata al servizio della contea per molti anni. Workday offre un sistema unico e unificato per l’inserimento di tutti i dati relativi a HR, gestione paghe, benefit e orari. Questo approccio consente di snellire le pratiche aziendali, ridurre le integrazioni e offrire a dipendenti e manager strumenti self-service. Essendo un servizio cloud, il costo di gestione di Workday era significativamente inferiore rispetto a quello del sistema tradizionale. “Workday apre la strada a un trend tecnologico a lungo termine,” afferma Gezelius. “Molti altri sistemi sono alla fine della loro vita operativa e se li avessimo scelti, avremmo dovuto sostituirli di nuovo.”
Risparmio di denaro, aumento della produttività
I processi adottati in precedenza dalla contea di Pierce utilizzavano molta carta, e comportavano l’immissione di dati ridondanti e sistemi di tracciamento duplicati. L’unificazione di Workday Human Capital Management (HCM), Workday Payroll e Workday Time Tracking ha offerto ai manager e al personale un maggiore controllo e visibilità sui processi quotidiani e ha consentito di sostituire i cartellini orari cartacei con il self-service dei dipendenti, risparmiando tempo e carta.
La contea di Pierce stima che con Workday risparmierà almeno 100.000 dollari all’anno.
Non solo Workday migliora significativamente la produttività, ma il sistema elimina anche molti costi tipicamente associati al software on-premise, tra cui gli aggiornamenti, i backup e il supporto per il ripristino.
“Con Workday non abbiamo dovuto creare l’infrastruttura per gestire il sistema,” spiega Gezelius. “Questo avrebbe richiesto circa tre mesi di lavoro solo per configurare l’ambiente prima di qualsiasi formazione, test o utilizzo.”
Scegliendo Workday, la contea ha potuto evitare aggiornamenti costosi e lunghi del sistema preesistente. “Siamo rimasti colpiti non solo dagli aggiornamenti programmati, ma anche dalle esperienze di altri clienti Workday con la stessa versione aggiornata,”afferma Gary Robinson, Director of Budget and Finance.
I vantaggi di una soluzione unificata
La soluzione unificata di Workday offre alla contea la flessibilità e il controllo su buste paga e benefit. Questo è un vantaggio che il precedente sistema di gestione paghe non offriva.
“Siamo continuamente colpiti dall’architettura moderna di Workday Payroll, dall’elegante interfaccia utente e dalle funzionalità self-service per i dipendenti, di facile utilizzo”, afferma Robinson. “Ad esempio, Workday consente alla contea di offrire ai dipendenti l’iscrizione ai benefit in modalità self-service e tali detrazioni vengono inserite automaticamente negli stipendi.”
Quando il sistema è stato presentato ai dipendenti di HR e finance che si occupano di paghe e benefit, il gruppo è rimasto impressionato dalla capacità di Workday di automatizzare le attività amministrative e di liberare il personale affinché si concentrasse su compiti più importanti, come l’analisi dei dati.
Durante la demo di Workday Payroll c’erano circa 50 utenti nella stanza. Vedendo l’interfaccia sono rimasti stupiti e molto soddisfatti del cambiamento.
La contea di Pierce non vede l’ora di sfruttare le capacità di analisi di Workday. La reportistica delle sue soluzioni legacy non era intuitiva o integrata, quindi la potenza degli actionable analytics di Workday è stata evidente fin dall’inizio, in fase di selezione. Gli utenti non vedono l’ora di disporre di report dettagliati per arrivare al nocciolo della questione in tempi rapidi e senza il minimo sforzo.
Sicurezza e conformità senza preoccupazioni
Sebbene il team della contea di Pierce fosse alla ricerca di un’applicazione moderna, ha esaminato molto attentamente le funzionalità di sicurezza e conformità di Workday. Le amministrazioni locali hanno requisiti di sicurezza molto severi e la gestione dei documenti pubblici poteva rappresentare una sfida. Workday aveva tutte le risposte giuste.
“Condividevamo tutte le preoccupazioni più comuni riguardo ai fornitori di soluzioni cloud”, ammette Gezelius. “Le loro soluzioni sono sicure? Saranno altamente disponibili? Otterremo le performance desiderate? Workday ha dato ottime risposte a tutte queste domande.”
Un servizio pubblico migliore
Robinson ritiene che Workday offra il mix ideale di standardizzazione e configurabilità richiesto dalla contea. “Non volevamo solo soddisfare i nostri requisiti, ma soddisfarli senza personalizzazioni”, spiega. “Consideriamo Workday come l’adozione di un nuovo processo aziendale standard.”
“Ci muoviamo verso una maggiore standardizzazione, ma data la diversità di funzioni che abbiamo all’interno del governo della contea sappiamo di avere pratiche diverse rispetto alle organizzazioni non governative”, afferma Robinson. “Workday ci ha permesso di standardizzare i processi, ma anche di poterli configurare in modo da soddisfare le nostre esigenze specifiche.”
La conclusione per Robinson? Il pubblico ne trarrà immediato beneficio, perché i dipendenti della contea saranno liberi di concentrarsi sui servizi chiave piuttosto che sulle attività amministrative.
Prevede che la contea di Pierce sarà molto più reattiva nei confronti degli elettori perché, grazie a Workday, il personale ha più tempo da dedicare al servizio pubblico.