McMillan Shakespeare Limited (MMS) è il più grande fornitore australiano di servizi di definizione degli incentivi sugli stipendi e novazione dei contratti di leasing. È altresì un fornitore leader di servizi di gestione patrimoniale e della flotta, nonché di finanziamenti per veicoli aziendali e credito al consumo. Dopo dieci anni di rapida crescita e diversificazione mediante acquisizioni, MMS si trovava a gestire le sue società servendosi di fogli di calcolo e di un sistema legacy per la gestione paghe. I processi manuali comportavano di dover fare lo stesso lavoro anche due o tre volte. MMS non disponeva di una fonte unificata di dati e aveva difficoltà a reagire prontamente alle mutevoli esigenze aziendali. All'azienda servivano dati di qualità e più agilità; in questo modo avrebbe potuto fornire un servizio d'eccellenza ai clienti interni e garantire la conformità alla normativa nei diversi mercati in cui operava.
Perché Workday?
MMS si è resa conto che Workday era la soluzione ideale per le proprie esigenze sotto diversi punti di vista. In quanto servizio in abbonamento, la piattaforma non avrebbe comportato ulteriore lavoro per il team IT, già oberato di per sé. In quanto piattaforma cloud, Workday offriva la flessibilità necessaria affinché i dipendenti di MMS potessero accedervi in ogni tempo e luogo; inoltre, forniva strumenti intuitivi a supporto delle funzionalità self-service. Suzanne Shepherd, Group Executive, Human Resources, spiega: "Abbiamo anche pensato che avrebbe sviluppato nel team HR le competenze necessarie per adeguare i processi aziendali alle nostre esigenze e renderli più agili".
Workday si sarebbe anche sposato perfettamente con gli altri sistemi di MMS, permettendo di integrare l'intero ciclo di vita del dipendente nei sistemi di learning, Finance e IT. Shepherd dichiara: "Eravamo entusiasti di poter gestire con più efficienza ed efficacia la reportistica tra IT e Finance, in modo da supportare i dati finanziari dell'azienda offrendo un'unica fonte di dati del personale".
Notevole risparmio di tempo
Prima di Workday, tutti i moduli e i processi di MMS erano manuali e gestiti tramite fogli di calcolo, documenti Word e e-mail. Dopo l'attivazione di Workday, l'automazione ha consentito ai dirigenti di tagliare drasticamente i tempi dei processi che riguardavano il personale (assunzioni, opportunità di carriera, gestione delle presenze, delle assenze e della performance, separazione).
Belinda Marshall-Clayton, Head of Reward, Policy and HRIS, dichiara: "Un altro grande vantaggio offerto da Workday è stato poter apportare da soli correzioni, aggiornamenti e modifiche. Prima dovevamo inviare tutto per e-mail al reparto Gestione paghe in modo che aggiornassero o correggessero i dati. Con Workday abbiamo risparmiato un sacco di tempo sia per l'azienda sia per il team di Gestione paghe".
Abbiamo fatto risparmiare all'azienda oltre 600.000 dollari grazie all'efficienza realizzata con Workday.
Group Executive, Human Resources
Rapido ritorno sull'investimento
Secondo Shepherd, il ritorno offerto da Workday sul lungo termine sarebbe stato permettere a MMS di espandere un'attività molto complessa senza dover ampliare l'organico. Ma il sistema si è ripagato da solo assai prima che si manifestasse questo vantaggio strategico. "Entro il secondo anno dall'attivazione, l'azienda ha risparmiato 600.000 dollari a seguito dell'automatizzazione e dei processi implementati", spiega.
"Uno dei primi e più positivi ambiti di risparmio è stato quello dei costi di selezione del personale. L'efficienza realizzata da Workday mi ha messo in grado di usare la mia competenza nell'acquisizione dei talenti in-house in modo assai più intelligente e foriero di valore. Ora ricorriamo alle agenzie di lavoro solo di rado".
Il beneficio maggiore che abbiamo riscontrato è stato il tempo che i manager hanno risparmiato per l'attuazione dei processi.
Head of Reward, Policy and HRIS
Reportistica tempestiva e articolata
La nuova capacità di HR di rispondere alle esigenze dell'azienda in fatto di dati a fini di conformità, rendicontazione finanziaria e modellazione della forza lavoro ha avuto conseguenze significative. Si è anche rivelata cruciale durante la pandemia di COVID-19. Marshall-Clayton commenta: "La nostra situazione attuale è la prova della bontà del prodotto Workday. Quando è scoppiata la pandemia, non sapevamo solo il paese in cui era dislocato ciascun dipendente, ma anche l'ufficio e il piano. Adesso usiamo Workday per monitorare gli abbandoni e i congedi di un anno, un dato fondamentale per i nostri report sugli FTE".
Se non avessimo avuto Workday quando è arrivato il COVID, non avremmo avuto l'agilità necessaria per dare ai dirigenti i dati di cui avevano bisogno per prendere decisioni repentine sulla forza lavoro.
Head of Reward, Policy and HRIS