Distribuzione, precisione e sicurezza. Per McKinstry, queste massime di gestione finanziaria erano ardue da mettere in pratica utilizzando 50 fogli Excel per tutta l'azienda. L'operatore professionale di architettura e ingegneria con sede a Seattle si è reso conto di dover migliorare il processo di pianificazione del budget, e Workday Adaptive Planning offriva un modo migliore di gestire la performance finanziaria. Grazie all'automazione, all'accessibilità dei dati e ai dashboard, McKinstry ha risparmiato ore di lavoro manuale sui fogli di calcolo, riducendo il tempo di pianificazione del budget del 65%. Ora il team Finance di McKinstry dedica il suo tempo e le sue energie non più a consolidare e correggere formule, bensì ad analizzare i dati.
L'implementazione è filata liscia come l'olio. Il team dei servizi professionali ha sempre saputo implementare le specifiche richieste di McKinstry grazie alla flessibilità dell'applicazione.
Senior Finance Analyst
Introduzione
Fondata nel 1960, McKinstry è un operatore professionale che si occupa di tutta la filiera dell'edilizia, dalla progettazione alla costruzione e dalla gestione alla manutenzione (settore Design, Build, Operate and Maintain, DBOM). Conta oltre 900 dipendenti a tempo pieno e 900 dipendenti iscritti ai sindacati. Attraverso la sua sede di Seattle e 18 uffici regionali, lo staff di professionisti e artigiani di McKinstry offre consulenza e servizi di progettazione, costruzione, efficientamento e gestione di immobili. Ha un fatturato annuo di 500 milioni di dollari.
La sfida:
McKinstry operava in un ambiente costituito da 40-50 fogli di calcolo che circolavano in azienda contemporaneamente. Effettuare anche un semplice aggiornamento era arduo, gli utenti apportavano modifiche (comprese modifiche alle formule) e non c'era una posizione centralizzata in cui reperire il budget. In più, mancavano controlli sulla privacy ed era possibile accedere ai dati sensibili anche al personale esterno al team Finance.
Mike Shannon, Senior Finance Analyst presso McKinstry, spiega: "Il nostro obiettivo principale era migliorare la pianificazione del budget a livello aziendale. Ci serviva un'applicazione che potesse recepire agevolmente la nostra contabilità generale. E poi, volevano poter formulare previsioni basate sui dati effettivi che fossero più limpide di quelle prodotte dai nostri fogli di calcolo".
La soluzione:
Il responsabile IT di McKinstry ha scoperto Workday Adaptive Planning in occasione di un seminario. La soluzione soddisfaceva i criteri individuati da McKinstry per il miglioramento del processo. L'applicazione, infatti, era basata su Web e gli utenti di tutte le sedi regionali potevano accedervi da qualsiasi luogo. Il Finance poteva gestire e controllare formule e ipotesi all'interno dello strumento. E da ultimo, Workday Adaptive Planning era facilmente in grado di recepire la contabilità generale esistente, normalizzare i dati storici e supportare la formulazione di previsioni.
“Gli utenti apprezzano l'applicazione, perché il modello è stato pensato per consentirle di eseguire i calcoli e aggregare tutti i dati. In più, i manager possono accedere ai dati ovunque si trovino e perfino lavorare al budget quando sono in ferie".
Continua Shannon: "Una volta scelto Workday Adaptive Planning, l'implementazione è filata liscia come l'olio. Il team dei servizi professionali è stato sempre interattivo e ha sempre saputo implementare le specifiche richieste di McKinstry grazie alla flessibilità dell'applicazione. Abbiamo distribuito Workday nei tempi previsti a 58 utenti dell'azienda".
I risultati
Con l'attivazione di Workday Adaptive Planning, il team Finance ha tagliato i tempi di pianificazione del budget del 65%. Ha inoltre eliminato le ore di lavoro manuale sui fogli di calcolo che prima erano necessarie per redigere i report da presentare al CdA. Ora tutti i 12 dirigenti esecutivi hanno accesso al dashboard di Workday Adaptive Planning dalla loro pagina iniziale e possono avere ogni giorno il quadro dell'azienda, vedere le istantanee e passare in rassegna i reparti per vedere quali sono in linea con gli obiettivi di fatturato e quali no.
"Il feedback degli utenti è stato entusiastico", dichiara Shannon. "Gli utenti apprezzano l'applicazione perché il modello è stato pensato in modo che tutto sia già preimpostato e l’utente debba solo inserire i dati, lasciando all’applicazione il compito di eseguire i calcoli e aggregare i dati. In più, i manager possono accedere ai dati ovunque si trovino e perfino lavorare al budget quando sono in ferie". Ora il team Finance passa meno tempo a consolidare il budget e correggere le formule e più tempo ad analizzare i dati. Non solo, ma ora che la reportistica è stata automatizzata, il team dedica 10 ore in meno al mese alla preparazione dei report mensili.
Il nostro obiettivo principale era migliorare la pianificazione del budget a livello aziendale. Ci serviva un'applicazione che potesse recepire agevolmente la nostra contabilità generale.
Senior Finance Analyst