University of Minnesota Physicians (M Physicians) è una clinica universitaria polispecialistica con sede a Minneapolis. Qualche anno fa il polo sanitario si è reso conto che il suo sistema di gestione della formazione complicava le cose anziché semplificarle.
Rimuovere gli ostacoli alla formazione
Il personale sanitario e amministrativo non era in grado di vedere agevolmente i corsi che doveva seguire, né di effettuare le iscrizioni senza difficoltà. Tutti i corsi dovevano essere predisposti da un team di formazione composto da quattro persone, che era oberato dalle richieste e aveva un mese di arretrati da sbrigare.
Ci volevano tempi lunghi per individuare i destinatari della formazione, assegnare un corso e compilare i report e restavano poche risorse disponibili per creare contenuti di qualità e accattivanti.
Ora il personale ha accesso a tutti i contenuti richiesti per la formazione e l'acquisizione di competenze in un unico luogo, Workday Learning.
HRIS/Workday Operations
Una gestione macchinosa della conformità
In qualità di istituto medico, M Physicians deve attenersi a disposizioni severe in tema di formazione. Prima di Workday, i formatori non avevano modo di monitorare le presenze e i manager non potevano vedere prontamente quali corsi avesse frequentato ciascun dipendente. Il team di formazione doveva acquisire manualmente i dati dai dipendenti via e-mail e inserirli in un foglio di calcolo, impiegando almeno quattro ore per ciascun report. Poi inviava ai dipendenti e-mail di promemoria per ricordare loro di completare i corsi assegnati.
"Ci serviva un modo per consentire ai dipendenti di creare e pubblicare autonomamente contenuti e ai manager di accedere facilmente ai report e monitorare la conformità in tempo reale", spiega Brad Aleman, partner per la formazione di M Physicians.
Un nuovo modo di apprendere
Workday Learning fornisce a dipendenti e manager di M Physicians un accesso sicuro a tutti i contenuti formativi per mezzo della stessa interfaccia di cui si servono altre applicazioni Workday. Basta un unico login e l'utente ha a accesso a tutto, dall'onboarding dei nuovi assunti all'iscrizione ai benefit, dalla conformità alla formazione manageriale.
In più, Workday Extended Enterprise for Learning consente a M Physicians di assegnare i medesimi contenuti formativi non solo ai dipendenti interni, ma anche a enti e aziende partner. Una funzionalità che va a vantaggio di una formazione coerente e crea una gestione più semplice per gli amministratori dei corsi.
La possibilità di escludere le persone dalle campagne in Workday Learning ha rappresentato un enorme vantaggio per noi.
Lead Learning Business Partner
Più autonomia per gli amministratori della formazione
Con le campagne di Workday, il piccolo team di formazione riesce ad assegnare corsi a tutti i 3500 dipendenti della clinica. Gli amministratori sono in grado di definire i destinatari e fornire i requisiti, i contenuti e i promemoria basandosi su dati dettagliati già presenti in Workday. Il sistema può assegnare facilmente i corsi agli utenti target escludendo contestualmente chi li ha già seguiti o chi non ha bisogno di seguirli.
"Prima ricevevamo segnalazioni anche da 100 persone a cui erano state inviate notifiche per corsi che non dovevano seguire", racconta Jason Holmes, Lead Learning Business Partner per M Physicians. “La possibilità di escludere le persone dalle campagne in Workday Learning ha rappresentato un enorme vantaggio.”
Ciascun dipendente dispone di una dashboard in Workday Learning che riporta i corsi da seguire, a cui può iscriversi con un clic. In più, la dashboard mette in evidenza i corsi consigliati, i contenuti proposti in base al ruolo o agli interessi e molto altro. I manager possono in ogni momento generare report aggiornati sulla formazione seguita e non seguita dai dipendenti attraverso la dashboard per la conformità.
Workday Learning è dotato inoltre di integrazioni standard con fornitori terzi di contenuti quali LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor e YouTube. In questo modo si ampliano i contenuti disponibili all'interno di Workday e si riducono i laboriosi interventi di integrazione da effettuare da parte degli amministratori.
Facciamo uso delle funzionalità di sicurezza in Workday più di tante altre aziende e organizzazioni.
HRIS/Workday Operations
Le PMI subentrano nella creazione di contenuti
Grazie agli strumenti intuitivi di gestione dei contenuti e alla solida sicurezza, le PMI possono facilmente creare e pubblicare materiali peer-to-peer in Workday, semplificando e velocizzando la messa a punto dei corsi. Le procedure di approvazione sono configurabili e garantiscono la qualità e la correttezza dei contenuti senza necessità di intervento da parte del team Formazione.
"Facciamo ampio uso delle funzionalità di sicurezza in Workday”, afferma Lisa Umerley, addetta HRIS/Workday Operations presso
M Physicians. "Non ci sono solo i ruoli predefiniti di amministratore della formazione; ci sono anche tutti i ruoli di amministratore, partner e coordinatore a cui consentiamo di effettuare transazioni all'interno del sistema."
I corsi completati sono passati al 98% in 30 giorni
Dopo soli 30 giorni dal lancio, il team di formazione ha registrato un tasso di completamento dei corsi del 98% per la formazione HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) 2019. Le ragioni di questo successo sono da attribuirsi, secondo il team, ai promemoria automatizzati, al monitoraggio mediante dashboard della conformità, alla messaggistica personalizzata e alla facilità di iscriversi ai corsi, tutte funzioni garantite da Workday Learning. Prima di adottare l'applicazione, il tasso di completamento dei corsi di M Physicians era pari ad appena l'80% nello stesso arco temporale.
Abilitazioni e certificazioni del personale vengono caricate automaticamente in Workday. Su questa base vengono generati gli avvisi e gli elenchi dei destinatari per le campagne, che vengono usati per notificare ai dipendenti i corsi da seguire nell'ambito di una data certificazione. Ora per creare un report sulla formazione portata a termine ci vogliono solo 20 minuti, invece delle quattro ore precedenti.
Adesso registro i seminari di programmazione dal vivo e li carico su Workday in modo che i colleghi possano controllarli quando hanno tempo.
Senior Billing Manager
Un nuovo impulso alla formazione peer-to-peer
Workday Learning ha dato nuovo impulso alla creazione di contenuti formativi tra colleghi. I primari possono registrare i seminari tenuti dagli specialisti e caricarli su Workday a beneficio di chi non ha potuto presenziare. Lo stesso vale per le PMI amministrative.
"Una volta tenevo dei seminari informali di persona, a cui assistevano molti programmatori via Skype," spiega Cara Detlefsen, Senior Billing Manager. "Adesso registro i seminari di programmazione dal vivo e li carico su Workday in modo che i colleghi possano controllarli quando hanno tempo." Decentralizzare la pubblicazione di contenuti peer-to-peer ha ridotto i tempi di realizzazione da un mese ad appena un giorno.
Con l'aiuto di Workday siamo passati a un format per l'apprendimento richiesto mensile che consente ai dipendenti di fruire dei contenuti in piccole dosi.
HRIS/Workday Operations
Formazione accessibile ovunque e in ogni momento
I cambiamenti rapidi dell'ambiente clinico rendono necessario fornire velocemente nuova formazione al personale. Il personale medico si sposta di continuo da un paziente all'altro, per cui usa i dispositivi mobili più del computer. Con Workday Learning, i dipendenti possono accedere a contenuti e corsi da un dispositivo mobile ovunque si trovino.
"Con l'aiuto di Workday siamo passati a un format per l'apprendimento richiesto mensile che consente ai dipendenti di fruire dei contenuti in piccole dosi, un argomento alla volta, in pillole per lo più di 10-30 minuti", spiega Umerley. "Ora il personale ha accesso a tutti i contenuti richiesti per la formazione e l'acquisizione di competenze in un'unica interfaccia tramite Workday Learning."