EQ (ex Equiniti) offre un portfolio di servizi finanziari che comprende la gestione dei registri degli azionisti e dei regimi pensionistici per 30 milioni di clienti in 3000 aziende. EQ contribuisce ogni anno a realizzare un gran numero di transazioni finanziarie del valore pari a molti miliardi di sterline.
La sua forte crescita a livello globale ha avuto come conseguenza la frammentazione dei dati di Finance, HR e gestione paghe su una serie di sistemi obsoleti. La necessità di poter fare affidamento su una soluzione agile si è resa pressante nel momento in cui EQ ha acquisito un'azienda scorporata da un gruppo molto grande. L'operazione prevedeva che nel giro di 16 settimane venisse implementato un nuovo sistema Finance e HR. EQ ha dovuto pertanto individuare rapidamente le applicazioni più adatte e implementarle nell'azienda acquisita, in attesa di applicarle su larga scala.
Un quadro unificato e affidabile per transazioni e personale
EQ aveva la necessità di riunire i dati in un unico sistema in modo da poterli tracciare e consultare in qualsiasi momento. L'azienda deve prendere velocemente decisioni senza contravvenire ai regolamenti finanziari. Per affrontare queste sfide ha scelto Workday Financial Management e Workday Human Capital Management, applicazioni che consentono di avere un quadro unificato e affidabile dei dati grazie al quale migliorare la reportistica, i processi decisionali e la pianificazione.
Inoltre EQ non disponeva di strutture di dati standardizzate e si affidava a fogli di calcolo che spesso contenevano discrepanze; non c'era un modo semplice per aggiornare o aggregare i dati, né tanto meno per riconciliare le differenze. Grazie a Workday, EQ può dedicarsi all'erogazione di servizi più complessi e a consulenze di supporto decisionale per i clienti utilizzando informazioni facilmente accessibili per tutti i team.
L'azienda voleva inoltre fare previsioni più accurate e pianificare con maggiori certezze. Con Workday Adaptive Planning, chi si occupa delle strategie aziendali può creare scenari e uniformare i piani della forza lavoro di tutte le unità operative a livello internazionale; il fatto che si tratti di unità complesse, eterogenee e in crescita non è un problema. Jon Millam, Director, Group Financial Planning and Analysis, spiega: "Con Workday possiamo formulare previsioni nella valuta locale e poi consolidarle a livello aziendale, ricavando così i dati giusti su cui basare la pianificazione. I nostri sistemi preesistenti per la contabilità generale e quelli eterogenei per la gestione paghe non ce lo permettevano."
Vantaggi
Workday fornisce a EQ un quadro unico e coerente dei dati di Finance, HR e gestione paghe che consente di utilizzare le risorse in modo più efficace e di fare previsioni più accurate. Queste funzionalità coprono dalla pianificazione della forza lavoro alla capacità di rilevare skill e competenze specifiche presenti in azienda. Questo aspetto è stato particolarmente importante in relazione all'improvviso passaggio allo smart working causato dalla pandemia di COVID-19, che ha coinvolto oltre 5000 dipendenti in cinque paesi.
La nostra azienda è come un mini-conglomerato con molte identità diverse. Workday ci aiuta a semplificare i processi e a gestire il nostro business attraverso dati e workflow più standardizzati.
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Flessibilità e agilità
EQ ha scelto Workday prevalentemente per l'agilità che offre e che è stata ampiamente dimostrata durante l'emergenza COVID-19. L'azienda ha implementato a livello globale Workday Financial Management e Workday Human Capital Management durante la pandemia ed è stata in grado di chiudere i bilanci da remoto per la prima volta, gestire il processo di gestione paghe e utilizzare Workday Prism Analytics per portare alla luce importanti insight.
EQ si è infatti servita di Workday Prism Analytics perché si è trovata nella necessità di interrogare da remoto grandi e complessi set di dati, infatti il fabbisogno di insight nelle prime settimane della pandemia di COVIDE-19 è stato superiore a quello dei 18 mesi precedenti. "Non solo ne avevamo necessità", dichiara Robert Bloor, Group Financial Controller, "ma disporre dei dati necessari con cui interagire ci ha anche consentito di usarli in maniera più creativa a sostegno dei processi decisionali".
Si può seguire il percorso di una transazione partendo da un individuo, passando per la gestione paghe e arrivando a una registrazione finanziaria. Tutte queste informazioni sono visibili come un corpus unico invece che come una serie di transazioni in qualche modo collegate fra loro.
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Maggiore chiarezza sulla forza lavoro
EQ non disponeva di un sistema aziendale centralizzato per HR e questo rendeva difficile perfino rispondere a semplici domande sul numero di dipendenti assegnati a una divisione e sulle loro competenze. La generazione di report poteva richiedere anche settimane. Ora, grazie a Workday, le informazioni sono immediatamente disponibili e i manager sono in grado di prendere decisioni migliori sul personale e assegnare le risorse in modo molto più strategico.
"Workday ha dato all'azienda un notevole livello di controllo e trasparenza, oltre alla capacità di prendere decisioni informate", dichiara Steve Bush, Director of People Operations and Projects. "Per esempio, sapere dove risiedono i dipendenti durante la pandemia di COVID-19 ci permette di prendere decisioni migliori su dove assegnarli".
Pianificare il futuro
Guardare al futuro già da oggi è più facile con Workday Adaptive Planning. EQ può pianificare in modo più completo e continuo, i decision-maker possono essere certi che le previsioni sono basate su informazioni accurate. In passato, gli addetti alla pianificazione avevano difficoltà a modificare le previsioni e a consolidare una previsione locale a livello del gruppo, compito che Workday Adaptive Planning ha reso semplice.
Secondo il Transformation Director Ed Watson, ora rispondere alle domande sulla strategia aziendale è più semplice: "Da quando usiamo Workday, abbiamo visto concretamente i vantaggi del lasciarci alle spalle la frammentazione di oltre una dozzina di diversi sistemi per la registrazione delle presenze e una piattaforma di contabilità separata".
"Vedere il quadro completo sta diventando una realtà e non solo un'aspirazione irraggiungibile", aggiunge Watson. "Grazie a Workday, disponiamo di una fonte unica di dati tempestivi, affidabili e accurati che possiamo sfruttare per creare tutti i report che ci servono per supportare processi decisionali efficaci con cui far crescere la nostra attività."
Abbiamo bisogno di essere dinamici e di avere informazioni sempre aggiornate che ci consentano di orientarci tra dati incredibilmente complessi. Workday ci aiuta a tradurre questi dati in insight utili per guidare le nostre scelte di investimento.
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