La Flinders University si avvaleva di un insieme eterogeneo di gestionali legacy per Finance e HR, composto da un sistema per la gestione paghe e da una serie di sistemi e applicazioni messi insieme alla bell'e meglio. I processi manuali erano tanti e complessi, la creazione di report lunga e laboriosa e, di conseguenza, l'employee experience poco allettante. Peggio ancora: l'ateneo non aveva il polso dell’organico e doveva fare i conti con errori e problemi di integrità dei dati. I manager, dal canto loro, erano troppo assorbiti da attività amministrative. L'istituto aveva urgente bisogno di un gestionale HR moderno che fosse cloud-native.
Workday è costruita sulla base di una grande esperienza pregressa. È una piattaforma unificata che offre un'esperienza utente fluida. È una soluzione che ti consente di usare i software sul lavoro proprio come se fossi a casa tua.
Chief Information Officer
Elevata soddisfazione e ottimo rapporto di collaborazione
La Flinders ha scelto Workday dopo aver testato i prodotti di fornitori selezionati in modalità sandpit su un focus group di utenti. Il Chief Information Officer Kerrie Campbell spiega: "Non stavamo testando solo i prodotti, ma anche il rapporto con i fornitori. Volevamo capire che comportamento avrebbero tenuto nel bel mezzo di un progetto. Quello che è emerso è che Workday ha molto a cuore il tasso di soddisfazione del 98% dei suoi clienti. Questo era evidente sia nel test sandpit sia in un altro test del rapporto col fornitore che abbiamo condotto durante l'integrazione. L'intero team ha fatto i salti mortali per aiutarci a superare questa fase davvero difficile per noi".
Un altro aspetto che la Flinders ha apprezzato è la natura di vero Software as a Service (SaaS) di Workday. Continua Campbell: "Ci sono venditori che dicono di essere SaaS quando in realtà si tratta di un thick client che è stato convertito in un thin client. Workday invece è un vero servizio cloud-native".
Processi snelli e universali
La Flinders ha colto l'occasione per razionalizzare e automatizzare i processi aziendali, migliorando la fruibilità ed eliminando quelle attività amministrative lunghe e laboriose. Campbell afferma: "Dei nostri 93 nuovi processi aziendali, 90 richiedevano non più di due clic. Gli altri tre, che ne richiedevano tre, erano processi finanziari. Per cui c'è stato senz'altro un bell'alleggerimento".
Il personale dell'ateneo era abituato a processi tediosi in cui occorreva compilare i moduli a mano e inviarli via fax al reparto di competenza. Dopo l'implementazione di Workday, non c'era più bisogno di tutto questo e sono spariti nel nulla 25 moduli superflui. Il team di progetto si è anche sbarazzato di ben 14 applicazioni inerenti solo alla gestione paghe.
Workday ci consente di preservare meglio l'integrità dei dati sulla forza lavoro, oltre che di gestirli e sfruttarli in maniera più efficace. Ci aprirà anche nuove possibilità, tra cui nuove modifiche al parco tecnologico che sono previste per i prossimi mesi.
Chief Information Officer
L’HR assume un ruolo più strategico
Per Campbell uno dei maggiori vantaggi sta nel fatto che il personale può impiegare il tempo risparmiato grazie a Workday in attività più significative: "Adesso i dipendenti hanno un unico posto in cui reperire le informazioni, per cui si trovano assai agevolati nel loro lavoro. Ora dispongono di notevole tempo libero da dedicare a mansioni di livello più elevato. Le loro attività si sono spostate verso l'alto lungo la catena del valore, ossia non passano più documenti, ma forniscono un contributo più importante all'istituto.”
Entusiasmo per la digital transformation
Campbell è molto soddisfatta della reazione del personale dell'ateneo davanti all'adozione di Workday. I dipendenti ora vedono la digital transformation in una luce positiva. Spiega la CIO: "Con l'adozione di Workday siamo riusciti a cambiare la mentalità del personale. Siamo passati da una psicologia legacy a una piattaforma di ultima generazione e adesso i collaboratori hanno aspettative più elevate anche nei confronti degli altri gestionali. Continuano a ripetere: 'Perché non può funzionare come Workday?' È un fatto positivo, perché significa che ci hanno seguito nel nostro percorso. Workday ha aperto la strada all'implementazione di altri prodotti."
Abbiamo deciso di passare a Workday anche se ci trovavamo in una fase di crisi, perché l'adozione di Workday aveva una valenza profondamente trasformativa per la Flinders.
Chief Information Officer