CORT, un rivenditore di mobili a noleggio, sapeva di poter fare meglio. L’accorpamento dei fogli di calcolo di 50 distretti operativi in un report a livello aziendale richiedeva sei mesi. Il risultato? Un budget irrilevante e non aggiornato. Dopo la migrazione a Workday Adaptive Planning, CORT è stata in grado di ridurre il processo di reportistica aziendale di tre mesi. La piattaforma cloud ha migliorato le previsioni dell’80%, supportando 400 collaboratori nel processo di reportistica. Con la modernizzazione delle capacità di gestione della performance finanziaria, CORT ha potuto implementare le previsioni mensili per migliorare la reportistica e l’analisi.
Workday Adaptive Planning era l’unica soluzione che aveva senso e che offriva la possibilità di compiere un enorme passo in avanti in termini di funzionalità, senza stravolgere troppo il lavoro di ciascuno.
Chief Financial Officer
Sfide
- Processo di budgeting impegnativo che richiedeva sei mesi
- Fogli di calcolo separati per 50 distretti operativi
- Enorme quantità di tempo richiesta per il roll-up e il consolidamento dei dati
- Mancanza di controllo sulla versione
Risultati
- Dimezzamento dei tempi richiesti per il processo di budgeting
- Soluzione distribuita a 400 collaboratori in tutta l’azienda
- Riduzione del tempo impiegato per le previsioni dell’80%
- Risoluzione dei problemi di versione e definizione di una singola fonte di informazioni per l’azienda
Introduzione
CORT Business Services (CORT), una società della Berkshire Hathaway, è il principale fornitore di servizi legati a trasferimento e affitto negli Stati Uniti. Con più di 2200 dipendenti in 42 stati, CORT ha avuto come clienti oltre l’80% delle aziende della Fortune 500. Ha inoltre stabilito una rete globale di partner commerciali che forniscono soluzioni in quasi 70 paesi in tutto il mondo. CORT genera 350 milioni di dollari di entrate annuali da diverse linee di business. L’azienda è strutturata in sette dipartimenti: beni immobiliari, HR, Finance, contabilità nazionale, articoli per la casa, servizi per il trasferimento, marketing e merchandising. Dispone inoltre di una filiale nel Regno Unito.
La sfida:
Tutti i 50 distretti operativi di CORT hanno un proprio processo di budgeting, il che richiedeva al team Finance di accorpare un gran numero di fogli di calcolo separati. Per ognuno di questi fogli di calcolo doveva poi essere fatto il roll up a livello regionale e aziendale alla fine del ciclo del budget. C’è voluta un’enorme quantità di tempo per consolidare le informazioni, rivedere le formule e assicurarsi che non ci fossero errori nei fogli di calcolo. Il controllo delle versioni era difficile e a volte non era chiaro capire quale fosse l’ultima versione presentata e approvata.
“Il sistema era basato su Excel ed era incredibilmente lungo”, ricorda Deborah Lansford, CFO, CORT. “Il nostro controller aggiornava le pianificazioni fatte su Excel, le inviava e sperava che nessuno apportasse modifiche alle ipotesi o alle formule. Ma inevitabilmente si verificavano errori. Dovevamo quindi avviare il processo di budgeting molto presto in modo da poter finire di raccogliere gli input entro il mese di agosto, consolidare le informazioni e rivederle per alcuni mesi, prima di finalizzare il budget entro la fine dell’anno. Il risultato era un budget obsoleto che non era più rilevante né accurato.”.
La soluzione:
Per migliorare i processi di budgeting, previsione e reportistica, il gruppo finanziario ha cercato di investire in una soluzione di gestione delle performance aziendali che permettesse di accelerare in modo sostanziale i suoi processi e fornisse informazioni più accurate e immediate.
“Volevamo fare un cambiamento, ma non volevamo qualcosa di difficile da imparare. Tutto ciò che abbiamo valutato era troppo impegnativo, troppo dispendioso in termini di tempo o di costi o semplicemente ‘troppo’ per un’azienda delle nostre dimensioni”, ricorda Lansford.
Dopo aver valutato diversi fornitori, Workday Adaptive Planning si è distinta per la sua capacità di formare rapidamente gli utenti, di sfruttare la somiglianza con il ben noto Excel e di eliminare i problemi di controllo della versione e gli errori delle formule. Workday Adaptive Planning non ha richiesto un grande investimento monetario, non ha richiesto un supporto IT e ha consentito un roll-up senza intoppi dei dati dai livelli di distretto e divisione fino al piano aziendale complessivo.
Workday Adaptive Planning era l’unica soluzione che aveva senso e che offriva la possibilità di compiere un enorme passo in avanti in termini di funzionalità, senza stravolgere troppo il lavoro di ciascuno. “Un grande punto di forza di Workday Adaptive Planning è che non sono necessarie risorse IT interne per realizzare il progetto di pianificazione del budget. Le nostre risorse IT sono meglio impiegate per altri obiettivi aziendali”.
I risultati
CORT ha lavorato con un partner locale con sede in Virginia per implementare Workday Adaptive Planning e costruire il proprio modello. CORT ha condotto il suo primo processo di budgeting utilizzando Workday Adaptive Planning e concedendo l’accesso all’applicazione a oltre 400 collaboratori. Il processo ha richiesto meno di 3 mesi, meno della metà del tempo che richiedeva originariamente. Inoltre, il processo è stato standardizzato mediante l’integrazione di ipotesi comuni e formule standard nel modello, eliminando così qualsiasi errore nel budget.
“Con Workday Adaptive Planning possiamo rinviare il processo di pianificazione del budget alla fine dell’anno ed essere sicuri di finirlo in tempo. Inoltre, abbiamo una migliore visibilità del quadro finanziario dell’operazione e un budget più accurato”, dice Lansford. “Abbiamo ottenuto esattamente quello che cercavamo per rendere il nostro processo di budgeting molto meno sfiancante, e senza spendere una fortuna.”
Poiché ora il team Finance ha la capacità di aggiornare i piani molto più rapidamente e facilmente, utilizza Workday Adaptive Planning anche come strumento per le previsioni mensili. La previsione ora consiste in un semplice processo di revisione della durata di un giorno, molto più efficiente ed efficace del processo precedente. La funzionalità multidimensionale del cube sheet dell’applicazione permette una visualizzazione rapida e “a colpo d’occhio” di assunzioni fondamentali come il numero di unità affittate a un determinato valore in dollari tra tutti i centri. Inoltre, Workday Adaptive Planning ha permesso di caricare in modo coerente le previsioni nel loro sistema ERP per migliorare la reportistica e l’analisi.
“Per chiunque dipenda ancora dai fogli di calcolo Excel per il budgeting aziendale, Workday Adaptive Planning rappresenta la transizione facile e intelligente verso una moderna applicazione basata sul web”, conferma Lansford.
Abbiamo una migliore visibilità delle finanze e un budget più accurato. “Abbiamo ottenuto esattamente quello che volevamo: rendere il nostro processo di pianificazione del budget meno sfiancante, senza spendere una fortuna.”
Chief Financial Officer