I college e gli atenei ci tengono alla propria unicità. Ogni istituto è un mondo a sé, costituito da scuole e unità operative aventi ciascuna le proprie caratteristiche. Ma un elemento che le accomuna tutte è il desiderio di efficienza, soprattutto in questi tempi caratterizzati da una carenza delle risorse. Come conciliare le esigenze di decentramento di un'università con quelle di operare in modo più efficiente?
Per la Cornell University, la risposta sono le soluzioni Workday Human Capital Management e Workday Payroll.
"Siamo uno dei maggiori atenei di ricerca privati del paese, con sette college nel campus di Ithaca che offrono lauree di primo livello e tre college professionali", spiega Mary Opperman, vicepresidente di Human Resources and Safety Services.
"Non funzioniamo come un'azienda. Da noi l'innovazione scaturisce dal personale docente e di ricerca e dalle collaborazioni che si instaurano tra discipline diverse. Ci servono gestionali che tengano conto di questo, che possano adattarsi molto in fretta e che non ostacolino le iniziative di docenti e ricercatori", afferma. Le funzioni amministrative andavano semplificate in modo da liberare risorse da impiegare nella realizzazione delle missioni fondamentali dell'istituto.
Opperman continua: "Abbiamo un'organizzazione molto decentrata e sappiamo che ognuno fa le cose a modo suo per ottime ragioni. Ci serve un grado di flessibilità che sia all'altezza della nostra missione accademica. E Workday ce lo garantisce."
Abbiamo un'organizzazione molto decentrata e sappiamo che ognuno fa le cose a modo suo per ottime ragioni. Ci serve un grado di flessibilità che sia all'altezza della nostra missione accademica. E Workday ce lo garantisce.
Vice President of Human Resources and Safety Services
Costruire il futuro con Workday
La decisione di adottare Workday si inseriva nel progetto "Reimagining Cornell", di respiro più ampio, volto a guardare all'università e alle sue funzioni amministrative sotto una nuova luce. L'iniziativa verteva su due priorità: assicurarsi che l’istituto stesse facendo il possibile per semplificare al massimo la gestione amministrativa e ottimizzare le risorse, umane e non, nell'ottica di realizzare gli obiettivi a lungo termine a livello accademico, didattico, della ricerca e dei servizi. La revisione delle attività amministrative è stata condotta da un team lungimirante guidato dal preside di scienze informatiche. Tra gli aspetti messi in luce è emerso il ricorso al cloud per i gestionali amministrativi.
Opperman spiega: "Workday era la soluzione ideale per noi, per il nostro modo di operare". Adesso dipendenti e manager della Cornell possono effettuare da soli le proprie transazioni di routine, col risultato di ridurre i costi di transazione per il team HR e metterlo in grado di dedicare più risorse ad attività di valore strategico. E dal momento che l'interfaccia utente di Workday è ultra-intuitiva, i dipendenti non hanno difficoltà a usarla. Opperman aggiunge: "I capidipartimento delle varie aree disciplinari hanno esaminato la versione desktop e dicono che è altamente intuitiva".
Workday Payroll aumenta l'efficienza
Integrare la gestione paghe nel gestionale HR ha procurato enormi vantaggi alla Cornell. Opperman spiega: "Sono molti gli aspetti dell'istruzione universitaria che viaggiano a ritmi serrati. Il dinamismo della forza lavoro può non essere immediatamente evidente. Nel nostro ambito disciplinare, per esempio, quando incombe una scadenza relativa a un grosso premio per la ricerca dobbiamo assumere gente molto in fretta. È essenziale che i sistemi comunichino tra loro per consentirci di avviare le attività in tempi strettissimi-"
Opperman continua: "Abbiamo deciso in anticipo che qualsiasi modifica al gestionale paghe dell’HR sarebbe stata approvata dalla nostra comunità. Modificare il sistema è una decisione non da poco e se decidiamo di farlo, lo facciamo tutti insieme." L'ateneo ha chiesto a capireparto, top manager dei college, personale IT, addetti gestione paghe e dipendenti essenziali delle risorse umane di esaminare il sistema. Il risultato? "Ne siamo tutti entusiasti", dichiara Opperman.
Uguali nella diversità
Con Workday la Cornell sarà in grado di automatizzare i processi di approvazione e nel contempo renderli su misura per singoli college e unità operative. "Questa caratteristica è un grossissimo punto a favore di Workday per noi", dichiara Opperman. "In questo periodo stiamo lavorando molto sui processi aziendali per adottare tutti le stesse prassi ove possiamo, perché è la soluzione più efficiente. Laddove invece ha senso che college e università abbiano processi o procedure di approvazione diversi, il sistema ci consente di farlo", aggiunge.
"Workday ci permette di fare molte cose a livello di risorse umane che prima non potevamo fare", continua Opperman. "Uno dei vantaggi maggiori è che possiamo progredire più in fretta, senza dover effettuare upgrade lunghi e laboriosi." Workday consente all'istituto di decidere quali funzioni attivare a ogni aggiornamento.
"È un sistema molto efficiente anche dal punto di vista delle nostre possibilità di acquistarlo e utilizzarlo", spiega. I bassi costi di manutenzione e la semplicità di Workday sono stati per la Cornell fattori determinanti nella decisione di acquisto.