Abbattere le barriere tra i dati per abbattere quelle tra le persone

La missione di Duet è "Sviluppa, unisci, legittima, insieme". Ed è evidente che il personale di questo ente non-profit basato sul territorio, nato per sostenere bambini e adulti con disabilità intellettive e dello sviluppo, incarna alla perfezione questi valori. Duet fu fondata nel 1968 grazie a un movimento locale costituito da persone con disabilità, dalle loro famiglie e da cittadini sensibili al tema. Si tratta del primo fornitore statunitense di servizi per disabilità dello sviluppo basato sul territorio. Duet offre alloggio e assistenza diurna, sostegno nella ricerca di un lavoro e accompagnamento al lavoro, attività di sensibilizzazione del territorio, servizi di salute mentale e non solo. Le opportunità di lavoro sono fornite con l'ausilio di tre imprese: un'azienda di riciclaggio, una bottega antiquaria specializzata in mobili rifiniti e una segheria che fabbrica pali per aziende edili e geometri. In più, Duet collabora con altre aziende per offrire opportunità di lavoro nelle sue sedi di assistenza diurna. Tutto questo significa che chi usufruisce dei servizi di Duet ha sempre l'opportunità di guadagnarsi uno stipendio. E, inoltre, il fatturato delle singole imprese va ad aggiungersi ai finanziamenti che Duet riceve dallo stato del Nebraska e ad altre sovvenzioni.

Una realtà apripista tranne che a livello informatico

Secondo Deputy Director Sarah Graham, l'approccio di Duet ha rappresentato una vera e propria rivoluzione. Ha aiutato i disabili a uscire dagli istituti, a ritrovare l'indipendenza e la fiducia in sé stessi e a poter vivere, lavorare e giocare nella loro comunità. Graham afferma: “In quanto prima realtà degli USA a fornire servizi sul territorio, avevamo un ruolo da apripista. Ma nei nostri processi quotidiani non eravamo al passo con i tempi." L’Executive Director precedente di Duet è andato in pensione del 2017 dopo 40 anni di servizio. All'epoca l'ente aveva appena 50 computer per 700 dipendenti. Il risultato? Processi e flussi di lavoro erano per lo più manuali e cartacei. Racconta Graham: "A volte un foglio di carta passava per le mani di almeno 10 persone". Ciò rendeva tutto difficile e dispendioso in termini di tempo, che si trattasse di pagare le bollette e gli stipendi dei dipendenti dell’ente o di fornire servizi di assistenza. La separazione tra i vari gestionali non aiutava di certo. Graham spiega: "I nostri team Finance, HR e gestione paghe sono già piccoli di per sé, ma devono supportare altri 200 dipendenti di aziende nostre affiliate. Avevamo tre diversi gruppi di persone che immettevano gli stessi dati nei sistemi per tre volte. Era un processo a dir poco ridondante."

Ammodernare il parco informatico e automatizzare i processi

Quando Debbie Herbel è subentrata come nuovo Executive Director di Duet, l'ente ha proceduto ad ammodernare il parco IT e ad automatizzare i processi e i flussi di lavoro. Racconta Graham: "Abbiamo valutato parecchie offerte di software, ma più andavamo a fondo della questione e più capivamo che era Workday la piattaforma che ci serviva. Abbiamo deciso di implementare tutte le nuove soluzioni Workday contemporaneamente e nel far ciò ci siamo avvalsi del partner di Workday Avaap, che ci ha accompagnato passo passo lungo il percorso." Passare dai flussi di lavoro cartacei a quelli digitali non è stato facile per il personale di Duet. "Come accade spesso negli enti non-profit, il nostro personale è variegato. La maggior parte di loro è con noi da decenni e non ha mai utilizzato la tecnologia per lavorare", spiega Graham. "Abbiamo avuto una curva di apprendimento ripida per il personale, ma il design intuitivo di Workday ha accelerato l'adozione. Il tempo che risparmiamo grazie a Workday lo usiamo per migliorare la qualità del servizio." Workday ha anche unificato i sistemi Finance, HR e gestione paghe di Duet. Graham sostiene: "Adesso i nostri piccoli ma preziosi team Finance, HR e gestione paghe passano meno tempo a immettere dati nei sistemi e più tempo ad analizzarli e individuarne i trend. Un'attività assai più importante, svolta su dati molto più affidabili perché provengono da una fonte unica. Con Workday abbiamo tagliato i tempi di chiusura dei conti mensili di due terzi e anche la reportistica non è più un problema."

Straordinari tagliati fino al 30% grazie alla maggiore trasparenza

Il personale generico fa uso soprattutto di Workday Time Tracking, il che dimostra che Workday ha migliorato la trasparenza all'interno di Duet. Il processo di approvazione delle ferie ne è un esempio. Prima i dipendenti che chiedevano ferie a volte si lamentavano di favoritismi quando a qualcun altro venivano concessi i giorni che a loro non erano stati dati. "Ma adesso approviamo le ferie dando la priorità a chi ne ha fatto richiesta per primo e Workday associa una marca temporale alle richieste, per cui il problema non sussiste più. Anzi, la possibilità di richiedere ferie online ha riscosso un notevole successo tra il personale. Con Workday possiamo anche eseguire verifiche approfondite sui dati degli straordinari, il che ci ha permesso di ridurli addirittura del 30%."

La possibilità di accedere da remoto a una soluzione cloud è stata una vera manna dal cielo per Duet quando nel 2020 è scoppiata la pandemia. Racconta Graham: "Abbiamo chiuso tutti i nostri uffici e servizi diurni dalla primavera fino a estate inoltrata. Se avessimo avuto ancora i vecchi gestionali, la nostra attività sarebbe saltata del tutto. Ma con Workday, soprattutto grazie alle sue funzionalità self-service, non abbiamo perso un colpo." Anche Workday Grants Management si è rivelato un prezioso alleato, afferma Graham. Uno degli enti non-profit affiliato a Duet paga molti dipendenti mediante sovvenzioni. "Adesso con Workday sono in grado di ricondurre ogni singola ora di lavoro di una persona a una sovvenzione specifica. Prima non era mai stato possibile."