Il California College of the Arts (CCA) incoraggia gli studenti a plasmare la cultura e la società attraverso la pratica e lo studio critico di arte, architettura e scrittura. Ma quando l'istituto ha esaminato i gestionali amministrativi che usava quotidianamente, ha riscontrato un design che lasciava parecchio a desiderare. "Il livello estetico dei fogli presenze stampati da Microsoft Excel non rispecchiava i nostri valori in quanto istituto artistico", spiega Annemarie Haar, Director of Libraries.
Il college voleva fornire al proprio organico una migliore esperienza utente sul gestionale HR. "Ci affidiamo a un ampio numero di docenti a contratto che hanno un proprio studio di architettura o di design", afferma Mara Hancock, CIO e Vice President for Technology del CCA. "E sono persone abituate a standard di qualità grafica elevati. Per cui volevamo creare un'esperienza utente perfetta e moderna per loro."
Il CCA operava con un insieme eterogeneo di gestionali per HR e gestione paghe, che si avvalevano di fogli di calcolo soggetti a errori e processi cartacei manuali e laboriosi. Accedere a dati corretti sui dipendenti era arduo e gli insight sui talenti a livello aziendale erano limitati.
Dati irreperibili su dipendenti, docenti e studenti
"Avevamo difficoltà a estrarre informazioni dai nostri sistemi", spiega Laura Hazlett, Chief Financial Officer. "Ad esempio, gli utenti finali non riuscivano a vedere i dati sul personale. Se un manager voleva conoscere lo stipendio di un dipendente, doveva per forza rivolgersi al team HR o di gestione paghe. E poteva capitare che le informazioni ottenute dal team di gestione paghe fossero diverse da quelle che avrebbe ottenuto rivolgendosi al team HR, perché i dati si trovavano su due sistemi diversi."
Secondo Amy Flaherty, Director of Payroll and Benefits Administration, la carenza di visibilità dei dati si è fatta sentire più che mai durante la definizione del budget. "Eravamo sommersi dalle chiamate dei manager che avevano bisogno di conoscere gli stipendi dei loro dipendenti. Non avevano accesso nemmeno a informazioni così elementari."
Perfino generare un semplice report, come un elenco dei direttori, non era semplice, con i vecchi gestionali. "Occorreva eseguire manualmente tutta una serie di ricerche e, alla fine, il report era speso incompleto o incorretto", spiega Hazlett. "I manager non disponevano dei dati necessari per prendere le decisioni giuste."
L'istituto voleva mettere in comunicazione tra loro HCM e gestione paghe per accrescere l'efficienza. Migliorare i processi e ricavare insight avrebbe permesso al CCA di eliminare le operazioni superflue che inficiavano la produttività dei principali processi aziendali.
Il college ha scelto Workday. "Ho molta fiducia nel potere della tecnologia", spiega Hazlett. "Avevo la sensazione che i nostri vecchi gestionali non ci stessero fornendo un gran servizio. E Workday sembrava essere all'avanguardia."
Produttività e assistenza migliorate
Dopo un'implementazione andata a buon fine, il CCA ha presto iniziato a vedere i vantaggi concreti del nuovo sistema. "Adesso posso portare a termine in 15 minuti una mansione che prima mi richiedeva un'ora di lavoro", dichiara Haar. "Quando si gestisce un team di persone, l’eliminazione dei processi manuali di inserimento delle cifre e stampa dei fogli di calcolo a scopo di archiviazione fa risparmiare un sacco di tempo."
Il feedback degli utenti è stato positivo. "Ricordo che avevamo appena attivato il sistema e dovevamo dare un bonus a una persona che aveva lavorato durante le vacanze natalizie", ricorda Hazlett. "La manager ha chiesto al nostro addetto IT di mostrarle come inoltrare la richiesta tramite Workday. Ci è voluto meno di un minuto e il commento della manager è stato 'Wow! Questo sistema è veramente rivoluzionario’."
Hazlett è soddisfatta anche dell'assistenza che il CCA ha ricevuto da Workday dopo l'attivazione. "Spesso ti vendono un prodotto di bassa qualità, e tutto sembra fantastico fino a quando non passi all’implementazione. Poi il livello di assistenza tende a peggiorare, se non ad azzerarsi del tutto. Ma il team di Workday è diverso. Per Workday, la nostra soddisfazione è realmente importante."
HR come partner aziendale strategico
L'approccio unificato di Workday alla gestione di funzioni HR diverse sta producendo vantaggi concreti. "Disporre di un sistema unificato in cui dipendenti e studenti possono gestire i fogli presenze ci ha fatto risparmiare molto tempo e ha migliorato i nostri flussi di lavoro", spiega Flaherty. "In questo modo possiamo dedicare più tempo ed energie all'assistenza clienti.
Ma il vantaggio più grande è dato dalla possibilità di condividere i report con i manager di tutto il campus. Grazie a questi report, ora i manager possono verificare se sono al passo col raggiungimento degli obiettivi e capire che cosa fanno (o non fanno) i dipendenti."
Mettendo a disposizione dei manager le informazioni di cui hanno bisogno, abbiamo eliminato molte fasi superflue e abbiamo permesso al team HR di svolgere un ruolo più strategico.
"Fornisce al team HR una base per tracciare un quadro generale delle fasce retributive, dei profili professionali e di tutti quegli importanti protocolli HR che prima non avevamo", spiega Hancock. "Ci sta aprendo nuovi orizzonti e sta migliorando il nostro lavoro".
Un'esperienza utente elegante
Il CCA è soddisfatto della grafica e della fruibilità di Workday, che ricalcano quelle delle tecnologie al consumo più diffuse. "Il design rappresenta un enorme passo avanti rispetto a prima", spiega Haar. "È nitido, semplice, pieno di colore e assai intuitivo."
"È di una semplicità d'uso straordinaria", afferma Hancock. "I nostri docenti, dipendenti e potenziali allievi hanno grandi aspettative. Vogliono vedere una soluzione che sia molto più moderna e flessibile. E Workday è la risposta."
Aggiornamenti indolori
Passare alla nuova versione di un software aziendale non comporta più tempi di inattività, costi elevati e personalizzazioni complesse.
"Il fatto che Workday abbia due aggiornamenti l'anno fa una grossa differenza", dichiara Hancock. "I nostri attuali sistemi legacy hanno parti di codice che risalgono ancora agli anni Ottanta. Abbiamo dovuto personalizzare il sistema perché rispondesse alle nostre esigenze con un costo di manutenzione molto alto. Quando dobbiamo aggiornare Workday, premiamo un pulsante e il gioco è fatto. Per quei dipendenti che per anni hanno sbattuto la testa contro il muro quando era il momento di aggiornare i sistemi legacy, questa è una vera e propria rivoluzione."
Step successivi
Guardando al futuro, il CCA prevede di ricavare vantaggi ancora maggiori dalla diffusione delle funzionalità Workday per dispositivi mobili.
"Penso che i nostri studenti accoglieranno con favore la possibilità di compilare i fogli presenze sui loro dispositivi mobili, visto che li usano continuamente in ogni caso", afferma Flaherty.
Ci sono anche in ballo progetti per ottimizzare i processi di acquisizione dei talenti dell'istituto, ormai obsoleti. "Quando attiveremo Workday Recruiting, il nostro modo di utilizzare le risorse umane ne uscirà rivoluzionato", spiega Hancock. "Il personale potrà concentrarsi sui benefit e sulle relazioni con l'azienda molto più di quanto potesse fare prima."
"Passare a Workday è stata una decisione importante per l'istituto. Sono lieta che abbiamo goduto del supporto di tutti gli interessati nella transizione e sono certa che Workday continuerà a soddisfare le nostre esigenze", dichiara Hazlett.