In qualità di una delle migliori università del mondo, Brown è chiaramente un leader nel campo dell’istruzione e della ricerca. È anche leader nella gestione del cambiamento, generando risparmi sui costi, efficienza e nuovi modi di lavorare per i suoi 11.000 dipendenti. Il partner strategico dell'università in questo nuovo e coraggioso approccio alla gestione finanziaria e del capitale umano? Workday.
Per raggiungere il suo ambizioso obiettivo, Brown ha scelto la suite completa di applicazioni Workday. L'università ha già implementato Workday Human Capital Management (HCM) compresi i benefit, la gestione delle assenze e il self-service manager e dipendenti. Brown è operativa anche con Workday Payroll e Time Tracking, mentre Workday Financial Management, Workday Expenses e Workday Procurement sono in arrivo.
Karen Davis, vicepresidente per le risorse umane della Brown, è chiaramente orgogliosa della sua forza lavoro di livello internazionale, ma comprende le aspettative dei suoi dipendenti. Prima di Workday, Brown utilizzava un sistema mainframe legacy installato nel 1991 che aveva ormai superato la sua utilità, nonostante fosse stato adeguato all’epoca.
"Quando assumiamo persone di talento” dice Davis, "è importante fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro di questa grande università. Lavorare senza dati validi e senza un veloce accesso alle funzioni di un sistema moderno è stato molto difficile".
Un sistema legacy ormai esaurito.
Roberta Gordon, project director per la gestione del capitale umano e sostituta del sistema Finance di Brown, è d'accordo.
"Dopo circa 10 anni, abbiamo sfruttato il sistema al suo massimo" afferma. “Avevamo bisogno che facesse cose che non poteva fare.” Ad esempio, il sistema non è stato in grado di soddisfare i nuovi requisiti di conformità. “Avevamo esaurito ogni singolo campo, tanto che quando sono state cambiate le categorie di reportistica EEO
da razza e genere a razza, etnia e genere, non avevamo modo di memorizzare quell'elemento aggiuntivo di dati".
Il sistema legacy era accessibile solo a poche persone, rendendo impossibile anche la gestione self-service per i dipendenti o manager. "Probabilmente vi hanno avuto accesso meno di 50 persone, ed erano quelle che hanno inserito i dati nel sistema" osserva Gordon. “Oggi le persone sono abituate a fare le cose da sole: online banking, acquisti online, tutto online, e il nostro sistema HR non lo era”.
Ma la cosa più importante per l'università era trovare un approccio unificato: dati coerenti accessibili da un'unica fonte per fruire di analisi e report. "Volevamo quello che si potesse considerare un sistema amministrativo unificato per poter creare rapporti senza interruzioni" afferma Gordon. Con il sistema legacy, dovevano estrarre i dati da diverse origini, rilasciarli in un data warehouse e quindi utilizzare un altro strumento di reporting. “Non era affatto una passeggiata” afferma.
Rimuovere il fardello del data center.
All'inizio del 2011, Brown ha deciso di procedere con la suite unificata di applicazioni Workday. Brown era già un'istituzione cloud-friendly in quanto utente di Google Apps for Education. Il personale comprendeva l'importanza di essere "tutti sulla stessa linea di codice" come afferma Gordon.
"Ci piaceva molto l'idea di non avere più un sistema on-premise che caricasse il peso su di noi" afferma. "Invece, con le soluzioni cloud, non ci sono data center o infrastrutture informatiche da mantenere o aggiornare". Di conseguenza, il personale può essere riassegnato a lavori più strategici.
Gordon domanda: “Vogliamo che i nostri dipendenti debbano mantenere i sistemi o vogliamo che si concentrino sul lavoro importante? Stiamo già scoprendo che il personale informatico può concentrarsi su lavori come l'insegnamento della tecnologia e la ricerca informatica, Quindi stiamo già assistendo a un cambiamento". Al team di Gordon piace anche il modello dei prezzi. “Paghiamo solo per ciò che utilizziamo e ciò di cui abbiamo bisogno”.
Tuttavia l’attrazione più grande è stata l'innovazione degli aggiornamenti regolari di Workday, in netto contrasto con gli aggiornamenti costosi e dispendiosi in termini di tempo del sistema legacy. In precedenza sono emersi alla Brown dei "sistemi ombra", perché il sistema HCM non riusciva a tenere il passo. Gordon osserva: "Gli aggiornamenti ai sistemi legacy erano pochi e rari, al punto da farci diventare riluttanti nell’eseguire un aggiornamento fino al momento in cui non eravamo costretti, tutto a causa della quantità di lavoro necessaria per applicarlo.” Adesso è Workday che esegue gli aggiornamenti al posto loro.
Innestare entusiasmo e curiosità per il nuovo approccio.
Ben consapevoli del fatto che la community universitaria avrebbe avuto bisogno di tempo per adattarsi al nuovo sistema, Gordon e il suo team hanno iniziato con largo anticipo. Un anno prima dell'implementazione, il team ha rilasciato il messaggio "Workday sta arrivando su un cloud vicino a te", suscitando curiosità e interesse. Hanno poi proseguito con sessioni come "Dì ciao a Workday", mini-demo e incontri con i principali stakeholder, e le persone hanno iniziato ad innamorarsi del sistema ancora prima che venisse implementato.
"Abbiamo fatto l'analogia secondo cui se sai ordinare un libro su Amazon.com o un paio di scarpe su Zappos, sei perfettamente in grado di utilizzare Workday" afferma. La reazione alle demo? Citando Gordon: “Oh, è davvero tutto qui? Wow, è facilissimo. Posso farlo.”
Grazie agli sforzi di Gordon e all'eccezionale intuitività di Workday, il personale della Brown ha iniziato ad anticipare con impazienza il nuovo approccio. “Dopo le sessioni formative le persone allontanandosi dicevano: 'Non vedo l'ora che esca, sarà fantastico.’ Questo ha avuto un enorme impatto sull'adozione da parte degli utenti".
Facile accesso da qualsiasi dispositivo.
Dopo pochi mesi dall'implementazione di HCM, Gordon e il suo team hanno notato i grandi benefit del self-service per dipendenti e manager. Gordon Afferma: "I dipendenti Brown possono eseguire l’accesso e visualizzare i loro benefit, il tempo libero, gli indirizzi di posta e i loro contatti di emergenza direttamente da un'unica posizione. È davvero, davvero facile da usare.”
In precedenza, afferma che "Dovevamo compilare dei moduli con la documentazione di supporto che dovevano poi essere portati da questo a quell’altro edificio, sotto il sole estivo e nel pieno dell'inverno. Workday ha semplificato un processo che precedentemente era cartaceo, manuale e dispendioso".
E per quanto riguarda i manager? "Workday fornisce loro molte insight riguardo i team che non avevano mai avuto prima" afferma Gordon. In precedenza, solo una manciata di persone aveva accesso al sistema HR mentre adesso i manager possono monitorare i team e prendere decisioni migliori riguardo personale, assunzioni, riallocazione, pianificazione della successione e sviluppo della carriera.
"La possibilità di accedere al sistema da dispositivi mobile è stato un grande 'fattore wow' per noi" continua Gordon. “Abbiamo più di 250 edifici e persone dappertutto che hanno bisogno di approvare cose. Ora possono facilmente accedere a Workday dal proprio dispositivo mobile e farlo velocemente.”
Un altro aspetto popolare è la funzione del flusso di lavoro di Workday che consente al sistema di inviare una notifica se è necessaria un'azione. "Ricevo un'e-mail che mi comunica di avere qualcosa da approvare con un link che mi porta direttamente a Workday, ed è proprio qui, nel mio flusso di lavoro. Faccio clic su ‘approva’ e ho finito in meno di tre secondi" afferma Gordon.
Importante è anche il supporto di Workday della Sezione 508, che assiste e garantisce l’esecuzione del mandato che prevede che università ed enti del settore pubblico utilizzino software accessibili ai disabili (in questo caso, i non vedenti). "È stato accolto in maniera molto positiva" afferma Gordon. "Le persone che utilizzano lo screen reader sono state soddisfatte dei risultati e della fruibilità dell'applicazione."
Un nuovo ruolo per le HR.
Workday ha eliminato una serie di lunghi processi cartacei che occupavano in precedenza il personale HR della Brown. Ad esempio, Workday ha semplificato il monitoraggio dei requisiti dei contratti sindacali, come gli aumenti salariali graduali che prima venivano gestiti manualmente. "Abbiamo diverse unità di contrattazione e centinaia di dipendenti sindacali" afferma Gordon. "Beh, adesso gestiamo tutto in Workday." Workday è stato d’aiuto anche per la conformità al Fair Labor Standards Act (FLSA). "Pensiamo che sia fantastico e tratta tutti i dipendenti allo stesso modo", afferma Gordon. Un altro elemento che permette di risparmiare tempo è rappresentato dall'integrazione tra la gestione delle assenze e il time tracking. "Se comunico un giorno di ferie, questo viene automaticamente trasferito al mio foglio presenze" dice. "Averlo è stata un’ottima cosa."
Ora che così tante attività sono automatizzate, il personale delle HR ha iniziato a lavorare in maniera completamente diversa. Otto persone precedentemente dedicate all'immissione di dati sono state ora riassegnate all'analisi dei dati. "L'eliminazione dell'immissione manuale dei dati consente al personale di operare a un livello superiore e di eseguire invece audit sulla qualità dei dati" afferma Gordon. "Il loro ruolo è cambiato dall'immissione dei dati alla valutazione dei dati".