Boston Scientific reinventa i processi di collaborazione e pianificazione del budget

“Con Workday Adaptive Planning siamo riusciti a impostare un processo di pianificazione del budget a una frazione del costo originario.” —Senior Finance Manager

Il produttore internazionale migliora la pianificazione degli scenari e la visibilità dei dati

Quando è arrivato il momento di promuovere la crescita aziendale, Boston Scientific si è affidata al team IT per aggiornare le regole aziendali, i calcoli e le condizioni all’interno di un sistema software on-premise. Grazie a Workday Adaptive Planning, il team Finance è tornato alla guida, e può finalmente concentrarsi sulla modellazione di scenari e sull’analisi dell’impatto aziendale anziché sui ritardi di tipo tecnico. Il controllo di budget e reportistica è nelle mani dei principali collaboratori, che danno una direzione a Boston Scientific e mantengono il business al suo massimo livello operativo.

Con Workday Adaptive Planning, siamo riusciti a impostare un processo di budgeting migliore a una frazione del costo rispetto ai milioni di dollari e agli anni di investimento necessari per mantenere la soluzione on-premise.

Senior Finance Manager

Sfide

  • Dipendenza dall'IT per la gestione del sistema di budget
  • Mancanza di trasparenza in merito alle ipotesi su cui si basava il modello di budget
  • Difficoltà a modificare i sistemi per stare al passo con i cambiamenti operativi

Risultati

  • Riduzione significativa del tempo precedentemente speso a verificare i calcoli e tracciare le attività
  • Maggiore collaborazione e senso di comproprietà rispetto al budget e alle previsioni tra il Finance e i responsabili di altri reparti
  • ROI annuo del 300% rispetto al costo totale di proprietà del software aziendale on-premise

Con 25 persone coinvolte nel processo di budgeting, il livello di collaborazione, trasparenza e accesso alle informazioni è aumentato notevolmente, e ciò ha contribuito ad aumentare la fiducia reciproca tra il team Finance e gli stakeholder.

Senior Finance Manager

Hyperion ostacola la crescita aziendale

L’impianto di produzione di St.Paul, Minnesota, di Boston Scientific impiega 250 persone nelle proprie attività. Il vecchio processo di pianificazione del budget era basato su una piattaforma Hyperion altamente personalizzata. La maggior parte della pianificazione del budget veniva effettuata sulla base di regole aziendali e di ipotesi di calcolo condotte dal reparto IT dell’azienda. Inoltre, il team Finance raccoglieva i dati in Microsoft® Excel e si rivolgeva al team IT per l’aggiornamento di Hyperion. Gli aggiornamenti di sistema necessari per implementare una nuova regola aziendale potevano richiedere fino a due ore.

“Stava diventando difficile mantenere il budget in Hyperion”, afferma Mark Powers, Senior Finance Manager di Boston Scientific. “Ogni volta che una condizione operativa cambiava o che un prodotto veniva aggiunto o rimosso, dovevamo chiedere agli esperti di codifica del team IT di personalizzare Hyperion e rieseguire gli script. Non avendo una chiara visibilità riguardo a quali ipotesi e driver aziendali venissero inseriti negli script Hyperion, il tutto diventava davvero frustrante per i team Finance e aziendale. Queste sfide si facevano sempre più pressanti, in quanto l’istanza di Hyperion in uso stava uscendo di produzione e il supporto IT stava diminuendo, quindi abbiamo dovuto trovare una nuova soluzione”.

L’adozione di best practice basate sul cloud

Il team Finance stava cercando una soluzione che gli permettesse di controllare e gestire il budget esistente, e uno strumento che consentisse di effettuare la modellazione di scenari più velocemente della piattaforma allora in uso. Dopo aver partecipato a un seminario sulle best practice di previsione e di pianificazione del budget, il team ha deciso di provare a replicare il modello di budget esistente, che risiedeva in Hyperion, utilizzando Workday Adaptive Planning.

Boston Scientific ha implementato Workday Adaptive Planning nel proprio processo di budgeting annuale e lo ha distribuito a 25 utenti. L’implementazione è stata portata a termine in un mese e l’azienda ha risparmiato molto tempo raccogliendo i dati relativi al budget dai collaboratori.

“Dopo avere implementato Workday Adaptive Planning e averlo distribuito ai nostri clienti, abbiamo ottenuto un feedback unanimemente positivo”, afferma Powers. “I nostri utenti lo hanno trovato facile da usare e intuitivo, lo hanno adorato!”

I risultati

Con Workday Adaptive Planning, la sede di Boston Scientific ha semplificato notevolmente i processi di budgeting. La durata del ciclo di budgeting, di sei settimane, è rimasta invariata, ma l’azienda ha ridotto di 80 ore il tempo impiegato dal team e ha consentito al team Finance di assorbire il lavoro svolto da altri due analisti finanziari.

“Adesso dedichiamo molto meno tempo alla gestione di problemi di sistema e ritardi informatici e più tempo alla comprensione della struttura del modello e del suo impatto sul business”, ha spiegato Powers. “Con 25 persone coinvolte nel processo di budgeting, il livello di collaborazione, trasparenza e accesso alle informazioni è aumentato notevolmente, e ciò ha contribuito ad aumentare la fiducia reciproca tra il team Finance e gli stakeholder”.

Adesso, Boston Scientific redige i report di gestione importando i dati del SAP in Workday Adaptive Planning e utilizza il software per eseguire analisi condizionali sulla produttività dei dipendenti e il volume delle vendite, nonché per impostare piani quinquennali a lungo termine.

“Workday Adaptive Planning si è dimostrato davvero efficace per il processo di pianificazione del budget. Posso dire che ha anche superato le nostre aspettative. Quando il sistema Hyperion utilizzato dall’azienda a livello più ampio è inaspettatamente andato offline durante il ciclo di budgeting, siamo stati comunque in grado di portare avanti il processo di budgeting in Workday Adaptive Planning”, afferma Powers. “Siamo riusciti a impostare un processo di budgeting migliore a una frazione del costo rispetto ai milioni di dollari e agli anni di investimento necessari per mantenere la soluzione Hyperion on-premise”.


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