Come molte aziende tailandesi, Bangchak utilizzava documenti cartacei, fogli di calcolo di Microsoft Excel e sistemi informatici provenienti da diversi fornitori per la gestione dei record dei dipendenti. La catena esecutiva era lunga e complessa e anche le richieste semplici impiegavano giorni per essere completate. Quando, ad esempio, i dirigenti hanno richiesto un rapporto dinamico sull'organico, i team HR hanno dovuto rivolgersi all’IT, che ha poi contattato il fornitore di quel sistema per creare il report. La sovrapposizione di sistemi con interfacce in conflitto provocava frequentemente bug difficili da tracciare e correggere.
Il CEO di Bangchak voleva che l’HR fosse più strategico e che desse l'esempio per la digital transformation, pertanto ha suggerito un sistema standardizzato che consentisse ai dipendenti di connettersi e lavorare meglio da qualsiasi luogo.
Un sistema basato su cloud che consente il lavoro da remoto.
Bangchak ha scelto Workday Human Capital Management perché è al 100% un sistema cloud, con aggiornamenti automatici biennali. I dipendenti possono accedere direttamente ai dati e l’HR può creare report in maniera indipendente, riducendo così la loro dipendenza dall'IT e da fornitori esterni. Apiradee Pravinvongvuth, senior specialist HR, afferma: "Mi piace Workday per l'aspetto e il feeling che trasmette. È davvero intuitivo e facile da utilizzare.”
I leader dell'azienda hanno contattato i clienti esistenti di Workday in Thailandia, che hanno prontamente condiviso la loro esperienza positiva riguardo l’utilizzo del sistema. Da allora hanno creato una community di utenti Workday nel paese per condividere le best practice. L’HR apprezza anche il modello di assistenza 24 ore su 24 di Workday.
Prendere decisioni basate sui dati
Con Workday, tutti i dipendenti di Bangchak possono facilmente accedere ai dati dell'azienda e dei loro colleghi da qualsiasi luogo.
Inoltre, Bangchak ha ridotto complessità e costi ottimizzando i propri fornitori IT. Disporre di un sistema standardizzato Workday di gestione del capitale umano ha permesso di eliminare gli errori che ostacolavano l'azienda e le facevano perdere tempo prezioso. Inoltre, avendo gli aggiornamenti in tempo reale a portata di mano, i dirigenti possono prendere decisioni migliori basate sui dati riguardo organico, pianificazione della successione e retribuzione. I risultati comprendono i seguenti:
- Raggiunto il 95% di adozione mobile e il 100% di adozione PC con Workday
- Potenziata la comunicazione e accelerato l’avanzamento autonomo di carriera
- Tempo necessario per apportare modifiche importanti al sistema ridotto d a cinque giorni a due
Potere contare sempre su Workday ci dà un senso di sicurezza. Non dobbiamo più aspettare che i fornitori trovino il tempo di venire a dare un'occhiata ai nostri sistemi.
Senior HR Specialist
Passare alla cultura del lavoro da remoto.
La possibilità di revisionare continuamente le informazioni riguardo l'occupazione ha dato una grande flessibilità ai dipendenti di Bangchak, che si è rivelata fondamentale durante la crisi COVID-19. I lavoratori delle raffinerie dovevano entrare in ufficio, aspettare in fila per utilizzare i computer condivisi, controllare le buste paga e completare le pratiche di congedo. Adesso possono accedere e inviare moduli in maniera totalmente sicura dai propri smartphone. Allo stesso modo, i manager possono inviare messaggi ai team sui rispettivi dispositivi mobili per fornire aggiornamenti in tempo reale.
Con Workday nel cloud, i dipendenti hanno gli strumenti necessari per lavorare completamente da casa. Bangchak ha chiuso completamente i suoi uffici durante la pandemia di COVID-19, e durante quel periodo l’HR non ha ricevuto chiamate o segnalazioni di problemi riguardo l'utilizzo del sistema. "Avere accesso alle informazioni sull'HR in Workday è diventato davvero prezioso in questi tempi difficili", afferma Pannasarn Suthitivanich, senior HR specialist.
Digitalizzando il processo di recruiting.
Workday Recruiting consente ai dipendenti di Bangchak di visualizzare e candidarsi direttamente per posizioni interne aperte, permettendogli di avere il controllo delle loro carriere piuttosto che dover chiedere aiuto all'HR.
Adesso, Pravinvongvuth e il team HR stanno lavorando alla progettazione di dashboard per i dirigenti e stanno cercando di trovare un modo per consentire ai dipendenti di "divertirsi" con strumenti di onboarding e di mentoring. Afferma: "Con Workday che promuove la trasformazione all'interno dell'HR, il team è ora più strategico e indipendente".
Utilizzando un sistema HR basato su cloud come Workday, siamo in una buona posizione per adattarci bene ai continui cambiamenti e agli eventi come la crisi del COVID-19.
Vicepresidente del Management HR