Nata come divisione dei semiconduttori di Hewlett Packard, Avago si è conquistata, grazie alle sue radici che affondano nella Silicon Valley, un posto sulla scena mondiale. I suoi prodotti sono utilizzati per smartphone, elettronica di consumo, storage e server aziendali ed elettronica industriale, mentre i suoi clienti spaziano da LG e Samsung a Cisco e Siemens.
L’azienda, operativa in più di una dozzina di paesi in tutto il mondo, ha ora due sedi principali a Singapore e San Jose, California, da cui gestisce il proprio business globale. Il desiderio di rispondere meglio alle esigenze dei propri dipendenti in tutto il mondo ha portato Avago a utilizzare Workday.
La ricerca di una soluzione globale ed efficace
Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager di Avago, ricorda questo viaggio, iniziato nel 2008, poco prima che l'azienda diventasse pubblica.
“Stavamo cercando un servizio cloud aziendale che ci permettesse di allineare globalmente i processi”, spiega. “Volevamo funzioni self-service per manager e dipendenti, e un sistema che fosse facile e intuitivo da implementare a livello globale”.
I due sistemi ERP legacy di Avago, oltre a non presentare alcuna funzionalità self-service, dovevano anche essere riconciliati di continuo, e i dati presi da un sistema andavano inseriti manualmente nell'altro. Inoltre, Il team HR non era in grado di ottenere dati completi da nessuno dei due sistemi, e doveva utilizzare uno strumento di reportistica esterno. “C’era molto lavoro manuale da svolgere”, ricorda Yee Lin.
L'azienda desiderava un sistema che fosse veloce da modificare e aggiornare, senza il lungo e costoso processo richiesto per i vecchi sistemi legacy. La facilità d'uso era un altro fattore importante. “Abbiamo effettuato un test per l'utente finale e il personale ha valutato i sistemi”, afferma Yee Lin. “Hanno preferito Workday. Offriva un’interfaccia molto più intuitiva degli altri.”
Il team Avago desiderava prima di tutto una soluzione conveniente. “La scelta doveva ricadere sulla piattaforma più affidabile ed economica tra quelle prese in esame”, afferma Yee Lin.
Nonostante Avago avesse esaminato le versioni recenti dei propri sistemi ERP legacy, si è subito resa conto che una soluzione cloud avrebbe consentito loro di risparmiare denaro. “Uno degli aspetti che hanno influito maggiormente sulla scelta è la natura Software-as-a-Service di Workday. Rispetto alle implementazioni on-premise, i risparmi sui costi di un SaaS erano evidenti”, afferma Yee Lin. Rispetto alle implementazioni on-premise, i risparmi sui costi di un SaaS erano evidenti“, afferma Yee Lin.
Implementazione in tempi record, con integrazioni fluide
Una volta che il team ha scelto Workday, la domanda è diventata quanto velocemente potesse essere implementato a livello globale. L’obiettivo? Sette mesi per un'implementazione completa.
“Ci siamo chiesti se fosse davvero possibile”, afferma Yee Lin. “All'epoca, l'azienda era leggermente più piccola e operava in 16 paesi, ma avevamo 12 valute e alcuni requisiti linguistici. Workday ha collaborato con noi e ci ha permesso di portare a termine l’implementazione in sette mesi. Le applicazioni concorrenti ci avrebbero impiegato un anno o anche di più. E così abbiamo raggiunto i nostri traguardi.”
Gli aggiornamenti di Workday forniti più volte l'anno garantivano che le applicazioni Avago fossero costantemente aggiornate con le ultime innovazioni. Il team di Yee Lin aveva un lungo elenco di richieste di modifiche prima di implementare Workday. “Il tempo per l'implementazione è stato fissato a due anni”, afferma. Ma a ogni aggiornamento, il tempo diminuiva.
“Ci siamo accorti che molte delle funzioni che consideravamo utili o fondamentali potevano essere attivate facilmente”, afferma. “Alcune erano appena state distribuite con la versione rilasciata mentre altre andavano configurate. Avevamo la flessibilità di decidere dove e a cosa dare priorità, in base a ciò che potevamo gestire, e scegliere con il nostro team quando attivare le funzionalità”.
Come ogni complessa azienda globale, Avago dispone di più sistemi che richiedono l'integrazione. La capacità di Workday di semplificare il percorso di integrazione è stato un altro punto di forza fondamentale.
“Uno degli obiettivi di implementazione per il go-live era quello di azzerare la possibilità che le interfacce potessero bloccarsi”, spiega Yee Lin. “Avevamo un totale di quasi 20 interfacce aziendali che venivano usate in diverse parti dell'azienda, di cui quelle chiave erano parte del nostro sistema ERP e venivano impiegate per la gestione della logistica di provisioning e degli acquisti. Avevamo anche interfacce per l'autenticazione e la creazione del Single Sign-On in altre parti dell'azienda, ma l'interfaccia principale, che non doveva assolutamente guastarsi, era l'interfaccia di gestione paghe”.
Nel complesso, dal punto di vista funzionale e dell'interfaccia, l'implementazione è avvenuta in modo fluido e senza intoppi, compresa l’integrazione critica dei sistemi locali di gestione paghe.
Uno per tutti
Dopo tre anni e mezzo, l'esperienza di Avago con Workday ha portato alcuni benefit importanti.
Yee Lin afferma che l’azienda ha notato benefit finanziari sin dall'inizio dell’implementazione. Avago sta inoltre sperimentando i vantaggi derivanti dall’aver sostituito più sistemi con uno solo. “Un sistema all-in-one offre molti vantaggi, tra cui la facilità di manutenzione”, afferma. “L’interfaccia è la stessa. In precedenza, i dati relativi alle spese risiedevano in un altro sistema e le persone dovevano accedere in un modo diverso, mentre adesso è tutto consultabile tramite la medesima interfaccia utente. Le informazioni sulla gerarchia dei dipendenti e le relazioni manager-sottoposto per l’approvazione si trovano tutte nello stesso sistema. Tutte le funzioni utilizzano lo stesso flusso di lavoro e non è richiesta alcuna formazione aggiuntiva”.
Prima di Workday, l'azienda non era in grado di ottenere un calcolo accurato degli effettivi a livello globale senza dover svolgere del lavoro manuale. I dati dovevano essere inseriti a mano dai fogli di calcolo provenienti dai vari paesi, e il team di Yee Lin doveva attendere che arrivassero per poterli inserire. “C’erano delle volte in cui non ottenevi il conteggio corretto”, afferma. Adesso abbiamo un report sempre disponibile sugli effettivi a livello globale. “Ci sono i dettagli per nazione, l’headcount in tempo reale, i dati sul personale”, spiega. “È possibile organizzarlo per dipendenti o lavoratori occasionali. I capi delle divisioni possono consultare rapidamente la propria lista in tempo reale”.
Le capacità di analisi in tempo reale di Workday hanno aiutato l'azienda fornendole un’unica visione globale di dati critici specifici. “Siamo in grado di inserire report chiave nel dashboard affinché tutti i manager possano visualizzarli o tutti i business partner HR possano usarli come report standard”, afferma. “Questi vengono utilizzati durante il lancio di programmi chiave.”
“Il vantaggio sta nel poter distribuire globalmente report che sono poi visualizzabili dal team di supporto aziendale HR globale. Disporremo di un’unica vista standard suddivisibile in regioni a seconda delle necessità”.
Workday ha aiutato Avago nella gestione delle sedi centrali a Singapore e San Jose, consentendo a entrambi i team di vedere le stesse informazioni. “C’è un’intensa attività di reportistica incrociata tra Asia e Stati Uniti”, afferma Yee Lin. “Quando vengono lanciati programmi globali dagli Stati Uniti, ad esempio un programma di compensazione, abbiamo molti meno problemi con l'integrità dei dati rispetto a prima, e i manager e i dipendenti possono visualizzare i dati sin da subito.”
Pronti ad affrontare il futuro
L'azienda sta inoltre scoprendo i benefit della funzionalità mobile di Workday: Ora usano i dispositivi mobile per acquisire le ricevute e vedono il potenziale di questa funzionalità per molti altri usi. “Il mobile è un'area su cui vogliamo concentrarci maggiormente”, afferma Yee Lin. “È sicuramente un vantaggio poter vedere i report del dashboard su un iPad o uno smartphone”. Yee Lin ha notato anche il beneficio di ottenere le approvazioni dal management sui dispositivi mobile: Invece di visualizzare semplicemente le informazioni, i manager possono facilmente effettuare operazioni quando vogliono.
Infine, il team HR può dedicare il proprio tempo ad attività più strategiche. “Niente più inserimenti manuali”, afferma. “Il team HR sente di avere un maggiore controllo, in quanto non deve più presentare richieste per configurazioni speciali. Oltre a questo, l’HR può collaborare con il reparto IT alla creazione di un'interfaccia più strategica”.
“In questo momento ci definiamo ancora amministrativi, ma penso che Workday ci abbia riposizionato in modo da essere maggiormente focalizzati strategicamente”, afferma.
“Di solito vi è resistenza quando è in atto un cambiamento, ma la nostra esperienza mostra che ci possono essere eccezioni”, conclude. “Pensavamo che gestire questo cambiamento sarebbe stata una grande sfida, ma alla fine non è stato così. Non ci sono stati grandi sconvolgimenti”.