7-Eleven era un'azienda con sistemi e processi di gestione del personale risalenti all'epoca della sua fondazione, ossia a 43 anni fa. Tutte le attività erano svolte manualmente e su supporto cartaceo. I sistemi non erano collegati tra loro. Le decisioni aziendali erano basate su fonti di dati HR non unificate. I dati erano spesso incompleti e la reportistica era limitata e dispendiosa in termini di tempo.
"Era complicato controllare rapidamente quanti lavoratori permanenti, con contratto a termine, assunti tramite agenzia o con contratti di collaborazione avevamo. Non potevo controllare i dati dei dipendenti quali sede di lavoro, anzianità, sesso, capacità, caratteristiche legate alla diversity, aspirazioni di carriera o esperienze lavorative. Quando qualcuno nella nostra rete di punti vendita cambiava sede o orario di lavoro, era necessario compilare numerosi moduli cartacei, con inutili perdite di tempo per tutti".
Sfide
Per continuare a essere leader nel settore dei convenience store e raggiungere l'obiettivo di un miliardo di transazioni con i clienti entro il 2030, 7-Eleven aveva bisogno di gestire e coinvolgere il proprio personale in modo diverso.
L'azienda voleva poter contare su informazioni più approfondite del business da offrire anche ai dipendenti come strumento valido per svolgere il proprio lavoro. Occorreva qualcosa di più che una trasformazione dell'HR. Lo scopo era innovare l'intera azienda e in questo processo di evoluzione l'HR avrebbe giocato un ruolo fondamentale. 7-Eleven voleva diventare più produttiva, prendere decisioni più efficaci e offrire un'eccellente employee experience.
Workday si allinea perfettamente ai valori della nostra azienda. Ha una visione audace, si prende cura dei clienti e promuove l'innovazione. Sapevamo anche che Workday ci avrebbe spinto a perseguire un'evoluzione continua.
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Perché Workday?
7-Eleven era alla ricerca di una soluzione cloud end-to-end affidabile, compatibile con il middleware Mulesoft e integrata con il sistema di gestione paghe; una soluzione in grado di offrire una user experience eccezionale e intuitiva e di supportare dati e mobilità in tempo reale.
"Cercavamo un partner capace di ottimizzare continuamente la propria soluzione e di spingere la nostra azienda a migliorare; un partner che offrisse le giuste funzionalità di sicurezza dei dati, analytics avanzati e scalabilità per crescere insieme alla nostra azienda," afferma Christine.
"Il motivo principale della nostra scelta? Workday ha dimostrato di voler comprendere le dinamiche della nostra azienda e non solo di venderci un prodotto. Il loro approccio era umile, ricco di insight e costruito intorno al cliente. E non solo: Workday offriva un eccellente prodotto end-to-end con integrazioni consolidate in altri sistemi, che ci avrebbe consentito di implementare al meglio la nostra strategia e stimolare la crescita dell'azienda.
User experience ottimizzata
A soli quattro mesi dall'entrata in funzione del sistema, 7-Eleven ha riscontrato un eccezionale tasso di adozione da parte degli utenti, soprattutto su dispositivi mobili, grazie a una migliore esperienza utente. Tutti i processi di selezione del personale, onboarding, impostazione di perfomance/obiettivi e i processi aziendali ESS vengono utilizzati regolarmente.
"Ai nostri clienti proponiamo un'esperienza digitale innovativa e ora possiamo offrire la stessa esperienza anche ai nostri collaboratori. Non vogliamo che chi lavora con noi debba compilare moduli cartacei o fogli di calcolo manuali: vogliamo che possano sperimentare la trasformazione digitale in tutti gli strumenti che utilizzano, dall'onboarding alla formazione, allo sviluppo. Siamo convinti che un'esperienza di qualità spinga le persone a rimanere in azienda più a lungo," spiega Christine.
Workday è un partner innovativo di soluzioni tecnologiche per la gestione del personale. La mentalità agile e orientata al miglioramento continuo promossa da Workday completa la nostra strategia HR mettendo al centro l'utente finale.
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Performance migliori
La soluzione di Workday offre ai manager e ai direttori di 7-Eleven l'accesso a un nuovo framework di reporting, analytics, learning, performance e gestione dei talenti. Raccolti in un unico sistema, i nuovi dati disponibili aiutano 7-Eleven a lavorare meglio, offrendo a tutti la possibilità di crescere professionalmente e comprendere gli obiettivi di performance. I manager usano il modulo dedicato alla performance per offrire ai team un quadro chiaro degli obiettivi da raggiungere.
Dal punto di vista dello store management, Workday elimina i compiti amministrativi superflui. "Gli store manager possono concentrarsi maggiormente sull'employee experience e in particolare sulla gestione della performance e del talento" afferma Christine.
Ottimo rapporto qualità-prezzo
"Penso che molte persone che operano nell'HR siano spaventate dai costi di licenza. Quello che molti non capiscono, però, è che si deve considerare il costo complessivo," continua Christine. "Alcuni provider propongono prezzi contenuti all'inizio per poi imporre i costi dei componenti aggiuntivi in un secondo momento. Non basta considerare il canone di licenza, ma occorre chiedersi anche: una volta eseguita l'implementazione, quante risorse interne serviranno per supportare questa soluzione, anche a lungo termine? Quanto è semplice riconfigurare e ottimizzare i processi in base ai cambiamenti dell'azienda? Quanto costerà aggiungere patch per altri sistemi IT? Quanto è difficile completare il test di regressione? Questo investimento resisterà nel tempo e continuerà a interfacciarsi con altri sistemi fondamentali come quelli di pianificazione della forza lavoro o con le soluzioni finanziarie? È come comprare un'auto e scoprire che verranno addebitati costi extra per i copriruota".
Decisioni di valore
Uno dei vantaggi principali è la possibilità per 7-Eleven di prendere decisioni significative e basate sui dati.
"Stiamo già vedendo dei benefici nel flusso di cassa, ad esempio nella gestione delle ferie dei dipendenti. Durante il periodo natalizio, siamo riusciti a verificare rapidamente le ferie approvate. In passato, invece, i nostri sistemi legacy non ci fornivano questa panoramica in modo rapido e affidabile", spiega Christine.
"Prima di Workday, il mio team impiegava molto tempo per verificare eventuali situazioni di assenteismo e il numero di dipendenti nei diversi stati. Ora ho tutti dati a portata di mano e posso fornire report accurati al CdA in pochi minuti".
"In passato la gestione del personale era reattiva e consisteva semplicemente nel coprire i turni nei punti vendita. Oggi abbiamo cambiato la nostra strategia in modo da essere più proattivi e ci poniamo sempre domande sulle skill necessarie per ciascuno specifico punto vendita, sul livello di employee engagement e su quello che possiamo fare per trattenere i talenti migliori" afferma Christine.
Penso che il futuro del nostro business non abbia più limiti grazie a Workday. È una partnership fantastica che trasformerà la nostra azienda e ci aiuterà a mantenere la leadership nel settore dei convenience store sul mercato australiano.
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