Qu’est-ce que la gestion des énoncés des travaux?
Un énoncé des travaux est un document convenu entre deux ou plusieurs parties qui décrit l’ensemble des responsabilités, des exigences et des tâches relatives à un projet ou à un contrat.
Apprenez-en plus sur la gestion des énoncés des travaux.
La gestion des énoncés des travaux est le processus qui permet d’utiliser un énoncé des travaux (document décrivant les conditions convenues entre les parties pour l’exécution de travaux donnés) pour garantir qu’un projet reste sur la bonne voie. Bien que les détails inclus dans un énoncé des travaux puissent varier en fonction du projet et de l’organisation qui recrute, ils couvrent généralement des informations qui clarifient l’objectif du projet en question et la manière dont il doit être réalisé, notamment les éléments suivants :
Taille du projet
Rôles et responsabilités des deux parties (généralement un entrepreneur ou une ressource externe, et une organisation qui recrute)
Livrables
Échéancier, y compris les jalons et les dates limites
Attentes en matière de rendement, y compris les critères d’achèvement du projet
Finaliser ces détails et en convenir à l’avance peut aider à garantir qu’un projet soit terminé dans les délais et dans le respect du budget.
À mesure que la complexité des projets augmente, les organisations constatent qu’il devient difficile de déterminer et d’appliquer efficacement les exigences d’un énoncé des travaux. Par conséquent, une gestion efficace des énoncés des travaux est importante pour les aspects suivants :
Renforcer la supervision des projets
Maintenir le contrôle budgétaire
Respecter les échéances
Gérer efficacement les ordres de modification
Atténuer les risques liés aux projets
Vous gérez des projets complexes qui font appel à des travailleurs contractuels? Un système de gestion des ressources externes peut fournir les outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement les exigences en matière d’énoncés des travaux liées à la main-d’œuvre occasionnelle en un seul endroit.
Pourquoi est-il important de disposer d’un énoncé des travaux?
Un énoncé des travaux est un outil qui vous permet de clarifier les attentes et de vous assurer que toutes les parties sont d’accord avant le début des travaux. C’est pourquoi il est souvent inclus dans un contrat formel, bien qu’il ne s’agisse pas d’un document juridiquement contraignant en soi. Cependant, un énoncé des travaux est important pour :
Établir des lignes directrices claires sur la manière dont le travail doit être réalisé et livré
Accélérer le processus d’approbation en garantissant l’accord des parties prenantes avant le début des travaux
Éviter les erreurs dues à une mauvaise communication ou à des attentes peu claires
En outre, un problème courant rencontré dans la gestion de projets, en particulier lorsqu’une affectation est complexe ou de grande envergure, consiste à éviter la « dérive des objectifs », où les exigences du travail augmentent progressivement au-delà de l’accord initial. Un énoncé des travaux clair peut aider votre organisation à s’assurer que le projet est entièrement défini à l’avance, ce qui peut aider à éviter des retards inutiles et des dépenses hors budget.
Toutefois, même avec un énoncé des travaux clair, des modifications peuvent devoir être ajoutées au contrat original en raison de circonstances imprévues. Avec un système de gestion des énoncés des travaux fiable en place, vous disposerez des capacités de suivi et de production de rapports dont vous avez besoin pour permettre aux chefs d’entreprise d’apporter les modifications nécessaires. Un système de gestion des ressources externes peut s’avérer d’une valeur inestimable à cet effet.
Dans quelles situations est-il important d’avoir un énoncé des travaux? Un énoncé des travaux peut s’avérer utile chaque fois que vous collaborez à un projet avec un travailleur (ressources externes ou entrepreneur) qui n’est pas un employé à temps plein de votre organisation. Cependant, la nécessité d’un énoncé des travaux augmente avec l’étendue et la complexité du projet, tout comme l’importance de gérer efficacement les documents et les processus associés.
C’est particulièrement vrai dans le contexte de la gestion du travail occasionnel, où des rapports fiables et des ventilations des coûts par l’entremise d’énoncés des travaux peuvent fournir aux dirigeants une vue globale des besoins en main-d’œuvre étendue de votre organisation. Par conséquent, vous pourrez mieux prendre en compte les travailleurs externes dès le début de votre processus de planification des talents, ce qui vous permettra de prendre des décisions stratégiques et financières plus éclairées.
Le saviez-vous?
Workday VNDLY Statement of Work est la clé de la réussite en matière d’énoncés des travaux. Renforcez la supervision des projets tout en maintenant le contrôle budgétaire. Gérez efficacement les ordres de modification.
Quelle est la différence entre un énoncé des travaux et l’étendue des travaux?
Les termes « énoncé des travaux » et « étendue des travaux » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Ils diffèrent toutefois dans leur définition exacte. « Étendue des travaux » a une portée plus limitée. Dans la plupart des contextes, l’expression fait référence aux tâches que les personnes doivent effectuer et aux jalons qu’elles doivent franchir pour considérer un projet comme étant terminé.
Généralement, l’étendue des travaux fait partie de l’énoncé des travaux. Cependant, un énoncé des travaux comprend généralement des informations supplémentaires d’ordre général, comme la mission du projet et les critères de réussite. En revanche, l’étendue des travaux se concentre plus étroitement sur l’établissement des paramètres d’achèvement du travail.
« Contrat-cadre de services » est une autre expression courante dans ce contexte. Bien que lié à un énoncé des travaux, le contrat-cadre de services sert à définir et à établir plus largement les conditions générales de la relation entre un client et une ressource externe ou un autre prestataire de services. Une fois que le contrat-cadre de services est bien en place, les parties peuvent simplement créer un énoncé des travaux pour tout projet ultérieur.
Quels sont les différents types d’énoncés des travaux?
Vous pouvez concevoir un énoncé des travaux adapté aux exigences propres à votre entreprise. Cependant, les documents de ce type peuvent être regroupés en trois catégories selon leur nature : niveau d’effort, conception et rendement. Chacune de ces options offre un ensemble d’avantages qui lui sont propres. La catégorie la plus adaptée à votre projet dépendra en grande partie de vos objectifs.
Énoncé des travaux basé sur le niveau d’effort : également appelé énoncé des travaux « temps et matériaux », il s’agit d’un document général qui met l’accent sur les heures et les matériaux nécessaires au projet, ainsi que sur les coûts. Il est extrêmement polyvalent et peut être utilisé dans divers contextes, y compris les projets à court terme. Un énoncé des travaux basé sur le niveau d’effort peut être particulièrement utile si vous n’êtes pas entièrement sûr du temps ou des ressources nécessaires pour mener à bien votre projet.
Énoncé des travaux basé sur la conception : parfois appelée énoncé des travaux « conception et détails », il s’agit de l’énoncé le plus précis des trois types. Il comprend généralement des instructions et des exigences très détaillées concernant les résultats souhaités, mais également la manière dont les travaux doivent être réalisés, et dont les ressources et matériaux doivent être utilisés. Ce niveau de précision peut s’avérer particulièrement utile si le projet est assujetti à d’importantes réglementations du secteur d’activité ou à d’autres conditions de conformité.
Énoncé des travaux basé sur le rendement : ce document se concentre principalement sur les résultats du projet, donnant peu d’instructions sur la manière dont le travail doit être exécuté. Au lieu de cela, l’entrepreneur ou le fournisseur est en mesure de décider de la meilleure façon d’exécuter les tâches dans les délais et dans le respect du budget. Ce genre d’énoncé des travaux convient particulièrement aux projets où l’organisation qui recrute cherche à atteindre des objectifs précis, sans nécessairement s’engager dans la gestion quotidienne des tâches requises.
Comment rédiger un énoncé des travaux : meilleures pratiques.
La rédaction d’un énoncé des travaux peut relever de la responsabilité de nombreuses personnes au sein de votre organisation, mais elle est souvent réalisée par une personne responsable de la gestion de projets. Des parties prenantes du projet ou même des groupes d’utilisateurs peuvent également y participer.
Il n’y a aucune exigence technique quant à la manière de rédiger un énoncé des travaux. Les informations que vous y ajoutez varient en fonction des besoins de votre organisation et de votre projet. Cependant, suivre ces étapes peut vous donner un bon point de départ :
Créez un aperçu de votre mission ou de votre objectif, y compris une description générale de la portée du projet.
Décrivez les tâches et/ou les livrables qui doivent être réalisés, avec toutes les exigences pertinentes associées.
Établissez un échéancier qui comprend les dates de début et de fin, ainsi que d’autres jalons ou dates limites.
Dressez la liste des ressources requises, y compris le personnel et les responsables de chaque composante.
Envisagez d’ajouter des informations financières, comme les coûts du projet ou les conditions de paiement. Selon les détails inclus dans votre contrat, cela peut être nécessaire ou non.
Énoncez toutes les conditions supplémentaires, comme les indicateurs de réussite ou les critères d’acceptation.
Il peut également être utile d’ajouter un glossaire ou une annexe contenant les expressions et les acronymes utilisés par votre organisation qui pourraient être inconnus de l’entrepreneur.