Guillevin International Co. a parcouru un long chemin depuis que François-Xavier Guillevin a ouvert un magasin général dans le Vieux-Montréal en 1906. Partie de débuts modestes pour ensuite prendre de l’expansion à l’international, l’entreprise est aujourd’hui une puissance canadienne qui compte 2 500 employés dans 171 emplacements. L’entreprise a connu une forte expansion grâce à des acquisitions et à l’ouverture de nombreux sites décentralisés. Elle figure maintenant parmi les plus grands distributeurs d’équipement électrique et est aussi l’un des principaux fournisseurs de produits et d’équipements de sécurité, ainsi que de fournitures industrielles.
Pour Christian Roy, vice-président et directeur financier, la poursuite de la croissance repose sur deux éléments : les personnes et la technologie. Cependant, un système hérité fondé principalement sur des processus papier ne permettait plus de suivre le rythme rapide de sa croissance. Guillevin avait besoin d’un modèle capable de soutenir ses activités et ses employés à grande échelle.
« Nous avions probablement 20 ans de retard à ce moment-là », explique M. Roy. « Si je voulais embaucher un nouvel employé, je remplissais un formulaire sur papier carbone et je conservais la copie jaune. Avant, il me fallait deux ou trois jours pour retrouver une facture. M. Roy savait que l’entreprise avait besoin d’une solution pour soutenir les fonctions de finances, de ressources humaines et de paie.
Un système simple pour répondre aux besoins liés aux personnes et au rendement.
Guillevin souhaitait une plateforme capable non seulement de soutenir les opérations essentielles comme la paie, mais aussi de gérer l’ensemble du cycle de vie des employés, du recrutement au perfectionnement professionnel. « Nous avons vu les avantages de gérer les talents, du recrutement à l’intégration, puis aux parcours d’apprentissage, jusqu’à la paie avec Workday », explique M. Roy.
Guillevin a déployé Workday Human Capital Management, Workday Financial Management et Workday Payroll en huit mois. Cela lui a permis de passer d’un fonctionnement où l’information dépendait des personnes et de traces papier à un modèle en libre-service, où les équipes locales ont repris la responsabilité de leurs processus. « Workday nous a apporté la transparence et les outils nécessaires pour permettre à nos équipes de gérer leurs activités. Ce qui prenait deux jours à retrouver auparavant se fait maintenant en quelques clics. »
Pour l’équipe financière dirigée par M. Roy, Workday s’est imposé comme la seule solution. « Le principal facteur de différenciation était la capacité de reproduire nos états financiers. Le seul système capable de le faire était Workday », explique-t-il. Workday Financial Management a permis à Guillevin de gérer un état des opérations spécialisé qui combine l’état des résultats avec des composantes du fonds de roulement.
Unifier les finances et les RH pour soutenir les fusions et acquisitions.
Aujourd’hui, Guillevin peut gérer plus d’un million de factures par année et effectuer 100 000 paiements à 2 500 fournisseurs. Pour une entreprise qui mise sur la croissance par acquisition, avec l’objectif de réaliser deux à trois acquisitions par année, cette capacité est essentielle. Workday est devenu le moteur du modèle de croissance par acquisition de Guillevin. « Lorsque nous faisons des acquisitions, nous maintenons le système opérationnel en place et nous le relions à Workday. L’intégration est plus rapide et nous avons une visibilité complète sur les résultats », explique M. Roy.
De plus, les fonctionnalités en libre-service du système améliorent l’efficacité et permettent des gains de temps et de coûts à l’échelle de l’entreprise. « Si vous voulez embaucher quelqu’un, il existe un flux de travail pour cela. Si vous voulez approuver une facture, il existe un flux de travail pour cela. En tant que directeur financier, j’en suis très satisfait », déclare M. Roy.
Propulser l’entreprise vers l’avenir grâce à l’IA.
Peut-être que l’indicateur de succès le plus important pour M. Roy et son équipe est le RCI qu’il voit chaque mois dans l’ensemble des 171 emplacements. Cela permet non seulement d’obtenir une mesure précise de la performance opérationnelle, mais aussi d’alimenter le modèle de participation aux bénéfices de l’entreprise. Ces données sont donc essentielles pour récompenser les employés.
Pour la suite, M. Roy estime que l’IA Workday soutiendra la croissance continue de Guillevin. « Nous sommes idéalement positionnés pour tirer parti de l’IA et de tout ce qu’elle nous apportera. Avec Workday, nous disposons du système qu’il faut pour soutenir la croissance future de l’entreprise. »
Workday nous permet de gérer les talents à chaque étape, du recrutement et de l’intégration aux parcours d’apprentissage qui permettent à nos employés de donner le meilleur d’eux-mêmes.
Vice-président et directeur financier