¿Qué es la automatización de la nómina y cuáles son sus beneficios?
La automatización de la nómina transforma los procesos de nómina tradicionales optimizando los cálculos, reduciendo los errores y ahorrando un tiempo valioso a los equipos de RRHH y financieros. Esta guía explica cómo funciona la nómina automatizada, sus principales beneficios y cómo puede aprovecharla para implementar operaciones de nómina más inteligentes y resilientes.
¿Qué es la automatización de la nómina?
La automatización de la nómina optimiza y gestiona las tareas de nómina, completándolas en una fracción del tiempo que se tardaría en realizarlas manualmente. Hoy en día, es una parte fundamental de la gestión de la fuerza laboral.
Desde el cálculo de los salarios de los empleados hasta la gestión de las deducciones fiscales de la nómina y la generación de recibos de nómina, los sistemas automatizados de gestión de nóminas se encargan de procesos repetitivos que consumen mucho tiempo, para que los equipos de RRHH y financieros puedan centrarse en tareas de más valor.
El estudio de Workday demuestra que el 92 % de los líderes empresariales y los profesionales de nóminas comprende la importancia estratégica de las nóminas, aunque el 89 % afirma que sus soluciones actuales deben hacer más. La automatización lo resuelve, convirtiendo la nómina en una función más eficaz e impactante.
Conclusiones principales.
La automatización de la nómina transforma los procesos manuales de nómina para ahorrar tiempo y optimizar los workflows.
Los sistemas automatizados de gestión de nóminas convierten la nómina en una función empresarial más estratégica.
Entre los beneficios específicos de la automatización se incluyen la entrega puntual, la reducción de errores y una menor carga administrativa para los equipos de RRHH y financieros.
Funcionalidades como los portales de autoservicio de nóminas y las actualizaciones en tiempo real se están convirtiendo en un estándar de calidad.
Colaborar con un proveedor de soluciones de nómina de confianza puede minimizar los riesgos de la adopción y facilitar la transición.
Cinco beneficios de la automatización para el proceso de nómina
La automatización de la nómina no solo sustituye las tareas manuales, sino que ayuda a las empresas a optimizar los workflows, reducir los errores y transformar la nómina en un activo estratégico. Mientras que las nóminas manuales requieren mucha mano de obra y son propensas a la ineficacia, los sistemas de nómina automatizados ahorran tiempo sin sacrificar la precisión. Pueden:
Simplificar los cálculos complejos
Los sistemas de nómina automatizados calculan con rapidez y precisión los tramos impositivos, el pago de horas extraordinarias y las asignaciones de beneficios, incluso cuando cambian las normas y las tarifas. Aplican las actualizaciones automáticamente, garantizando que todos los cálculos de nómina cumplen la normativa más reciente. Los equipos de nómina pueden confiar en sistemas automatizados para minimizar los errores y evitar los ajustes manuales.
¿Lo sabía?
El 87 % de los encuestados en el informe de Workday "El ascenso estratégico de la función de nómina global" afirma que la evolución de la complejidad de las nóminas es un gran reto.
Realice sus entregas a tiempo
Los retrasos en el proceso de nómina pueden provocar la insatisfacción de los empleados y perturbar la planificación financiera. Con los métodos de nómina manuales, estos problemas no son infrecuentes: un asombroso 99 % de las empresas afirma que procesan las nóminas de forma retroactiva y anualmente realizan una media de más de 300 pagos fuera de ciclo debido a errores.
Los servicios de nómina automatizados garantizan que cada ciclo de pago se procese conforme al calendario, independientemente del headcount de empleados o de cambios de última hora.
Reduzca su carga administrativa
El proceso de nómina implica mucho más que el simple cálculo del salario; incluye el control del cumplimiento normativo, la gestión de los sistemas de nómina de los empleados, la actualización de sus registros, la generación de informes, etc. Los sistemas de nómina automatizados consolidan esas tareas en una sola plataforma, automatizando su ejecución para reducir la carga de trabajo administrativo y mejorar la visibilidad de los datos de nómina.
Un estudio reciente de Workday subraya la importancia de contar con sistemas de gestión de nóminas unificados. Más de un tercio de los líderes empresariales afirma que los sistemas desconectados son un obstáculo para las operaciones de nómina estratégicas. La centralización de la nómina en una sola plataforma mejora la accesibilidad y permite a los equipos financieros y de RRHH utilizar más eficazmente los datos de nómina.
Fomente el autoservicio para los empleados
Los modernos sistemas de nómina automatizados incluyen portales de autoservicio para que los empleados puedan acceder a los recibos de nómina, actualizar sus datos o hacer un seguimiento de la declaración de impuestos, sin necesidad de recurrir al personal de RRHH Esto reduce los interminables intercambios característicos de los sistemas manuales y empodera a los empleados para gestionar su información de forma independiente.
El autoservicio se está generalizando en el entorno de las nóminas. Según la American Payroll Association, el 83 % de las empresas ofrece autoservicio y acceso instantáneo a la información sobre nóminas, un nuevo estándar de transparencia en este ámbito.
Facilite las auditorías
Los errores en las nóminas pueden acarrear costosos riesgos financieros y legales. Los sistemas de nómina automatizados disponen de potentes herramientas de auditoría que identifican discrepancias y optimizan la resolución de errores. Con el seguimiento integrado, los datos de nómina están siempre listos para las auditorías, lo que simplifica el cumplimiento normativo y reduce la carga de trabajo de los equipos de RRHH y financieros.
"El cambio a un sistema [de nómina] totalmente integrado, con funcionalidades como las capacidades de autoservicio y los informes en tiempo real, se traduce en plazos de entrega más rápidos y, en general, un servicio excepcional para todos nuestros clientes".
—Jenn Pottorf, Director of Financial Services, Tulsa County
Funcionalidades básicas de los mejores sistemas de automatización de nómina
Los sistemas automatizados cambian radicalmente el funcionamiento de la nómina, optimizando todos los aspectos de la gestión de nóminas para obtener la máxima precisión y eficacia. La siguiente comparación pone de relieve cómo la automatización mejora las funciones críticas de nómina, ofreciendo claras ventajas sobre los procesos manuales.
Cálculo de salarios/Gestión de horas extraordinarias
Nómina manual
Requiere el cotejo de las hojas de horas y la aplicación manual de las reglas de horas extraordinarias, lo que a menudo da lugar a incoherencias.
Nómina automatizada
Realiza cálculos complejos de sueldos, salarios por hora y horas extraordinarias, con rapidez y precisión.
Gestión de retenciones y cumplimiento normativo
Nómina manual
Implica estudiar y aplicar manualmente las actualizaciones normativas, lo que aumenta el riesgo de errores e incumplimiento normativo.
Nómina automatizada
Garantiza la precisión de los cálculos y retenciones de impuestos nacionales, regionales y locales, y sigue los cambios en la legislación fiscal.
Tramitación de beneficios y deducciones
Nómina manual
Exige una atención meticulosa a los detalles y actualizaciones frecuentes, algo laborioso y propenso a errores.
Nómina automatizada
Aplica automáticamente las cotizaciones y deducciones de beneficios, como planes de jubilación, seguros médicos y retenciones salariales.
Depósito directo y distribución de pagos
Nómina manual
Requiere verificar los cálculos e iniciar los pagos individualmente, lo que aumenta el tiempo y el esfuerzo requeridos para completar la nómina.
Nómina automatizada
Distribuye automáticamente los pagos, ya sea mediante depósito directo u otros métodos electrónicos.
Actualización de datos de empleados
Nómina manual
Implica el uso de múltiples sistemas o documentos, lo que aumenta la probabilidad de que la información no esté actualizada y de que surjan otras discrepancias.
Nómina automatizada
Sincroniza y actualiza automáticamente los registros de los empleados, incluidos los ajustes salariales, los cambios de rol y la información fiscal.
Integración de control de tiempos
Nómina manual
Requiere la conciliación manual de las fichas de control de horas y los registros de asistencia.
Nómina automatizada
Se integra a la perfección con las herramientas de control de tiempos.
Documentación fiscal de cierre de ejercicio
Nómina manual
Requiere un gran esfuerzo para recopilar y verificar los datos,con imprecisiones y retrasos frecuentes.
Nómina automatizada
Simplifica la generación y distribución de W-2, 1099 y otros formularios fiscales, garantizando que no contengan errores y se distribuyan a tiempo.
Informes y analytics personalizados
Nómina manual
Requiere la recopilación manual de datos y la manipulación de hojas de cálculo, lo que consume horas de trabajo del personal.
Nómina automatizada
Genera informes de nómina detallados, en cuestión de minutos o incluso segundos.
¿Cómo utilizan las empresas la automatización de la nómina?
En todos los sectores hay empresas que están aprovechando la automatización de la nómina para abordar retos únicos y lograr resultados cuantificables. Gracias a las soluciones automatizadas, las empresas mejoran la eficacia, la precisión y el cumplimiento normativo de sus procesos de nómina. Estos ejemplos reales ponen de relieve cómo la automatización de la nómina impulsa mejoras significativas en los resultados de la empresa.
University of Washington
Ante la ineficacia de un sistema de RRHH y nóminas con décadas de antigüedad, esta institución recurrió a la plataforma de nóminas automatizada de Workday. Al sustituir los procesos manuales en papel, se han ahorrado 2000 horas mensuales en la gestión de control de tiempos y ausencias. Con una mayor visibilidad de los datos de RRHH y nómina, el personal toma ahora decisiones más fundamentadas y opera con más eficacia.
Tulsa County
Tulsa County quería consolidar su fragmentado sistema de nómina para ahorrar tiempo y recursos. Con la solución unificada de Workday, optimizó las operaciones al eliminar la conciliación y la introducción de datos manuales. Esta transformación redujo a la mitad el tiempo del proceso de nómina, lo que permitió al condado dedicar más recursos a mejorar los servicios públicos.
Land O’Lakes.
Land O'Lakes, que opera en 50 países, necesitaba un sistema de nómina moderno para sustituir su anticuada plataforma on-premise. Al implementar Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Payroll, Land O'Lakes automatizó los procesos de nómina, agilizó las auditorías e introdujo un portal de autoservicio para el empleado. Esta transición mejoró la precisión de las nóminas por encima del 99,9 % y redujo en un 50 % los pagos fuera de ciclo.
"Antes, el cierre del ejercicio era una pesadilla, pero con Workday se ha convertido en una tarea más".
—John Gardner, Payroll and Compliance Manager, Land O’Lakes
Riesgos de la nómina automatizada comparada con la manual
Aunque la automatización de la nómina ofrece claras ventajas, es importante abordar los riesgos potenciales para garantizar una transición fluida y el éxito a largo plazo. Estos son los principales riesgos que hay que tener en cuenta y cómo mitigarlos:
Errores de integración
La implementación de un sistema de nómina automatizado requiere una migración de datos precisa y la integración con los sistemas existentes. Los errores durante este proceso (por ejemplo, datos incorrectos de los empleados o en la configuración de la nómina) pueden provocar errores de cálculo, retrasos en los pagos o problemas de cumplimiento normativo.
Cómo mitigarlos: realice auditorías y pruebas exhaustivas durante la implementación para identificar y resolver enseguida los errores de integración del software. Colabore estrechamente con el proveedor de software de nómina para garantizar una migración de datos fluida.
Cuestiones de ciberseguridad
Los sistemas de nómina automatizados suelen depender de plataformas cloud, lo que puede introducir riesgos de ciberseguridad, incluidas las vulneraciones de datos y el acceso no autorizado a información confidencial de los empleados.
Cómo mitigarlo: elija una plataforma con robustas medidas de seguridad de los datos, como el cifrado y la autenticación multifactor. Actualice periódicamente los protocolos de seguridad y realice auditorías de los sistemas para garantizar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos.
Formación y adopción por parte de los empleados
Los nuevos sistemas suelen requerir un aprendizaje y los empleados sin formación pueden cometer errores sin darse cuenta o infrautilizar las funcionalidades del software de automatización de nómina. La falta de aceptación por parte de los equipos puede ralentizar aún más la adopción y perturbar las operaciones de nómina.
Cómo mitigarlo: ofrezca una formación completa adaptada a sus equipos, que abarque las funciones clave, los errores más comunes y la resolución de problemas. Fomente la comunicación abierta para resolver dudas y generar confianza en el nuevo sistema.
Tiempo de inactividad del sistema durante la transición
El cambio a un sistema automatizado puede causar disrupciones temporales, sobre todo si surgen problemas técnicos inesperados durante la implementación. Incluso un breve tiempo de inactividad puede afectar a la continuidad de la nómina y a la satisfacción de los empleados.
Cómo mitigarlo: implemente el sistema por fases, ejecutando ciclos de nómina paralelos para detectar discrepancias antes de la transición completa. Disponga de un plan de contingencia para hacer frente a posibles tiempos de inactividad sin afectar a las operaciones de nómina.
Al abordar estos riesgos de forma proactiva, las empresas pueden liberar todo el potencial de la automatización de la nómina a la vez que garantizan la continuidad, la seguridad y la confianza en toda su organización.
Iniciar la automatización de la nómina
Implementar un software de nómina automatizada lleva su tiempo, pero no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Con una planificación meticulosa y las herramientas adecuadas, su empresa puede realizar la transición sin problemas y empezar a ver resultados rápidamente. El proceso se puede dividir en estos cinco pasos claros y asequibles:
1. Entender la situación actual
Comience por evaluar el proceso de nómina vigente. Identifique las áreas que crean retrasos, los errores comunes que generan frustración y las tareas que podrían beneficiarse de la automatización. Eso le dará una idea clara de dónde podría tener un mayor efecto la automatización.
2. Definir las prioridades
Colabore con las funciones de RRHH y finanzas para definir lo que constituye el éxito de su empresa. Tanto para eliminar errores en las nóminas, como para ahorrar tiempo o mejorar el cumplimiento normativo, el establecimiento de prioridades claras guiará sus decisiones a medida que avanza.
3. Implementar por fases
La transición global a un sistema automatizado puede resultar abrumadora. Proceda gradualmente: introduzca el sistema en un solo departamento o para workflows específicos. Ejecute ciclos de nómina paralelos durante esta fase para probar el sistema, resolver problemas y generar confianza antes de implementarlo en toda la empresa.
4. Empoderar a su equipo
La utilidad de un sistema nuevo depende de la habilidad de las personas que lo utilizan. Proporcionamos formación práctica para que su equipo se sienta seguro y respaldado. Ofrezca recursos permanentes para responder a sus preguntas y ayudarles a aprovechar plenamente la nueva plataforma.
5. Continuar evolucionando
Tras la puesta en marcha, aproveche los insights en tiempo real de la automatización para realizar un seguimiento de los resultados e identificar nuevas oportunidades de mejora. La automatización de la nómina no consiste solo en resolver los retos de hoy, sino también en anticiparse a los de mañana.
En Workday, diseñamos soluciones de nómina para simplificar lo complejo y ofrecerle fiabilidad. Obtenga más información sobre cómo empezar a utilizar Workday.