¿Qué es un software de gestión de contratistas?
El software de gestión de contratistas es un sistema para gestionar datos críticos relacionados con el empleo de contratistas independientes, automatizando todo el ciclo de vida del empleo, desde la incorporación hasta el pago. Aunque las capacidades varían de un sistema a otro, puede incluir información relativa a seguros, salud y seguridad, formación y otra documentación pertinente para el contratista y la persona u empresa contratante.
¿Qué es un contratista independiente?
Un contratista independiente es un tipo de colaborador externo contratado por una persona u empresa para realizar un trabajo determinado. Aunque el grupo contratante controla el resultado del trabajo, los contratistas suelen tener más libertad que los empleados a tiempo completo para decidir cómo se va a realizar el trabajo.
Los contratistas están clasificados como empleados de tipo 1099, lo que significa que sus salarios están sujetos al régimen de trabajadores autónomos. Además, no tienen derecho a muchos de los beneficios que se ofrecen a los empleados a tiempo completo, como el seguro médico o las cotizaciones para la jubilación.
¿Cuáles son los retos de utilizar tanto contratistas como empleados a tiempo completo?
Cada vez son más las empresas que emplean a contratistas y otros colaboradores externos, además de tener empleados a tiempo completo. Dado que los contratistas se rigen por leyes y normativas distintas de las de los empleados a tiempo completo, suelen requerir prácticas de contratación, incorporación, pago y gestión diferentes para garantizar el cumplimiento normativo. En consecuencia, puede resultar difícil gestionar a estos no empleados con las prácticas y los sistemas de software utilizados habitualmente para los empleados a tiempo completo.
¿Cuándo necesitan las empresas un software de gestión de contratistas?
Las empresas pueden beneficiarse de un software de gestión de contratistas siempre que empleen a este tipo de trabajador, pero la solución gana valor a medida que aumenta el número y el tipo de contratistas, así como la complejidad de gestionarlos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de contratistas?
Un buen software de gestión de contratistas optimiza las tareas relacionadas con los empleados por contrato a lo largo de todo el ciclo de vida laboral. Esto incluye ayudar a su empresa a:
- Optimizar la incorporación a la empresa y la salida de ella
- Gestionar asignaciones
- Seguir y analizar el desempeño de los empleados
- Simplificar la facturación
- Minimizar los riesgos relacionados con la seguridad y el cumplimiento normativo
"Conseguimos reducir el gasto en mano de obra externa en un 25 % en los seis primeros meses. Uno de los principales impulsores fue la posibilidad de optimizar el número de agencias, las tarifas que pagábamos y los roles que publicábamos".
—Kerry Kiley, Head of Extended Workforce Program Management, Workday (Workday Rising, 2023)
Funcionalidades de un buen software de gestión de contratistas
Aunque las capacidades exactas de este tipo de software pueden variar según el proveedor, las funcionalidades típicas del software de gestión de contratistas suelen incluir mejoras en la incorporación, la gestión de asignaciones, la facturación, la mitigación de riesgos, el seguimiento de headcount y las capacidades de elaboración de informes.
¿Se puede integrar un software de gestión de contratistas en un software de gestión de capital humano?
Sí, en algunos casos es posible integrar un software de gestión de contratistas en un software de gestión de capital humano. No obstante, depende de los sistemas que se utilicen. Algunos proveedores de software facilitan el proceso mucho más que otros al ofrecer una gestión total del talento.
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión de contratistas y un sistema de gestión de proveedores?
Un sistema de gestión de proveedores (VMS) incluye muchas de las capacidades que se encuentran en el software de gestión de contratistas, ya que empodera a las empresas para automatizar y optimizar los procesos relacionados con la gestión de los empleados contratados. Pero además gestiona equipos con todo tipo de colaboradores externos (o no empleados), ya sean trabajadores esporádicos, contratados por horas o trabajadores autónomos, en un solo system of record (SoR). Un sistema VMS dispone de las herramientas necesarias para gestionar los requisitos de proyectos de gran envergadura mediante completas funciones de declaración de trabajo y ofrece a la empresa más funciones básicas de VMS en ámbitos como la facturación, la colaboración con proveedores, la configurabilidad, etc.
"Nos dimos cuenta de que necesitábamos una sola fuente de información que nos ayudara de forma integral a ver y gestionar nuestros colaboradores externos. Sabíamos que teníamos que ser más ágiles y adaptables, y necesitábamos algo que nos ayudara con ese proceso".
—Sarah Keisling, Associate VP, Talent Management and HR Operations, Banner Health (Workday Rising, 2023)