Tres estrategias útiles para el crecimiento de su empresa
Las organizaciones de tamaño medio desempeñan un papel primordial en la economía global, por su aportación a la creación de empleo, al crecimiento económico y a la innovación.
Veamos el panorama global más detalladamente. Por ejemplo, en Asia las pymes representan alrededor del 99 % de todas las empresas, el 70 % de empleos y el 50 % del PIB, según un informe de la Comisión Económica y Social de las Naciones Unidas para Asia.
En Estados Unidos, hay casi 200 000 medianas empresas, según datos del National Center for the Middle Market (NCMM). Estas empresas, que el NCMM define como generadoras de ingresos de entre 10 y 1000 millones de dólares, representan un tercio del PIB del sector privado.
"Estados Unidos pasa por el tercer periodo de crecimiento ininterrumpido más largo de su historia económica, impulsado por la mediana empresa del país", dice Thomas Stewart, director ejecutivo de NCMM.
Aunque en Europa la mediana empresa constituye un pequeño porcentaje del total de empresas (tan bajo como un 1,2 % en Alemania y no superior al 1,7 % de Francia), genera aproximadamente una tercera parte de los ingresos del sector privado y cuenta aproximadamente con un tercio de la fuerza laboral de cada país, según un informe de ESSEC Business School y GE Capital.
Si su empresa está entre las medianas (o aspira a llegar a serlo), estos datos demuestran no solo el valor que su sector aporta a la economía global, sino también las formidables oportunidades disponibles para el crecimiento continuado.
¿Qué hará falta para que su empresa alcance el nivel de éxito requerido, ya sea en forma de objetivos financieros, expansión geográfica o "ascenso" a la categoría de gran empresa?
La respuesta está en tres áreas fundamentales: la eficiencia de las operaciones de la empresa, su rapidez de adaptación a los cambios, y el acierto en la contratación y retención de talento.
Veamos más detenidamente cada una de estas áreas, sus retos y cómo los han afrontado las empresas triunfadoras.
"La mediana empresa s es una fuente de empleo, competencia, dinamismo económico e innovación; estimulan el espíritu emprendedor y la difusión de habilidades. Al tener una mayor presencia geográfica que las grandes empresas, las medianas empresas también contribuyen a una mejor distribución de ingresos."
—Supachai Panitchpakdi, Secretario General de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo
1. Eficiencia operativa
Uno de los principales retos para el crecimiento de las empresas medianas es la complejidad de tareas administrativas y funciones de back-office tales como el uso de herramientas de gestión de personal y nóminas.
A menudo el problema radica en que, a falta de sistemas adecuados (o incluso la carencia total de sistemas), estas empresas recurren a procesos manuales. Como resultado, los empleados acaban creando y desarrollando procesos en los que se utilizan hojas de cálculo y otras aplicaciones en sistemas inconexos, con el consiguiente riesgo de errores e incoherencias en los datos.
"El aumento de la carga administrativa y los procesos manuales crea grandes dificultades para la mediana empresa", afirma Greg Bloom, vicepresidente regional de la consultoría Mercer y director de implementaciones de tecnología empresarial para la mediana empresa. Bloom recalca que, para mantener la competitividad y el crecimiento, las empresas deben incrementar su eficacia en lo relativo a personal, procesos y tecnología.
"La escalabilidad puede ser una lucha para las empresas medianas", dice el director ejecutivo de NCMM. "El papeleo es un inconveniente para la mediana empresa que, al ir creciendo, se enfrenta a la gestión y matenimiento de diversos sistemas de información."
Estas cargas administrativas también merman recursos de finanzas y RRHH, "robando" tiempo que los empleados podrían dedicar a actividades más estratégicas, como los análisis de datos o las relaciones empresariales.
"Para lograr la ampliación y el crecimiento de las empresas medianas, ya sea de forma orgánica, mediante fusión y adquisición o por oferta pública de venta, los equipos de finanzas y recursos humanos deberían centrarse en actividades más estratégicas, no en tareas manuales", dice Bloom.
Pioneer Energy Services proporciona servicios de contratos para perforación terrestre y servicios de producción a empresas dedicadas a la prospección de yacimientos de petróleo y gas. En sus intentos por agilizar procesos y capacitar a su plantilla, esta compañía tuvo que enfrentarse a un aumento de la complejidad y las tareas administrativas. Pasaban demasiado tiempo realizando procesos manuales tales como la extracción y conciliación de datos procedentes de sistemas diversos.
"Anteriormente usábamos un sistema legacy que habría requerido hasta nueve productos adicionales para suministrar las funciones equivalentes dentro de la plataforma Workday", dice Bill Schneider, vicepresidente de TI de Pioneer Energy Services. "Nos dimos cuenta de que el sistema se nos había quedado pequeño cuando dejó de ser capaz de satisfacer nuestras necesidades empresariales y respaldar el crecimiento de la organización."
La automatización es clave
Los avances tecnológicos permiten a las organizaciones medianas automatizar muchos procesos onerosos. Para ese tipo de tareas son especialmente adecuadas las aplicaciones empresariales que hacen uso de procesamiento de datos "in-memory", tienen integrados business process frameworks con que mejorar la eficiencia y la escalabilidad, y son soluciones cloud.
Las sofisticadas tecnologías que antes podían parecer inasequibles están ahora al alcance de la mediana empresa.
Al incorporar en un solo sistema finanzas, RRHH, nóminas, analytics y planificación, estas aplicaciones capacitan a las empresas para estandarizar y automatizar procesos en toda la organización y crear una sola fuente de información.
Las sofisticadas tecnologías que antes podían parecer inasequibles para muchas empresas de tamaño mediano están ahora a su alcance y son más fáciles de implementar que los sistemas legacy.
A continuación se detallan tres funciones para las que la automatización de procesos puede contribuir al crecimiento del negocio:
Nómina y deudas pendientes de pago
Con el crecimiento de CustomInk, la gestión de nómina empezó a requerir más trabajo manual y papeleo. Por eso la empresa invirtió en un solo sistema cloud para finanzas y recursos humanos que les ayudara a racionalizar procesos y crear más eficiencia. "La integración de finanzas, recursos humanos, nómina, gastos y control del tiempo en un solo sistema ha racionalizado nuestros procesos y nos permite completar la operación de nómina en tres horas, en lugar de necesitar tres días”, dice McDuff. "Y sobre todo, nuestro equipo trabaja más a gusto y puede concentrarse en tareas más estratégicas y gratificantes.”
Finanzas
La adopción de una aplicación financiera cloud permitió a BlaBlaCar estandarizar sus procesos financieros y mejorar la toma de decisiones. Como organización innovadora con una rápida expansión en mercados nuevos, necesitaban una serie de procesos financieros estándar para todas las regiones y la posibilidad de agregar entidades fácilmente. BlaBlaCar tiene ahora una sola fuente de datos financieros a los que las partes interesadas pueden acceder en tiempo real, lo que permite la toma de prontas decisiones cruciales relativas al futuro de la organización.
CustomInk también mejoró el proceso de cierre gracias al sistema financiero cloud. "Cuando empecé a trabajar en CustomInk, en 2010, se me encomendó la tarea de rebajar la duración del proceso de cierre financiero, de 25-30 días a 5-7 días", dice McDuff. "Aunque lo conseguí, sabía que no lograríamos mantenerlo así por mucho tiempo con los sistemas que teníamos entonces y los planes de crecimiento que habíamos definido. Con un sistema financiero cloud, lo hemos logrado."
Recursos humanos
Elekta, una multinacional en rápido crecimiento con sede central en Estocolmo y pionera en el tratamiento del cáncer y de las afecciones del cerebro, utilizaba anteriormente varios sistemas de recursos humanos distintos que dificultaban las tareas más sencillas. “Nos costaba incluso confirmar cosas básicas como la cantidad de empleados que teníamos”, explica Raymond L’homme, mánager global de aplicaciones de RRHH.
Para sustentar sus planes de crecimiento, sustituyeron más de 20 sistemas diferentes por un solo sistema cloud de gestión del capital humano que unificó los procesos en toda la empresa. “La mayor ventaja es la existencia de un solo sistema, algo importantísimo para nuestros mánagers internacionales”, afirma L’homme. “Tenemos los mismos procesos, presentados del mismo modo###. Si queremos aumentar los salarios, el proceso en China es igual que en Suecia.”
Al adoptar la automatización, Elekta ha dado pasos importantes orientados al crecimiento continuado.
"El aumento de la eficiencia permite a la mediana empresa competir mejor, aprovechar oportunidades nuevas y emergentes, y centrarse en iniciativas más estratégicas vinculadas a la agenda de los CEO y a su estrategia corporativa", afirma Bloom de Mercer.
¿Por dónde empezar?
Las organizaciones medianas pueden empezar por identificar procesos ineficientes que obstaculizan el crecimiento y luego investigar cómo pueden utilizar la tecnología para agilizar dichos procesos y aportar escalabilidad a la organización.
"Las empresas medianas deberían preguntarse si tienen implementados sistemas y estructuras que permitan su crecimiento", dice Stewart. "Es importante crear capacidades de gestión y expansión del negocio."
Esto se debería hacer cuanto antes. “Las empresas medianas suelen estar capacitadas para agilizar y estandarizar procesos en fases tempranas de su ciclo de crecimiento, algo que puede resultar mucho más difícil para organizaciones grandes”, dice Bloom. "Esto puede suponer eficiencias y reducciones reales de costes para las empresas medianas."
2. Adaptación al cambio
La mediana empresa tiene una ventaja que no tienen las grandes: la agilidad. "La mediana empresa tiene espacio para crecer y no está sujeta a la ley de los grandes números", dice Stewart. “Eso les permite moverse con más rapidez y aprovechar nuevas tendencias.”
Aun así, la ###capitalizing de nuevas oportunidades requiere una planificación de negocios eficaz, un área en la que no ###destaca la medianan empresa.
“Para las empresas medianas, la planificación estratégica puede relegarse tras otras prioridades mientras la dirección se centra en aspectos más tácticos y apremiantes”, dice Bloom. “Para cuando terminan su ‘planificación’ es demasiado tarde, no se basa en datos y no suele abarcar a toda la organización.”
Las herramientas y tecnologías ineficaces suelen ser las responsables de una planificación deficiente. Las organizaciones usan hojas de cálculos para esa tarea, con datos diseminados en diversos sistemas. A menudo, los líderes empresariales se ven obligados a recopilar y conciliar datos de modo manual para realizar el análisis.
“Muchas empresas medianas tienen sistemas legacy dispares diseñados para tareas administrativas de back-office e informes sobre periodos previos y otros diferentes para la supervisión y el control del periodo actual y la planificación del futuro”, dice Bloom.
Planificación continua
En el entorno actual, las empresas deben reconocer el cambio y estar preparadas para afrontarlo, ya sea identificando posibles disrupciones o amenazas competitivas, cumpliendo nuevas normativas o manteniéndose a la par de la evolución de las expectativas de los clientes.
Para ello tienen que hacer gala de una mentalidad de planificación continua que les permita adaptarse al cambio de las condiciones. Los enfoques de planificación tradicionales, como los presupuestos anuales estáticos, han dejado de tener sentido.
Lo bueno es que los sistemas de planificación son ahora más accesibles y asequibles para la mediana empresa. Gerald Harris, mánager sénior de gestión del desempeño empresarial de KPMG Global, habla de eso en el informe de KPMG "Planificación, Elaboración de Presupuestos y Forecasting: Visión de futuro."
"En la mediana empresa, la planificación estratégica puede quedar relegada respecto a otras prioridades."
—Greg Bloom, Vicepresidente regional, Mercer
"En mi opinión, la plataforma cloud es probablemente el mayor avance en la tecnología de planificación, presupuestos y previsión", afirma Harris. "El menor coste total de propiedad supone que ahora no solo las empresas grandes sino también las medianas se pueden permitir implementar procesos eficientes de planificación, presupuestos y forecast. Ahora no hay excusa para realizar las actividades relacionadas usando procesos manuales, ni merece la pena hacerlo."
Analytics y datos en tiempo real
Los sistemas cloud de planificación, especialmente los que utilizan datos de distintas operaciones de un sistema, han cambiado el panorama en cuanto a datos y analytics.
“La consolidación de RRHH, finanzas y nóminas en un sistema con una sola fuente de información permite a las empresas capturar el contenido y el contexto de los eventos empresariales cotidianos para ofrece informes financieros, operativos y de gestión basados en el mismo conjunto de datos”, dice Bloom. “Esto mejora significativamente la calidad de datos e informes, y aporta una visión mejor del negocio para la planificación.”
También proporciona una gran ventaja cuando se trata de planificar y ejecutar estrategias de crecimiento. El personal suele representar el mayor gasto de una empresa y las métricas en tiempo real como headcount, costes, ingresos y flujo de caja pueden ayudar a una empresa a entender el desempeño, identificar problemas y adaptarse y cambiar cuando haga falta.
Esto resultó importante para AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU), que se convirtió en una de las mayores asociaciones automovilísticas regionales tras la integración con otras dos asociaciones en los últimos años. "El personal supone el 50 % del gasto de nuestra organización, por eso es importante para nosotros un enfoque unificado de planificación que abarque las finanzas tradicionales y las implicaciones de plantilla", explica Dustin Cramer, vicepresidente de análisis y planificación financiera de AAA NCNU. "Tenemos en un solo sistema datos financieros y de plantilla y son datos actuales. Nos hemos alejado de las hojas de cálculo y, con todos los datos en un solo sistema, podemos ver las cosas con más claridad. Por ejemplo, si introducimos datos en nuestro módulo de contratación, el departamento de RRHH puede empezar a comunicar la viabilidad de estos objetivos de planificación."
3. Captación y retención de talento
Las empresas medianas pueden tener problemas para captar el talento adecuado. Según "Help Wanted", un informe publicado por NCMM y Brookings Institution’s Metropolitan Policy Program, aunque las empresas de tamaño medio crean más empleo que cualquier otro sector económico, su considerable demanda de capital humano agrava especialmente la captación de dicho talento.
En los países asiáticos en desarrollo, los gobiernos no consiguen crear un flujo adecuado en el sistema educativo para proporcionar jóvenes que cumplan los requisitos de las empresas contratantes. Los empleados más dinámicos y cualificados se inclinan por las empresas grandes o públicas. Las grandes empresas suelen ofrecer salarios más altos y mejores beneficios, mientras que las empresas públicas ofrecen mayor estabilidad laboral y beneficios de seguridad social. Esto dificulta a las empresas pequeñas la captación de empleados cualificados en la competencia a nivel nacional.
De hecho, según el informe, casi 4 de cada 10 ejecutivo de mediana empresa afirman que las posibilidades de crecimiento de su organización se ven restringidas por la falta de talento, con mayores cuotas en los sectores de servicios, construcción y atención sanitaria. Stewart afirma que a ese reto se añade el hecho de que las empresas medianas no suelen contar con la atracción que ejerce un gran nombre de marca para los posibles candidatos.
Este problema se acentúa porque las organizaciones medianas suelen carecer de la infraestructura interna de RRHH necesaria para desarrollar programas sólidos de contratación y retención. Como resultado, los departamentos de RRHH tienden a centrarse en actividades operativas como el onboarding de nuevo talento y la atención a los requisitos cotidianos de los empleados. Eso deja menos tiempo para dedicarse activamente a la contratación y la retención, lo que puede tener un alto impacto en el crecimiento de una empresa .
Otra aspecto que puede afectar a las posibilidades de crecimiento en la falta de formación. En el informe se menciona la tendencia de las empresas medianas a formar personal internamente solo cuando es necesario, con un 45 % de empresas que admite que forma según sus necesidades y que no dispone de un programa de formación continua.
Falta de respaldo de la educación superior
En el informe se destacan también las dificultades que tienen las empresas de tamaño medio a la hora de acceder a recursos y asistencia para captar talento procedente de centros de educación superior y programas de formación laboral. Según el informe, los recursos tradicionales para la contratación de talento (como universidades, escuelas de comercio y programas de desarrollo laboral del sector público) no suelen centrarse en las necesidades exclusivas de la mediana empresa, sino en las de la gran empresa.
¿Por qué ocurre así? Según Stewart, hay menos empresas medianas que engage el denominado ###‘workforce system’ debido al endeble equilibrio entre la oferta y la demanda. El sistema no es fácil de navegar para las empresas pequeñas, los formularios pueden ser complejos y las agencias difíciles de localizar o a falta de coordinación.
Stewart también menciona los retos del sistema. “Para la oferta, los incentivos suelen estar desalineados. Un centro de estudios superiores estará dispuesto a desarrollar cursos especiales a petición de una empresa grande capaz de prometer la contratación de decenas de alumnos anualmente; pero es mucho más difícil coordinar y satisfacer las necesidades de un grupo de empresas medianas, aunque quepa la posibilidad de que el número de contratados por ellas sea mayor."
Mejora de la contratación y la retención
Las organizaciones de tamaño medio tienen varias formas de sortear esas dificultades y mejorar la contratación y la retención de talento, lo que lleva a un mayor crecimiento de la empresa.
Stewart sugiere que las empresas medianas sean más proactivas en la planificación de captación de talento y no esperen hasta el momento en que sea imprescindible para dedicarse a ello. Según el informe de investigación "Mastering Talent Planning" de NCMM en colaboración con Vistage, hay una estrecha correlación entre la planificación de captación de talento destacado y el crecimiento y el desempeño globales de una empresa.
"Las empresas que planifican bien la captación de talento, en especial las que tienen establecido un proceso formal, realizan todo tipo de iniciativas de planificación y fomentan la participación de ejecutivos sénior y de categorías superiores en el proceso de planificación de talento, tienden a ser las de crecimiento más rápido y mejor desempeño en el sector de la mediana empresa."
La formación y el aprendizaje continuados también pueden contribuir a mantener la motivación y el compromiso de los empleados y son una forma de desarrollar nuevos conjuntos de habilidades.
Asimismo conviene tener estrategias de retención, especialmente teniendo en cuenta que la propia plantilla de una empresa puede ser el mejor lugar para comenzar una búsqueda de talento durante los periodos de crecimiento elevado. La gestión del desempeño es un área que puede ayudar a mejorar la retención, en especial cuando no se limita a ser un evento anual sino un proceso continuo que capacita a los empleados.
Según el informe "Help Wanted", las empresas medianas que destacan en la gestión del desempeño suelen tener ejecutivos sénior que creen en el proceso y lo tratan como parte integral del trabajo cotidiano. En lugar de limitarse a basarse en revisiones formales, crean un proceso en el que tiene cabida la ###comunicación espontánea continua.
La formación y el aprendizaje continuados también pueden contribuir a mantener la motivación de los empleados, y son una forma de desarrollar nuevas habilidades a medida que evoluciona una organización. Las organizaciones medianas también deberían considerar la posibilidad de colaborar más estrechamente con potenciales fuentes de talento externas. En el informe "Help Wanted" se incluyen sugerencias como el establecimiento de relaciones con el profesorado de universidades locales, como puente de conexión entre la organización y candidatos prometedores, o la oferta de puestos de prácticas estivales para alumnos en último año de carrera.
La tecnología puede ayudar
El desarrollo de procesos de gestión y planificación de talento más formales puede parecer inabordable para muchas empresas medianas. El uso de aplicaciones obsoletas para RRHH, talento, beneficios, nóminas y contratación que usan muchas de esas empresas exige tiempo y recursos y no proporciona la base ni las funciones necesarias para la práctica de de ua gestión de talento más eficaz.
En Asia, las pymes afrontan retos similares, por ejemplo en lo que respeta al acceso a datos de finanzas, tecnología, recursos humanos y mercado, y sobre todo en lo relativos a la adaptación a las oportunidades y las amenazas de la globalización.
No obstante, los avances tecnológicos están facilitando la capacitación más sofisticada para la gestión de talento en la mediana empresa###. Los sistemas cloud que integran gestión de capital humano, talento, contratación y aprendizaje permiten a las empresas racionalizar sus procesos y con ello reducir el tiempo de trabajo manual entre distintos sistemas.
Una sola fuente de información para todas esas funciones también proporciona más visibilidad de los costes y del desempeño de la plantilla a nivel global. A medida que las organizaciones medianas crecen y se expanden, pueden responder a preguntas como: ¿Tenemos a los mejores empleados trabajando en nuestras iniciativas más importantes? ¿Dónde podemos encontrar el mejor talento? ¿Quiénes son riesgos de retención? ¿Dónde hay fisuras de pipeline de liderazgo###talento en desarrollo? ¿Qué talento genera mayores ingresos?
"La mediana empresadebería preguntarse si tienen implementados sistemas y estructuras que permitan su crecimiento"
—Thomas Stewart, NCMM
Unibail-Rodamco, Europe's leading listed commercial property company, optó por la transición a cloud de sus operaciones de RRHH a beneficio de su presencia en 12 países y para impulsar su crecimiento.
"De cara al futuro, es importante adoptar un sistema de recursos humanos capaz de sustentar el crecimiento y afrontar cambios rápidos,y que además nos ofrezca una mayor visibilidad de nuestra plantilla a nivel global", comenta Sylvain Montcouquiol, responsable de recursos humanos de Unibail-Rodamco.
Conclusión
La mediana empresa tiene un importante papel en la economía mundial, al impulsar el empleo, la innovación y el crecimiento. Aunque este sector afronta retos específicos, su organización puede afrontarlos mejor haciendo uso de avances tecnológicos y de nuevos enfoques aplicables a operaciones, planificación y talento. El futuro es prometedor con más asistencia### y herramientas con las que crecer y aprovechar los logros alcanzados.