SiteMinder es la principal plataforma de adquisición de huéspedes en el sector hotelero global, y figura entre las que están a la vanguardia tecnológica por sus soluciones inteligentes y sencillas que hacen que los hoteles estén dondequiera que se encuentren sus huéspedes, en todas las fases del proceso.
Tras casi una década escalando con rapidez su empresa de software como servicio (SaaS), en SiteMinder se dieron cuenta de que sus sistemas no daban la talla para su modelo empresarial de varios productos en varios países. "Cuando eres una empresa que crece mucho y se expande con rapidez por varios países, puede suceder que cada una de tus sedes cree sus propias cuentas. Acabamos con un complejo organigrama de más de 1500 cuentas", explica Nick Glass, el director de Finanzas Globales.
Retos
El problema se agravaba con las consolidaciones manuales en Excel, la ausencia de un workflow para la aprobación de gastos, y limitaciones en los segmentos de código que imposibilitaban obtener insights de toda la empresa. "Costaba separar el ruido del cambio de divisa del rendimiento real de la empresa".
El excesivo procesamiento manual conllevaba que el cierre a final de mes se demorara hasta 20 días, lo cual resultaba agotador para el talentoso equipo de profesionales de las finanzas, que ansiaban hincarle el diento a cuestiones más estratégicas como, por ejemplo, identificar las oportunidades de obtención de ingresos.
Por consiguiente, la ineficiencia, el encorsetamiento de la optimización del talento y la falta de insights y rendición de cuentas sobre los costes lastraban el crecimiento y la expansión de la empresa. A Nick también le preocupaban los únicos puntos de error y el hecho de que la falta de workflows aumentara el riesgo y la posibilidad de fraudes. "Buscábamos automatización, estructura y un mayor control".
¿Por qué Workday?
Al ser una empresa de SaaS, el proceso de selección de software de SiteMinder no se centraba únicamente en comprar un producto, sino en elegir a una empresa en la que confiara para evolucionar en la dirección adecuada. Tal y como explica Nick: "Con el SaaS, uno recibe actualizaciones periódicas. La cuestión no es tanto el que una empresa ofrezca una funcionalidad que uno necesita ahora, sino que lo siga haciendo en el futuro, de una forma que le venga bien y en el momento en el que la necesite. Buscábamos automatización, estructura y un mayor control, y Workday Financial Management fue la opción adecuada para lograr todo eso".
"Confiábamos en que Workday pudiera adaptarse, crecer e innovar a nuestro ritmo. Ya trabajé con ellos antes y mi experiencia es que, siempre que tuvimos algún problema, nos escucharon e implicaron de inmediato a las personas adecuadas. En definitiva, el motivo por el que estamos con Workday es por su capacidad para colaborar con nosotros para solventar los problemas y sacar el proyecto adelante".
Workday nos brinda la excelente agilidad y la capacidad de escalar la empresa a nuestro ritmo.
Global Finance Director
Responsables de la toma de decisiones empoderados
Con las herramientas de autoservicio de Workday, las líneas de negocio de SiteMinder ahora elaboran sus propios informes, accesibles en cualquier dispositivo. Los usuarios pueden profundizar desde la línea superior hasta las facturas, lo que les brinda mayores insights de los elementos de ingresos y rentabilidad, con la posibilidad de reorganizar los datos y desmenuzarlos a placer. Los tableros de mando están personalizados para satisfacer las necesidades de cada departamento, lo que hace que la información sea sumamente digerible. Desde una perspectiva de control, el CEO dispone de un acceso total a todos los números, mientras que el mánager de un solo centro de costes solo verá los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las métricas correspondientes a su departamento.
El nuevo sistema ha ampliado la rendición de cuentas de los responsables del presupuesto y ha mejorado la gestión de costes, al vincular los presupuestos a las cifras reales más íntimamente que en el pasado, así como al posibilitar decisiones más inteligentes sobre el gasto apropiado.
El equipo financiero ha adquirido un control total de sus operaciones multidivisa y emplea siete tipos de cambio de divisa distintos para generar eficiencias considerables para la empresa.
Mejoramos constantemente los informes para adaptarlos al máximo a las necesidades de la empresa y obtener una serie de insights cada vez más completos. Es maravilloso ver al personal entrar en Workday para efectuar sus propios análisis.
Global Finance Director
Más tiempo y mayor control
Al contar con un plan contable simplificado, una consolidación en tiempo real y unas cuentas por pagar completamente automatizadas, el cierre a final de mes de 20 días de SiteMinder se ha reducido a la mitad. El equipo financiero ya no tiene que buscar manualmente las aprobaciones de gastos. El sistema está plenamente automatizado, y los empleados cargan fotos de los recibos desde sus teléfonos y pueden monitorizar el estado de cada envío.
El equipo financiero está aprovechando los días extra (que incluyen el tiempo ahorrado por el hecho de que las líneas de negocio elaboren sus propios informes) para colaborar estratégicamente con la empresa.
Ahora podemos completar el cierre mensual en la mitad de tiempo, podemos corregir el rumbo y actuar rápidamente basándonos en los insights, y así crear un efecto multiplicador para la empresa.
Global Finance Director
Seguridad y auditoría exhaustivas
Workday ha revolucionado las auditorías de SiteMinder. "Ahora, nuestros auditores tienen sus propias credenciales, lo que les permite entrar y buscar información por su cuenta", explica Nick. Hay controles y funcionalidades de gobierno integrados en el componente fundamental del sistema de Workday, lo cual incrementa la seguridad y permite hacer más pruebas de los controles. El control y la rendición de cuentas también se han visto mejorados, ya que Workday produce una traza de auditoría clara con fecha y hora de cada aprobación.