Retos
Coventry Building Society, la segunda sociedad de créditos hipotecarios más importante de Reino Unido, trabajaba con un sistema legacy, sobrecargado y anticuado que, sencillamente, era incapaz de hacer frente a la demanda de la empresa. Eran muchos los problemas: la revisión de los pagos se realizaba utilizando "miles" de hojas de cálculo de Excel; era imposible procesar los pagos durante dos semanas todos los meses; costaba más actualizar el sistema que sustituirlo por otro; y, sobre todo, el sistema de nómina estaba a punto de quedarse sin soporte, motivo por el que finalmente se apostó por una solución nueva.
La decisión de invertir en un sistema nuevo supuso un increíble avance para nuestro personal.
Chief People Officer
Conocer el producto permite disfrutar de una confianza total
Para Coventry Building Society fue muy importante tomar la decisión de elegir un nuevo partner y hacer la inversión correspondiente, y, por eso mismo, el proceso de licitación fue extremadamente exhaustivo. El equipo de Workday fue el único candidato capaz de responder de inmediato a todas las preguntas de la empresa. El panel de selección inclusiva de la sociedad, compuesto por miembros del equipo ejecutivo, especialistas en TI, mánagers y usuarios finales, consideró esto algo muy alentador.
La solución que ofrecía Workday también resultaba muy llamativa. Según Lucy Becque, directiva del departamento de personal de la sociedad: "La perfección con que se integra la seguridad en toda la solución, los insights que ofrece a los mánagers, la increíble experiencia de usuario en front-end y la facilidad con la que nosotros mismo podemos configurarla: esos son todos los motivos que nos hicieron apostar por Workday de forma unánime. Estaba a años luz de cualquier cosa que hubiésemos visto antes".
La solidez del soporte en la toma de decisiones continuó tras el lanzamiento. "Hicimos muchas demos y en todas disfrutamos de la reacción de la gente y de su asombro al ver las diferencias con nuestro sistema legacy", cuenta Lucy Becque.
El primer día, desactivamos 23 procesos manuales. Aquel fue el primer paso para librarnos del papel.
Chief People Officer
Transformador desde el principio
El primer día, el equipo desactivó 23 procesos manuales, el primer paso hacia el abandono del papel que ha revolucionado la forma de trabajar del equipo de RRHH y las interacciones entre los mánagers y los empleados. Estos últimos han descubierto que el uso de Workday es tan intuitivo que rara vez necesitan consultar las guías que se elaboraron para ellos. Los procesos se han optimizado hasta resultar irreconocibles: por ejemplo, se han sustituido los formularios firmados por una o varias personas por una sola solicitud digital, lo que ha permitido ahorrar tiempo y esfuerzo. Esta y otras ventajas han hecho posible que los trabajadores sean más autosuficientes y productivos, y han liberado de carga al equipo de mánagers. Ajustar el sistema para ofrecer a los usuarios nuevas funcionalidades es sencillo, de modo que todos tengan exactamente lo que necesitan, en todo momento.
Ahora, podemos procesar los gastos en Workday cada dos semanas en lugar de una vez al mes, por lo que la experiencia de los empleados es mucho mejor.
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Información y toma de decisiones mejoradas
El riesgo de cometer errores manuales se ha eliminado casi por completo y, por consiguiente, toda la sociedad confía mucho más en los datos. Ahora, los empleados pueden acceder y gestionar sus datos, y los mánagers cuentan con la información necesaria para tomar decisiones acertadas y están autorizados para actuar en consecuencia.
También resulta mucho más sencillo ver las tendencias y patrones de la fuerza laboral, por lo que es más fácil llevar un seguimiento de los objetivos en cuanto a diversidad e inclusión o, por ejemplo, consultar las cifras de absentismo relacionado con la COVID-19 con solo pulsar un botón. Lucy Becque afirma: "Acabamos de completar nuestra primera revisión de pagos. Podía ver literalmente en tiempo real qué decisiones se estaban tomando y qué aspecto iba tomando todo. Todas las anomalías se marcaban de forma practica y se simplificaban. Ha supuesto toda una transformación".
La experiencia de todo el mundo se ha visto transformada: ahora todos saben en qué punto se encuentra cada proceso sin tener que dedicar tiempo a buscar, datar o hacer pagos provisionales.
Chief People Officer
"Hacer las cosas mejor y de forma distinta..."
La pandemia de COVID-19 ha acelerado significativamente la respuesta de la sociedad a la digitalización, empujada por la necesidad de que la comunicación, la gestión y el compromiso pasasen a ser totalmente virtuales. Para el equipo de RRHH, Workday ha servido de poderoso catalizador en la búsqueda de nuevas formas de automatizar los procesos. Como dice Lucy Becque: "Antes de la pandemia, no había más de 200 personas trabajando desde casa, y, de repente, nos encontramos con más de 1600 empleados teletrabajando. Gracias a Workday, pudimos plantearnos el reto de pensar y hacer las cosas de forma distinta y mejor, en lugar de atenernos a lo que nos resultaba conocido, pero era innecesario".
Se puede decir que Workday es un sistema que se ha construido desde cero, es decir, que no son piezas dispares que se han combinado. Por esto mismo, nos ofrece una experiencia totalmente optimizada y sorprendente.
Chief People Officer