규정 준수를 촉진하고 학습 기회를 확장하는 M Physicians

M Physicians(University of Minnesota Physicians)는 미니애폴리스에 위치하며 여러 과목을 전문으로 하는 대학 병원입니다. 몇 년 전 이 병원은 병원의 학습 관리 시스템이 실제로는 학습 프로세스를 복잡하게 한다는 것을 알았습니다.

학습 장애물 해소

임상의와 행정 직원은 필요한 교육 과정을 쉽게 확인할 수 없었으며 확인하더라도 교육 과정에 간단히 등록할 수 없었습니다. 모든 교육 과정에는 4명으로 이루어진 학습 팀이 구성되어야 했으며, 요청이 너무 많아 한 달 분량의 백로그가 발생했습니다.

대상을 설정하고, 교육 과정을 할당하고, 보고를 제공하는 데 걸리는 시간으로 인해 양질의 매력적인 콘텐츠를 작성하는 데 투입할 수 있는 리소스가 상당히 줄어들었습니다.

많은 인력이 필요한 규정 준수 관리

의료 기관으로서 M Physicians는 필요한 교육을 지시하는 엄격한 가이드라인을 갖추고 있습니다. Workday를 도입하기 전에 강사는 출석을 추적할 수 없었으며 매니저는 각 직원이 완료한 교육을 쉽게 파악할 수 없었습니다. 학습 팀은 직원에게 이메일을 보내 데이터를 일일이 수집한 후 스프레드시트에 기입해야 했고, 리포트 하나를 생성하는 데 최소 4시간을 허비해야 했습니다. 그런 후에도 직원에게 할당된 교육 과정을 완료할 것을 안내하는 이메일을 발송해야 했습니다.

“우리는 직원이 스스로 콘텐츠를 작성하고 게시할 수 있으며 매니저가 간단하게 실시간으로 리포트를 확인하고 규정 준수를 추적할 수 있는 방법을 원했습니다.”라고 M Physicians의 학습 파트너인 Brad Aleman은 말합니다.

새로운 학습 방식

Workday 학습은 M Physicians 직원과 매니저에게 다른 Workday 어플리케이션과 동일한 인터페이스에서 모든 학습 콘텐츠에 안전하게 액세스할 수 있도록 지원합니다. 단일 로그인으로 직원들은 신규 직원 온보딩 및 복리후생 가입부터 규정 준수 및 리더십 교육에 이르기까지 모든 정보를 확인할 수 있습니다.

또한 Workday Extended Enterprise for Learning을 통해 M Physicians는 내부 직원에게 제공되는 동일한 교육 콘텐츠를 파트너 조직으로도 확대할 수 있습니다. 이로써 일관된 교육이 보장되고 교육 과정 관리자 측면에서는 관리 프로세스가 간소화됩니다.

학습 관리자 역량 강화

Workday의 캠페인을 통해 학습 팀은 적은 인원으로도 전체 직원 수가 3,500명에 이르는 이 기관에서 학습 환경을 관리할 수 있습니다. 관리자는 Workday 시스템에 이미 있는 세부 데이터를 기반으로 대상 기준을 정의하고 학습 요건, 콘텐츠 및 교육 알림을 제공할 수 있습니다. 이 시스템에서는 대상 그룹에 학습 과정을 손쉽게 할당하고 과정을 이미 완료했거나 완료할 필요가 없는 사람을 필터링할 수 있습니다.

“Workday를 도입하기 전에 우리는 100명의 직원들로부터 관련이 없는 과정 알림을 받았다는 얘기를 들었을 것입니다.”라고 M Physicians의 학습 비즈니스 파트너 책임자인 Jason Holmes는 말합니다. “Workday 학습에서는 캠페인과 관련한 부담으로부터 직원을 해방시킬 수 있다는 점이 아주 좋았습니다.”

각 직원의 Workday 학습 대시보드에는 필요한 교육 과정이 나열되므로 간단히 한 번만 클릭하여 교육 과정에 등록할 수 있으며, 역할 또는 관심 사항 등을 기준으로 추천 학습, 엄선된 콘텐츠가 표시됩니다. 매니저는 언제든지 규정 준수 대시보드에서 직원의 교육 상태에 대한 최신 리포트를 가져올 수 있습니다.

Workday 학습은 또한 LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor, YouTube 등의 외부 타사 콘텐츠 제공업체와의 표준 통합을 제공합니다. 따라서 Workday에서 이용할 수 있는 학습 콘텐츠가 확장되며 학습 관리자의 통합 관련 업무가 줄어듭니다.

콘텐츠 개발은 SME(Subject Matter Expert)에 맡김

사용자 친화적인 콘텐츠 관리 도구와 강력한 보안 기능을 통해 SME는 Workday에서 손쉽게 P2P 콘텐츠를 작성 및 게시하고 교육 과정 개발을 간소화하고 가속화할 수 있습니다. 승인 프로세스는 구성 가능하므로 학습 팀의 개입 없이도 콘텐츠의 품질과 정확도가 보장됩니다.

“우리는 Workday의 보안을 광범위하게 활용하고 있습니다.”라고 M Physicians HRIS/Workday 운영 부문 Lisa Umerley는
설명합니다. “이는 단순히 기본 학습 관리자의 역할이 아니며, 시스템에서 트랜잭션을 수행할 수 있는 다른 모든 관리자, 파트너 및 조정 담당자의 역할입니다.”

30일 내 완료율 98% 달성

학습 팀은 Workday 학습의 자동 알림, 규정 준수 대시보드 추적, 맞춤형 메시징, 간편한 등록 기능 덕분에 2019 HIPAA 교육 과정을 개시한 지 30일 만에 98%라는 완료율을 달성했다고 생각합니다. 이 어플리케이션을 배포하기 전에는 동 기간 내 완료율이 80%에 그쳤습니다.

직원의 라이선스와 자격증은 자동으로 Workday에 업로드됩니다. Workday는 알림을 운영하고 캠페인에 사용할 메일링 리스트를 작성하여 자격증 획득에 필요한 교육 과정을 직원에게 알려 줍니다. 과거에는 4시간이 걸렸던 과정 완료 리포트 작성 작업을 이제는 20분 만에 수행할 수 있습니다.

P2P 학습 가속화

Workday 학습은 P2P 교육 콘텐츠 작성 프로세스를 가속화했습니다. 부서의 임상의 책임자는 전문의의 프레젠테이션을 녹화하여 이 교육에 참석하지 못한 직원이 볼 수 있도록 Workday에 업로드할 수 있습니다. 관리 부문 SME도 마찬가지입니다.

“저는 많은 코더들이 Skype를 통해 참석하는 상황에서 ‘코더 교육’을 직접 진행했습니다.”라고 Senior Billing Manager인 Cara Detlefsen은 말합니다. “이제는 코더 교육을 실시간으로 녹화하고 Workday에 업로드하여 코더가 시간이 있을 때 교육 자료를 검토할 수 있도록 합니다.” P2P 콘텐츠 게시를 분산화한 결과, 한 달에서 하루로 처리 시간이 단축되었습니다.

언제 어디서나 학습 과정에 액세스

임상 현장에서의 급격한 변화는 새로운 학습 콘텐츠를 직원에게 빨리 제공하도록 합니다. 임상의는 계속 다니면서 환자들을 보기 때문에 컴퓨터보다는 모바일 기기에 의존합니다. Workday 학습을 사용하면 직원들이 모바일 기기를 통해 어디서나 콘텐츠와 교육 과정에 액세스할 수 있습니다.

“Workday를 통해 우리는 직원들이 콘텐츠를 조금씩 완료할 수 있는 월별 필수 학습 형식으로 전환할 수 있었습니다. 한 번에 하나의 주제를 대개 10분에서 30분 정도 투자해 보는 거죠.”라고 Umerley는 설명합니다. “이제 직원들은 Workday 학습을 통해 한곳에서 필요한 모든 학습 및 스킬 개발 콘텐츠를 이용할 수 있습니다.”