헬스케어 부문에서 아동병원의 위치는 특별합니다. 유아, 어린이, 청소년을 위해 응급 치료를 지원하는 동시에 환자의 부모 및 가족 구성원의 우려도 해결해야 합니다. 의사와 임상의는 어린 환자들의 삶과 건강을 개선하기 위해 다년의 소아과 교육을 제공합니다.
수상 경력이 풍부한 Dayton Children’s Hospital(DCH)은 미국의 250여 아동병원 중 한 곳입니다. 3,600명의 직원이 서부 오하이오주와 동부 인디애나주의 카운티 20곳에서 소아과 진료를 담당합니다. 177개의 침상이 있는 주 병원은 주 전역의 22개의 다른 임상 소아과 시설과 연결되어 있습니다.
다른 병원처럼 DCH는 환자에 대한 양질의 치료 서비스와 비용 절감 사이의 균형을 맞추기 위해 노력하고 있습니다. 최고의 간병인과 직원을 유치하고 유지하는 것도 중요하게 생각합니다. 그러나 오늘날 빠르게 변화하고 규제가 강화되는 미국 헬스케어 산업에서 모든 목표를 달성하기는 쉽지 않습니다.
SCM 리포트를 작성할 때 위험 수준에 있는 재고에 플래그를 지정합니다. 그래야 재고가 소진되기 전에 보충이 가능합니다.
공급망 담당 Corporate Director
성장통
최근 몇 년 DCH에는 많은 부대 시설이 늘어나면서 비용 부담과 운영 복잡성이 증가했습니다. 경영진은 이 문제를 해결하기 위해 병원이 디지털 트랜스포메이션에 투자해야 한다는 것을 알고 있었습니다. 여러 옵션을 신중하게 평가한 후, 백오피스 운영, 특히 HR, 재무 부서 및 공급망을 향상하고 통합하기 위한 클라우드 기반 시스템으로 Workday를 선택했습니다.
DCH의 공급망 담당 Corporate Director인 David Farrall은 병원에서 Workday HCM(Human Capital Management) 및 Workday 재무 관리 솔루션을 통해 큰 성공을 거둔 후 Workday SCM(Supply Chain Management)을 배포하기로 결정했다고 설명합니다. 비의료 공급망 분야에서 20년간 근무했던 Farrall은 DCH에 합류 후 눈에 띄는 차이점을 발견했습니다. “헬스케어 이외 산업보다 병원 공급망 관리의 복잡성이 훨씬 큽니다.”라고 그는 말합니다. “또한 많은 제품이 생명과 직결됩니다.”
Farrall이 DCH에 합류했을 때 병원은 SCM에 필요한 오래된 수동 시스템을 아직 폐기하지 않은 상태였습니다. “우리는 재고에 대한 가시성이 절대 부족한 종이 문서 기반 시스템에 의존했습니다.”라며 그는 회상합니다. “22,000개의 SKU와 수백 건의 계약을 추적하고 있었고, 30% 이상 계약 만료되었지만 모든 계약을 확인해야 어떤 것이 만료되었는지 알 수 있었습니다.”
병원 공급망 관리에 수반되는 복잡성이 훨씬 큽니다. 많은 제품이 생명과 직결됩니다.
공급망 담당 Corporate Director
가시성 향상, 재고 부족 해결
SCM으로 공급망을 전환하면서 DCH는 재고에 대한 가시성을 대폭 높일 수 있었습니다. 그 결과 주문이 간소화되고 조달의 유연성이 늘었으며, 무엇보다도 재고 부족을 방지할 수 있었습니다. “중요한 치료기기가 필요한데 이를 찾느라 시간을 허비하면 환자의 상태가 위태로워질 수 있습니다.”라며 Farrall은 설명합니다. “그리고 시간에 따른 치료가 중요하다면 필요한 품목이 없으면 생명을 위협할 수 있습니다. 특히 중요한 의료 용품의 재고 부족을 해소하면 직원들은 양질의 치료를 제공할 수 있습니다.”
그는 또한 다음과 같이 강조합니다. “이는 간호사, 관련 의료진 및 관리 직원이 자녀들과 더 많은 시간을 함께 보내고 가족에게 더 많은 관심을 기울이는 데도 도움이 됩니다.”
SCM으로의 마이그레이션을 준비하기 위해 Farrall과 그의 팀은 먼저 DCH 모든 재고를 정리했습니다. “36개월 이상 사용하지 않은 모든 항목을 제거하는 것만으로 SKU의 50%를 제거했습니다.”라고 그는 말합니다. “그 후 더 많은 품목을 정리하여 재고를 7,000개 품목으로 줄였습니다. 이제 비즈니스 애널리스트는 필요에 따라 설명이나 측정 단위를 변경하여 SCM 시스템으로 품목을 계속 유입할 수 있습니다.”
새로운 SCM 솔루션 도입에 앞서 Farrall은 병원에 대량으로 제품을 공급하는 코어 팀과 함께 사용자 인수 테스트(UAT)를 진행하여 교육을 시작했습니다. “다음으로 우리는 지난 해에 구매요청을 제출한 거의 모든 직원을 단계별 클래스에 참여시켜 Workday 도구와 프로세스를 배울 수 있도록 했습니다.”라고 그는 말합니다. “우리의 성실한 교육 프로세스는 우리 팀이 고라이브 날짜에 충분히 대비하는 데 도움이 되었습니다.”
추가 비용 없음
DCH는 SCM을 계약 저장소로도 사용합니다. 여기에는 270개의 비즈니스 제휴 계약을 포함하여 725개의 조달 계약이 포함되어 있습니다. Farrall은 이렇게 설명합니다. “SCM에서 허용하지 않기 때문에 계약에 명시된 것 이상의 비용을 한 푼도 지불하지 않습니다. 또한 만료 계약 수와 이유를 정확히 알고 있습니다. 이제 SCM이 다양한 유형의 계약을 처리하기 때문에 규정 준수율이 80% 향상되었습니다.”
SCM은 DCH 직원이 보다 정확한 구매요청을 할 수 있도록 지원하여 공급업체 배송이 더욱 정확해지고 반품 횟수가 줄어듭니다. “최대 공급업체 중 한 곳의 반품이 50% 줄어들어 임상의가 환자와 더 많은 시간을 보낼 수 있도록 돕고 동시에 추가로 비용을 절감하는 방법을 찾는 등 더욱 가치 있는 태스크를 위한 시간을 확보할 수 있었습니다.”라고 Farrall은 말합니다.
SCM에서 허용하지 않기 때문에 계약에 명시된 것 이상의 비용을 한 푼도 지불하지 않습니다.
공급망 담당 Corporate Director
적시 도착
“Dayton Children’s Hospital이 모든 것을 재구성하고 Workday로 이전할 때 합류하게 된 것을 감사하게 생각합니다. 덕분에 디지털 트랜스포메이션을 학습하고 주도할 수 있었고 이를 통해 현재 위치를 확립하고 미래로 나갈 수 있게 되었습니다.”라고 Farrall은 덧붙입니다.
2020년 초 전 세계적인 팬데믹이 발발했을 때 DCH는 SCM을 시행한지 약 1년이 되었으며, Farrall은 운이 좋았다고 생각합니다. “COVID-19 기간에 공급망 중단 여파로 필요한 제품, 특히 PPE, 물티슈, 세정액을 구하기가 쉽지 않았습니다.”라고 그가 말합니다. “따라서 중요 품목이 부족할 때 SCM에서 경고를 보내면 차순위로 소싱을 대체할 수 있으며, 네 번째 옵션까지도 소싱이 가능합니다. 이를 통해 일선 임상의를 위한 충분한 PPE를 확보하여 어린 환자들이 필요로 하고 환자의 부모가 우리에게 기대하는 양질의 환자 치료 서비스를 안전하게 제공할 수 있었습니다.”
Farrall에 따르면 주요 품목의 평균 일일 사용량을 쉽고 빠르게 모니터링하고 보고할 수 있는 기능이 팬데믹 기간 동안 특히 중요했습니다. “SCM을 사용해 리포트를 작성하여 위험 수준 재고, 특정 품목의 경우 낮은 수준인 재고에 플래그를 지정합니다. 그래야 재고가 소진되기 전에 보충이 가능합니다.”라고 말합니다.
SCM 리포트를 작성할 때 위험 수준에 있는 재고에 플래그를 지정합니다. 그래야 재고가 소진되기 전에 보충이 가능합니다.
공급망 담당 Corporate Director
밝은 미래
Farrall은 SCM과 대화형으로 상호 작용하고 정보를 검색하는 데 사용하는 디지털 챗봇인 Workday Assistant를 추가했습니다. “바늘, 물티슈, 생수, 배터리 등 Workday Assistant는 제공 티켓, 구매자, PO(있는 경우) 및 제공된 품목의 지불 여부를 알려줄 수 있습니다.”
Farrall은 SCM 기능의 지속적인 개선이 비용, 서비스 제공 및 치료 품질을 향상할 수 있는 기회를 훨씬 더 많이 제공할 것이라고 믿습니다. “우리는 테디베어, 조랑말 장난감까지 아이들을 편하게 하는 것이라면 무엇이든 준비합니다.”라고 그는 말합니다. “어린 환자들이 건강하게 완쾌하는 날까지 치료에 필요한 모든 의료 용품 제공에 만전을 기하고 있습니다.”
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