In un contesto di business rivoluzionato dal digitale, le aziende agili hanno la meglio. Cambiare non è semplice, ma per dirla con le parole di Robynne Sisco, CFO di Workday, "chi è in grado di adattarsi e reagire a livello di mentalità, pianificazione o tecnologia, è più pronto ad affrontare il futuro".

I responsabili HR più lungimiranti concordano. "Entro il 2025, la metà delle medie e grandi imprese di tutto il mondo avrà investito in una suite HCM cloud per la gestione delle risorse umane e dei talenti", secondo quanto emerge dal recente studio "Gartner 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments".¹

Perché stanno facendo questo investimento? Grazie alla tecnologia cloud HCM, afferma il report, le HR guadagnano in agilità e riescono ad affrontare problemi come richiedere skill più adeguate, assumere e trattenere i talenti migliori in un mercato competitivo, adeguare la forza lavoro e promuovere la diversity all'interno dell'azienda. In altre parole, le HR devono essere più agili per sostenere a loro volta l'agilità aziendale.

La buona riuscita della trasformazione passa dalla piena realizzazione del valore delle soluzioni digitali e dipende da un attento esame dello stato attuale e delle potenzialità future dell'azienda. Secondo il report di Gartner, "per trarre vantaggio dai sistemi HCM, è necessario che le HR adottino una mentalità agile e la allarghino all'intera organizzazione, promuovendo una sperimentazione continua." Gli ingredienti fondamentali per la trasformazione digitale dell'HR includono la volontà di implementare il cambiamento a livello organizzativo, l'allineamento tra HR e IT e una roadmap strategica per la creazione di un digital workplace.

Le sfide dei cambiamenti organizzativi

La digital transformation nell'HR non implica solo una nuova definizione dei processi. "Le aziende devono affrontare ambienti di lavoro in continua evoluzione, contratti di lavoro flessibili, un panorama normativo volatile e mercati del lavoro più complessi" spiega il report. "Tutto questo comporta una serie di sfide per le strutture organizzative, i processi e le tecnologie esistenti spesso demoralizzanti e potenzialmente travolgenti".

L'errore che molte aziende fanno quando implementano nuove tecnologie è quello di limitarsi a copiare nel nuovo sistema i processi esistenti, anziché impegnarsi a trasformare realmente l'HR. "Nel mondo del business di oggi non c'è tempo per compiacersi dei risultati ottenuti", sostiene Javier Delgado, Managing Director di Business Network Builders, una società di servizi professionali che ha implementato un unico sistema per la gestione finanziaria e delle risorse umane e l'automazione dei processi. "Per continuare a crescere, dovevamo innovare tramite servizi cloud moderni, per diventare più agili e mantenere elevata la qualità del servizio ai clienti".

La buona riuscita dell'implementazione della tecnologia HCM dipende dalla capacità delle HR di avere una visione di insieme e introdurre innovazioni che supportino la riprogettazione organizzativa. Secondo il report occorre considerare i seguenti aspetti:

• Riprogettazione strutturale, ad esempio il passaggio da gerarchie rigide a gruppi più flessibili, quali team e unità operative affini.
• Ridefinizione delle skill, ossia il passaggio da cataloghi o database rigidi di skill/competenze a sistemi flessibili.
• Riprogettazione dei processi in base agli input provenienti dalla ridefinizione delle strutture organizzative e delle skill.

Sinergia tra HR e IT

La riprogettazione organizzativa, come il nome stesso suggerisce, non si concentra solo sulla funzione HR. Come spiega il report, le HR devono assumere un ruolo guida ma altre funzioni, in particolare l'IT, devono lavorare in sinergia.

Un articolo del 2018 di Deloitte Insights sui trend globali del capitale umano conferma le conclusioni di Gartner: i senior leader non possono lavorare se ci sono delle barriere. "I senior leader si stanno rendendo conto che devono superare i loro ruoli funzionali e ragionare come un team" afferma l'articolo. "In questa nuova struttura, gli executive possono guidare i propri team collaborando con altre funzioni per gestire l'organizzazione in modo agile".

Cathy Armor, direttrice di Cambridge University Press, ha aiutato la sua organizzazione nel passaggio a un sistema HCM e la sua esperienza conferma i risultati della ricerca di Gartner e Deloitte. "Una delle cose migliori che abbiamo realizzato è stato riunire in un unico project team interfunzionale IT, HR, dipartimento legale, gestione paghe e Project Management" sostiene. "È indispensabile che questi stakeholder collaborino per avere tutte le approvazioni necessarie per portare avanti il progetto".

Digital Workplace: una roadmap strategica

La rivoluzione digitale ha investito tutti i settori e le funzioni aziendali e le HR non fanno eccezione. Nel momento in cui valutano l'adozione di una tecnologia HCM, i team devono avere una visione sia a breve che a lungo termine e valutare l'agilità della tecnologia HCM che intendono introdurre.

Quando la società di servizi professionali Booz Allen Hamilton ha adottato una soluzione HCM, Sarah St. Clair, Vice President of People Services, ha capito che il cambiamento non sarebbe avvenuto da un momento all'altro. "È una sfida continua", racconta. "La tecnologia è in continua evoluzione. Noi dirigenti dobbiamo comprendere appieno gli obiettivi di business e la cultura della nostra azienda e introdurre le nuove tecnologie a un ritmo tale che ci permetta di utilizzarle al meglio".

Quando si parla di tecnologia HCM, afferma Gartner, "molte organizzazioni passano da soluzioni on-premise ad applicazioni cloud per la gestione delle risorse umane e dei talenti". Le aziende devono riflettere sulla loro roadmap strategica e "rivedere il loro panorama applicativo, pianificando i cambiamenti necessari negli anni a venire". A questo proposito, occorre porsi alcune domande fondamentali:

• Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di implementare una soluzione unificata di HCM e Finance? Abbiamo esaminato attentamente l'idea?
• Qual è il futuro dei nostri sistemi HCM? Il nostro ritmo di innovazione è all'altezza delle aspettative dei nostri stakeholder? Disponiamo di una roadmap per le tecnologie e le capacità future?
• In quali ambiti dobbiamo consolidare la nostra roadmap per la tecnologia HCM? Quali sono le innovazioni più importanti in grado di supportare la nostra riprogettazione organizzativa?

Prospettive future

Secondo il rapporto Gartner, entro il 2015 "il 20% delle imprese con più di 5.000 lavoratori a livello globale avrà sviluppato una HR innovation practice per favorire la sperimentazione e guidare le tecnologie emergenti". Non è chiaro in che modo il restante 80% delle imprese si stia preparando alla digitalizzazione del lavoro. Quel che è certo è che se non non si metteranno in discussione per prepararsi al cambiamento, rischieranno di rimanere indietro.

In quale percentuale rientra la tua azienda?

¹"Gartner, 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments", Ron Hanscome, Helen Poitevin, John Kostoulas, 30 luglio 2018.