Le tre sfide principali che le aziende globali devono affrontare e come risolverle

Questo post, scritto da Christy Sasser, è stato pubblicato in inglese sul blog di Workday. Pensiamo che possa interessare anche ai nostri lettori di altre lingue, quindi è disponile tradotto qui sotto.

La gestione di un'organizzazione globale è diventata sempre più complessa. Le aziende sono alle prese con continui cambiamenti, dal rafforzamento della propria presenza nei mercati emergenti, all'affermarsi del nazionalismo economico, fino alla comparsa di normative sempre più stringenti come la riforma fiscale statunitense e il nuovo regolamento generale per la protezione dei dati (GDPR). A ciò si aggiungono la crescente minaccia della criminalità informatica, i rischi per la privacy dei dati, la guerra dei talenti e l'accelerazione dell'innovazione tecnologica.

Questa maggiore complessità crea importanti sfide operative per le aziende globali, in particolar modo nelle fasi espansive in nuovi mercati. Abbiamo identificato tre tipologie di sfide:

Sfida n. 1: Difficoltà a ottenere analisi e report sulle performance

Per un'azienda che si espande conquistando nuove aree geografiche e creando nuove linee di prodotto, può essere molto più difficile valutare le performance e generare report coerenti, con maggiori rischi di prendere decisioni sbagliate. Spesso, infatti, un'azienda che vende gli stessi prodotti e servizi in più paesi utilizza sistemi di gestione finanziaria diversi e applica definizioni di dati differenti alle attività in ogni area geografica. Di conseguenza, ogni sede rischia di inquadrare e interpretare le performance delle stesse linee di prodotti e servizi in modo difforme rispetto a quanto richiesto dall'ufficio centrale, causando analisi sballate e influenzando negativamente decisioni importanti. Ad esempio, alcuni segmenti di un business potrebbero apparire più redditizi di quanto non siano in realtà.

Sfida n. 2: Mancanza di controllo finanziario

Un'altra sfida che le aziende globali devono affrontare consiste nel mantenere il controllo finanziario sulle operazioni, soprattutto quando si entra in mercati più piccoli o emergenti. Molte organizzazioni non dispongono di processi standardizzati con controlli in atto per garantire la conformità tra le varie sedi, ad esempio per quanto riguarda le modalità di collaborazione con i fornitori locali o il numero di conti bancari locali consentiti. Questa mancanza di processi rende difficile tenere traccia di ciò che riguarda i vari asset e aumenta il rischio di attività fraudolente. Allo stesso tempo, anche dove i controlli esistono, sono spesso manuali e circoscritti alla nazione per cui sono stati creati, perciò non possono essere facilmente osservati o verificati da altri paesi.

Sfida n. 3: La compliance a livello locale

La gestione corretta di leggi e normative locali e regionali, come gli adempimenti fiscali, le leggi sulla privacy, le leggi antiriciclaggio, la gestione paghe e la contabilità, può diventare una preoccupazione importante per le aziende globali. Le esigenze locali specifiche possono essere troppo complesse per essere gestite in modo centralizzato, perciò talvolta le aziende globali optano per un approccio più elastico, richiedendo alle filiali di soddisfare esclusivamente le esigenze di reporting aziendale e demandando la gestione dei requisiti regionali a società di contabilità in loco. In altri casi, finiscono per creare reparti finanziari locali in ogni singolo paese, contribuendo direttamente a generare maggiore inefficienza e complessità.

Crepe nella base tecnologica

Una delle cause principali di queste problematiche operative può essere reperita nello scollamento dei sistemi che supportano l'azienda, in particolare in funzioni come quella finanziaria. L'ambiente aziendale è diventato più complesso e i sistemi ERP tradizionali non sono più in grado di tenere il passo.

Storicamente, le aziende in crescita implementano un sistema ERP legacy nella loro sede centrale e sistemi di contabilità specifici per area geografica o paese nelle sedi estere, principalmente a causa degli elevati costi associati all'implementazione delle soluzioni legacy per le sedi più piccole. Il risultato è che molte aziende dispongono ora di una serie di sistemi finanziari eterogenei in varie versioni, su varie piattaforme, prodotti da società differenti e distribuiti da diversi integratori di sistemi.

Ognuno di questi sistemi offre processi propri, modelli di sicurezza distinti e una versione dei dati aziendali quasi mai completa o in sincronia con le altre. Questo crea grossi ostacoli quando si tratta di raccogliere, riconciliare e consolidare i dati e capire cosa sta accadendo in sedi remote, lontano da contabili e revisori aziendali.

La difficoltà per molte organizzazioni si riduce spesso a un unico grande problema: non avere un'unica fonte di informazioni per i propri dati.

Allo stesso tempo, i sistemi ERP tradizionali più grandi tendono ad avere architetture rigide. Quando i processi aziendali progettati per le sedi centrali sono applicati a piccole entità locali o regionali, spesso non è facile giustificarne o aggirarne le inevitabili complessità, anche nei casi in cui gli utenti di sistema si contano sulle dita di una mano.

I progressi nei sistemi finanziari aiutano le aziende globali ad affrontare molte di queste sfide in tre modi:

Un'unica fonte di informazioni

I dati sono una delle risorse più preziose nel business di oggi. Le aziende che li utilizzano in modo efficace hanno una visione migliore del proprio business, un processo decisionale più affidabile e vedono aumentare la precisione della pianificazione e delle previsioni, tutti elementi che contribuiscono a migliorare le performance.

La difficoltà per molte organizzazioni si riduce spesso a un unico grande problema: non avere un'unica fonte di informazioni per i propri dati. È difficile tenersi costantemente aggiornati sulla situazione di un'azienda globale se i dati sono distribuiti su 20 o 30 sistemi finanziari, poiché per analizzarli e derivarne dei report è necessario impostare processi lunghi e difficili e le informazioni finiscono per rivelarsi superate e ad alto rischio di errori.

L'innovazione dei sistemi finanziari negli ultimi dieci anni, basata sulla tecnologia cloud e in-memory, ha risolto questo problema. Questi sistemi basati su cloud aggregano la gestione finanziaria e l'analisi in un solo sistema globale, dando così vita a un'unica fonte di informazioni con cui le aziende possono trattare e analizzare i dati. Poiché i dati vengono archiviati in un sistema in-memory, le organizzazioni hanno una visione in tempo reale del business e sono in grado di visualizzare i risultati consolidati in qualsiasi momento.

Avere un unico sistema globale per i dati diventa ancora più importante nel momento in cui le aziende desiderano approfondire le loro analisi, perché necessitano di una base che permetta loro di integrare dati finanziari e non finanziari e di applicare funzionalità di data science e machine learning per generare insights più sofisticati, ad esempio analisi predittive e prescrittive.

Standardizzare a livello globale, configurare a livello locale

In teoria, una strategia di business globale dovrebbe consentire a un'azienda di applicare decisioni a livello globale mantenendo la gestione a livello locale, ma i sistemi ERP tradizionali non prevedono questa flessibilità. Solo i sistemi finanziari basati su cloud offrono questa possibilità grazie a una differenza fondamentale: hanno un flusso di lavoro integrato nel cuore del sistema. Questa caratteristica permette alle aziende di standardizzare i processi a livello globale e alle singole sedi di creare e modificare i processi e assegnare ruoli secondo necessità.

Ad esempio, i processi che richiedono approvazione sotto forma di delega, come le registrazioni contabili e le fatture per i fornitori, possono essere standardizzati a livello globale ma resi configurabili nei singoli paesi per adattarli alle esigenze locali, migliorando efficienza e controllo e aumentando anche il buy-in a livello locale.

Approccio preventivo controlli e conformità

Per le aziende globali è importante avere sistemi di controllo in tutte le proprie sedi e gruppi per garantire la conformità; senza di essi, rischiano di incorrere in attività fraudolente e di sprecare tempo e risorse a risolvere i problemi quando si sono già verificati.

I sistemi finanziari basati sul cloud adottano un approccio preventivo alla conformità incorporando governance e controllo nelle loro fondamenta. Poiché il flusso di lavoro è integrato, tutte le attività sono modellate, governate e documentate automaticamente da un'unica posizione. In questi sistemi tutti i processi sono modellati in forma di flusso di lavoro, consentendo alle aziende di impostare controlli su tutti i processi e le attività, ad esempio, non autorizzando il versamento di un bonus a un dipendente senza l'approvazione di un superiore.

Quando tutte le transazioni possono essere verificate in un unico sistema centralizzato, i revisori possono visualizzarle da qualsiasi luogo, riducendo la complessità, i tempi e i costi.

Uno dei maggiori ostacoli alla creazione di controlli nei sistemi tradizionali è che conformità, controlli interni e audit appartengono a soluzioni separate che si collocano al di fuori del sistema finanziario centrale, spianando il campo a errori e rischi anche gravi. La presenza di più sistemi scollegati in località remote rende inoltre difficile e costosa l'esecuzione di audit globali, in quanto i revisori devono recarsi in tali uffici per esaminare i dati. Quando tutte le transazioni possono essere verificate in un unico sistema centralizzato, i revisori possono visualizzarle da qualsiasi luogo, riducendo la complessità, i tempi e i costi degli audit globali.

I sistemi finanziari basati sul cloud offrono anche la possibilità di soddisfare le esigenze di conformità a nuove normative e nuovi standard man mano che entrano in vigore, riducendo in modo significativo la quantità di tempo, denaro e risorse solitamente necessari per la manutenzione dei sistemi legacy. Quando ad esempio un paese cambia le aliquote fiscali, i team di Finance hanno la possibilità di inserire immediatamente i nuovi valori nel sistema, senza dovere attendere l'intervento del fornitore del software.

Prepararsi al futuro

Il mondo del business è destinato a diventare sempre più complesso. Le organizzazioni globali hanno adesso l'opportunità di affrontare a viso aperto queste importanti sfide operative e di creare solide fondamenta per migliorare il modo in cui utilizzano i dati, prendono decisioni e pianificano il futuro.