Affrontare le sfide globali con Workday: Q&A con il VP di Finance Solutions di Aon

Questo post, scritto dalla redazione di Workday, è stato pubblicato in inglese sul blog di Workday. Pensiamo che possa interessare anche ai nostri lettori di altre lingue, quindi è disponile tradotto qui sotto.

In gaelico Aon significa "unione", termine perfetto per un'azienda che con più di 500 acquisizioni è cresciuta fino a diventare una delle più importanti aziende di servizi professionali al mondo. Presente in 120 paesi con oltre 50.000 dipendenti, Aon opera con un solo obiettivo: servire i propri clienti.

L'espansione globale dell'azienda ha portato con sé una maggiore complessità di gestione. L'uso di sistemi scollegati fra loro rendeva difficile e costoso avere una visione globale dell'organizzazione e integrare rapidamente le acquisizioni. Le sfide crescenti del mercato hanno spinto Aon verso una rivoluzione tecnologica globale.

"I nostri precedenti sistemi per Finance e HR non tenevano il passo con i cambiamenti della nostra multinazionale" afferma Jim Kendall, vice presidente di Finance Solutions in Aon. "Per essere leader del settore e fornire ai clienti il miglior servizio possibile servono sistemi in grado di supportare la crescita e offrire ai dipendenti gli strumenti e le funzionalità di cui hanno bisogno".

Aon è passata a Workday per avere un unico sistema per Finance e HR a livello globale. Abbiamo parlato con Kendall per capire meglio le sfide di rapida crescita globale, le sue valutazioni dei rischi del cloud e gli effetti più significativi per l'azienda.

Che cosa ha spinto Aon ad abbracciare la rivoluzione tecnologica?

Siamo cresciuti attraverso varie acquisizioni e la disomogeneità dei nostri sistemi e dei nostri processi era diventata un vero problema. Per il management era difficile avere una visione globale sul personale e sui risultati finanziari, perché non avevamo un'unica fonte di informazioni per Finance e HR. Inoltre il costo totale di proprietà era elevato.

La crescente complessità del business non aiutava certo a incorporare le nuove aziende nell'organizzazione: stavamo concludendo diverse acquisizioni all'anno e la loro integrazione si è rivelata una vera sfida.

Avevamo bisogno di evolverci verso un unico sistema cloud per Finance e HR in tutto il mondo.

Jim Kendall

Da azienda specializzata nella gestione del rischio aziendale, come avete affrontato il passaggio del Finance al cloud?

Penso che spostare sul cloud le attività di Finance e HR sia ormai inevitabile per alcune aziende, non farlo comporterebbe rischi maggiori. A chi è scettico sul cloud, di solito chiedo: sei in grado di occuparti della gestione dei rischi meglio di quanto farebbe un fornitore che svolge questo lavoro 24/7 come core business?

Il passaggio al cloud ci ha permesso di semplificare i processi e di tenere il passo con i cambiamenti delle tecnologie grazie ad aggiornamenti semestrali. Trasferire i dati dal Finance all'HR fino ai data warehouse e ad altri data center globali è molto rischioso. Avere un unico sistema cloud per Finance e HR riduce significativamente tale rischio.

Perché Aon ha scelto Workday?

Abbiamo formato un comitato direttivo con i manager dei dipartimenti HR, Finance, Procurement, IT e Audit per discutere dei vantaggi di una piattaforma condivisa per Finance e HR rispetto all'utilizzo di più sistemi legacy integrati tra loro.

Sono emerse tre esigenze fondamentali: avevamo bisogno di un sistema che garantisse maggior controllo a livello globale, dati affidabili per poter prendere decisioni consapevoli e costi di proprietà inferiori. Workday era la soluzione giusta.

Che impatto ha avuto sull'azienda l'adozione di un sistema unico e globale per Finance e HR?

Workday ha cambiato le regole del gioco in diversi modi. Innanzitutto, avere un unico sistema per Finance e HR ha migliorato le nostre capacità di analytics e ci ha permesso di prendere decisioni direttamente sulla base dei report. I dipendenti inoltre hanno accesso a dati in tempo reale da qualsiasi parte del mondo, così possono capire meglio come funziona l'azienda e in che modo le loro azioni incidono sulla redditività e sulle spese. Possiamo analizzare gli scostamenti più rilevanti, capirne il motivo e muoverci all'interno di un unico sistema.

"Il rapporto con Workday è diverso da quello che avevamo con i fornitori precedenti, da cui ci limitavamo ad acquistare il software. Lavoriamo in questo campo da molto tempo e per noi la collaborazione è fondamentale."

Siamo anche in grado di integrare le acquisizioni più velocemente. In quanto società di servizi professionali, le persone sono la nostra maggiore risorsa. È quindi fondamentale che i nostri colleghi sappiano di entrare in un'azienda capace di fornire gli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro. Quando formiamo i nuovi assunti, automaticamente diamo loro accesso agli strumenti HR e finanziari di cui hanno bisogno, come quelli relativi a note spese e fatturazione.

In questo modo, quando acquisiamo un'azienda i dipendenti sono molto più coinvolti rispetto al passato. Con i sistemi legacy era complicato capire come ricollocare il personale all'interno dell'organizzazione. Oggi, grazie a una visibilità in tempo reale sull'organizzazione, siamo in grado di valutare rapidamente l'impatto di un'acquisizione e determinare le posizioni più adatte per le persone.

La possibilità di velocizzare l'integrazione delle acquisizioni ha aiutato a ridurre i rischi?

Sì. Un'integrazione più rapida significa disporre di personale efficiente in meno tempo e, di conseguenza, avere meno rischi e più possibilità di successo.

Un'altra sfida di una rapida crescita globale riguarda l'uniformità di processi e controlli. Workday ci aiutato a standardizzare i processi in tutto il mondo, pur permettendo di configurare requisiti specifici per singoli paesi, ad esempio in materia fiscale o di spese.

Come è stato il processo di implementazione quando siete passati a Workday? C'è stato qualcosa che l'ha sorpresa?

Sono rimasto colpito dall'incredibile trasparenza offerta da Workday. Siamo riusciti a mostrare immediatamente ai nostri colleghi (tutti, dal team di Finance ai regional manager) l'aspetto e il funzionamento di Workday. Il sistema era diverso da quello a cui erano abituati, ma rispecchiava quello che ci si aspetta da un'applicazione moderna grazie alle funzionalità di ricerca e alla possibilità di accesso ovunque e in qualsiasi momento, anche da dispositivi mobili. Questo ha agevolato notevolmente il buy-in del management e l'employee engagement. Sono rimasto sorpreso anche dalla facilità con cui è possibile ricevere aggiornamenti due volte all'anno. Inizialmente non credevamo che sarebbe stato facile, ma abbiamo trovato il modo di inserire questo processo nella nostra strategia.

Ma ciò che ha davvero contribuito al successo dell'implementazione è la partnership a lungo termine tra Workday e Aon. Contavamo molto sulla roadmap di Workday per avere una presenza in alcuni paesi e Workday ha mantenuto le sue promesse.

Il rapporto con Workday è diverso da quello che avevamo con i fornitori precedenti, da cui ci limitavamo ad acquistare il software. Lavoriamo in questo campo da molto tempo e per noi la collaborazione è fondamentale.