Prima dell’adozione di Workday, nel 2016, non era necessario che ogni ufficio regionale avesse lo stesso sistema HR della sede centrale di Tokyo Electron (HQ) in Giappone.
Di conseguenza, ogni ufficio aveva un proprio sistema per riportare solo le informazioni di base: numero di dipendenti, budget del personale e informazioni sui manager.
Tuttavia, con il tempo, anche la raccolta di queste informazioni di base non era più efficiente. Ordinare le informazioni provenienti dai diversi sistemi era un’operazione impegnativa e dispendiosa in termini di tempo per i team HR, sia presso la sede centrale sia presso gli altri uffici nazionali.
Inoltre, sebbene la sede centrale gestisse un sistema di gestione dei dipendenti on-premise, ogni volta che c’era bisogno di un aggiornamento per correggere dei bug doveva affrontare delle spese elevate; in più, quando le impostazioni dovevano essere modificate per garantire la conformità con le revisioni legali, c’erano sempre dei problemi.
Per continuare a essere uno dei principali produttori di apparecchiature per la produzione di semiconduttori al mondo, era fondamentale migliorare ulteriormente la gestione e il coinvolgimento dell’HR a livello globale.
Group Leader, HR Technology Group, Dipartimento HR
Operazioni efficienti a costi più bassi
TEL è venuta a conoscenza di Workday Human Capital Management (HCM) mentre lavorava per un’azienda statunitense. Ispirata da una strategia HR di stampo statunitense, TEL ha sentito il bisogno di rinnovare il proprio sistema HR.
L’azienda ha condotto uno studio comparativo incentrato su Workday HCM, da cui è emerso che Workday vantava un’esperienza globale a livello di gestione HR.
I fattori decisivi per la scelta di Workday sono stati la possibilità di introdurre un sistema unificato a livello globale, un’architettura a piattaforma unica che consentiva operazioni semplici e l’assenza di oneri operativi individuali grazie all’aggiornamento automatico tramite il cloud.
Inoltre, i costi possono essere mantenuti molto più bassi rispetto a quelli associati al sistema HR convenzionale.
Benefit
TEL è venuta a conoscenza di Workday Human Capital Management (HCM) mentre lavorava per un’azienda statunitense. Ispirata da una strategia HR di stampo statunitense, TEL ha sentito il bisogno di rinnovare il proprio sistema HR.
Utilizzando il nuovo sistema, TEL ha colto l’occasione per rivedere il sistema di gestione HR e riformare i sistemi di valutazione e di rating e la struttura aziendale. Il consolidamento di voti e valutazioni a livello globale permette di effettuare più facilmente le valutazioni e le modifiche relative alle risorse umane in tutti i Paesi. Workday HCM consente una migliore visualizzazione delle risorse umane e garantisce ottimi risultati.
Risultati
L’utilizzo globale su larga scala deve ancora essere raggiunto, ma le attività HR sono già migliorate in termini di efficienza.
In particolare, la raccolta e l’analisi dei dati sono ora più semplici, mentre la comprensione della struttura organizzativa e della collocazione dei dipendenti è più agevole.
Inoltre, TEL apprezza l’elevato livello di sicurezza del sistema. Ora è possibile controllare centralmente la visualizzazione delle informazioni impostando l’autorità di accesso per qualifica e ambito di responsabilità.
I risultati principali sono stati tre:
- Gestione e coinvolgimento dell’HR sono ora coerenti a livello globale
- I dati sono condivisi a livello aziendale
- La produttività dell’HR è migliorata
Gestione e coinvolgimento dell’HR sono ora coerenti a livello globale
Unificando il sistema HR a livello globale, Workday HCM ha permesso di esaminare le valutazioni dei dipendenti specifiche per ogni paese sulla base degli stessi criteri.
La competitività dell’azienda è migliorata grazie all’analisi delle valutazioni HR per paese e all’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse a livello globale, che consente ai dipendenti di dare prova delle proprie capacità.
L’azienda prevede di utilizzare anche Workday Learning in futuro. Nel sistema precedente, le informazioni sui talenti e i risultati della formazione non potevano essere collegati in modo diretto.
Con Workday Learning, tuttavia, saranno possibili i seguenti sviluppi in ambito HR:
- Giudizio sulle competenze basato sullo stato di completamento della formazione
- Giudizio di livello in base alle competenze acquisite
- Gestione delle risorse umane con criteri unificati a livello globale
La pianificazione delle sessioni di formazione è più semplice e sarà possibile collocare la risorsa giusta al posto giusto in base alla formazione. Inoltre, i costi verranno ridotti unificando Workday Learning a livello globale.
I dati sono condivisi a livello aziendale
Inizialmente, solo i manager e i dirigenti potevano utilizzare Workday HCM. Dal 2019, tuttavia, l’accesso è stato aperto a tutti i dipendenti, i quali hanno iniziato a fissare i propri obiettivi, a condurre valutazioni e a fornire feedback.
In Giappone, è necessario determinare la volontà di trasferimento di un dipendente tramite un sondaggio. Il personale IT doveva occuparsi di svolgere il sondaggio e tabulare le risposte in un’applicazione diversa. Con Workday HCM, gli addetti HR possono farlo da soli, con conseguente semplificazione dei processi e riduzione delle ore di lavoro.
“Sono passati tre anni dalla sua introduzione e abbiamo accumulato dati. In futuro, vorremmo migliorare ulteriormente le operazioni di gestione HR utilizzando funzioni di analisi come gli avvisi sui rischi di turnover”, afferma Koji Nagata, Senior Specialist, HR Technology Group, Dipartimento HR
Miglioramento della produttività delle operazioni HR
Grazie all’ottimizzazione di Workday HCM per i dispositivi mobili, i manager possono accedervi da qualsiasi luogo. Le richieste di approvazione possono essere accolte immediatamente anche quando si è fuori ufficio. È inoltre possibile apportare piccole correzioni alle richieste anche dopo l’approvazione, rendendo più efficienti i processi HR.
Anche il tempo di raccolta dei dati si è ridotto da un mese a poche ore. Il personale HR può ora dedicare molto più tempo a operazioni strategiche significative, come le attività per rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il turnover.
Una serie di operazioni come la raccolta, la tabulazione e la conferma dei dati possono essere effettuate in un unico luogo, e le ore di lavoro necessarie per le operazioni HR sono state notevolmente ridotte.
Senior Specialist, HR Business Partner Group, Dipartimento HR