Ramo internazionale di Groupe BPCE, il secondo gruppo bancario francese per dimensioni, Natixis è una banca d'affari che opera nel campo degli investimenti e dei crediti alle imprese, della gestione patrimoniale e dei servizi finanziari e assicurativi.
Nella regione asiatica, Natixis Corporate and Investment Banking (CIB) conta circa 700 dipendenti.
Magdalen Tsang, Head of Human Resources for Asia Pacific che lavora nella sede di Hong Kong, spiega: "Negli ultimi anni abbiamo attraversato una fase di espansione notevole in Asia grazie a investimenti in asset e personale, e la crescita dell'organico si attesta a circa il 10% annuo".
Hong Kong è il polo di riferimento di Natixis CIB Asia Pacific per la regione, ma la banca è presente anche a Singapore, Beijing e Shanghai nonché in Australia, India, Indonesia, Giappone, Corea, Malaysia e Thailandia.
Continua Tsang: "L'Asia è una delle regioni in cui intendiamo investire di più, e vediamo che le opportunità ci sono. Vogliamo anche fornire una maggiore attenzione al cliente e migliorare l'offerta".
Ma le ambizioni di espansione della banca erano frenate da un'operatività fatta di gestionali obsoleti e processi manuali.
Il lungo percorso verso l'automazione
Natixis ha iniziato a espandere la sua presenza in Asia dieci anni fa. Tsang racconta: "Quella volta utilizzavamo un gestionale antiquato, ma con l'aumento costante dell'organico era impossibile continuare a gestire manualmente i nostri processi".
Per soddisfare le sue esigenze, l'azienda ha dapprima acquistato uno strumento semplice. Quest'ultimo non era pensato appositamente per i processi HR: consisteva unicamente di un database con alcune funzionalità aggiuntive, quali la gestione dei congedi, e automatizzava solo una piccola parte dei processi della banca.
Questo sistema semi-automatico consentiva a Natixis di inserire informazioni elementari, come i recapiti di emergenza dei dipendenti, e di far gestire autonomamente ai dipendenti i giorni di congedo. Ma per il resto erano ancora in uso i moduli cartacei.
Mentre la banca proseguiva la sua crescita e le sue esigenze mutavano, Tsang ricorda che al nuovo sistema sono state apportate una serie di personalizzazioni. Ma queste creavano più problemi di quanti non ne risolvessero.
Le personalizzazioni erano necessarie per rispondere alle mutevoli esigenze dell'azienda, tra cui ad esempio stare al passo con i cambiamenti della normativa in materia di dati dei dipendenti e di dati personali. Ma allo stesso tempo minavano la stabilità del sistema, rendendolo soggetto a frequenti malfunzionamenti e guasti.
Spiega Tsang: "A volte il disagio era minimo, ma accadeva anche che fosse grave. Poiché il gestionale risiedeva su un server fisico, era compito del team IT aggiustarlo continuamente e ripristinarne il funzionamento".
A un certo punto, è arrivato il momento in cui né il team IT di Natixis né il fornitore del sistema erano più in grado di risolvere i problemi causati dai guasti. Nessuno sapeva più dove mettere le mani.
"Non potevamo ripararlo, e nemmeno modificarlo", commenta Tsang. "Per cui era inevitabile cercarne uno nuovo".
Era il 2013. Natixis stava esplorando il mercato in cerca di soluzioni quando un giorno si è imbattuta in Workday, che all'epoca si stava facendo un nome nel settore. Mentre Natixis New York era nelle prime fasi della sua collaborazione con Workday, Natixis Asia Pacific ha esaminato l'idea di stipulare un contratto globale con Workday.
La banca ha riscontrato che poteva ricavare molteplici vantaggi da Workday. Tsang dichiara: "Il sistema aveva molte funzionalità per i processi aziendali che ci potevano essere utili. Per esempio, Workday poteva aiutarci a costruire l'organigramma aziendale, un'attività che di norma comporta un notevole carico amministrativo. E poi potevamo incorporare direttamente negli organigrammi diversi flussi di lavoro a seconda delle approvazioni gerarchiche richieste".
Implementazione rapida e semplice
Attualmente Natixis si serve di due applicazioni Workday: nel 2015 ha lanciato Workday Human Capital Management, mentre a settembre 2017 ha attivato Workday Learning.
In entrambi i casi, l'implementazione ha richiesto tempi brevi. Tsang: "Abbiamo avviato il laboratorio di progettazione per Workday Human Capital Management nella seconda metà di febbraio del 2015 e l'attivazione è avvenuta a luglio. Sono tempi record per un gestionale HR completamente nuovo. Con Workday Learning le cose sono andate più o meno allo stesso modo".
L'implementazione di Workday è avvenuta in contemporanea in tutte le 12 sedi di Natixis della regione Asia Pacifico. Continua Tsang: "Il reparto HR è stato il primo a usarlo per caricare i dati e poi è stato rilasciato anche per gli altri dipendenti. Mi sono occupata personalmente della formazione per entrambe le applicazioni, e tutti ne sono stati entusiasti fin da subito. Sono rimasti a bocca aperta vedendo quello che potevamo fare con Workday rispetto a quello che potevamo fare in precedenza".
Grazie all'uso intuitivo dei nuovi sistemi, Natixis non ha riscontrato particolari problemi dopo l'implementazione. Le (non molte) richieste di aiuto che ha ricevuto sono state risolte quasi istantaneamente.
Molteplici ripercussioni positive su tutti i processi
Con Workday HCM, Natixis Asia Pacific produce report senza sforzo avvalendosi delle varie dashboard che comprendono dati come il numero di effettivi, la loro cittadinanza, il rapporto uomini/donne, il numero dei neoassunti e dei licenziati, e tanti altri.
Grazie alle dashboard i manager si formano un quadro più completo dell'azienda. Il calendario dei permessi, ad esempio, consente ai manager di vedere a colpo d'occhio gli orari dei dipendenti e di gestirne meglio l'assegnazione.
Molti processi ora sono automatizzati dal sistema. Tsang: "I processi sono molto più fluidi, adesso è facilissimo per esempio ottenere una firma autografa. Con Workday possiamo tracciarla e sapere chi deve ancora fornire l'approvazione. Ci risparmia un sacco di tempo ed energie su attività che prima effettuavamo a mano".
Anche l'approvazione dei budget e la selezione del personale sono state semplificate. Prosegue Tsang: "Dato che siamo in piena espansione, le assunzioni sono un processo molto importante per noi".
Tutti i manager delle diverse linee di business sanno con chiarezza quante posizioni devono coprire e il budget assegnato a ciascuna, grazie alla funzione di approvazione dei budget di Workday. Quando trova un candidato adatto, il manager invia una richiesta di assunzione tramite il sistema che poi raggiunge il responsabile per il paese in questione, il senior management e così avanti, fino al completamento del processo.
Tsang spiega: "Il manager può poi monitorare la richiesta tramite il sistema e sapere a quale stadio di approvazione si trova, o anche solo quanto tempo ci mette per essere approvata".
Tra le attività che possono essere gestite con Workday rientrano anche le conferme di ricezione delle nuove politiche e la pubblicazione di questionari e documenti.
Tsang dichiara: "Con questo nuovo sistema HR, Workday risponde alle nostre esigenze in maniera più innovativa".
Ma non sono stati solo i processi HR ad aver beneficiato dell'adozione di Workday.
Tsang: "Abbiamo un programma che dà diritto ai dipendenti di ricevere un cellulare aziendale o un'indennità sostitutiva. In passato era gestito manualmente dal reparto IT, che riceveva una richiesta via e-mail e la inoltrava al responsabile per l'approvazione. I registri erano manuali e i controlli limitati. Ora anche questo processo è gestito interamente tramite Workday".
Supporto alla formazione del personale
Tsang dichiara: "Workday non si limita a conservare le informazioni, è un sistema completo con cui si può fare di tutto. La formazione fa parte della nostra crescita professionale costante e volevamo un sistema unico per gestirla. Per questo abbiamo deciso di incorporare Workday Learning nel nostro sistema formativo".
L'azienda possiede un sistema di e-learning fornito dalla sede centrale, che però non monitora iscrizioni, presenze in aula, registrazioni e nemmeno i corsi che i dipendenti hanno frequentato. Tutto questo veniva gestito tramite fogli Excel e e-mail, e non c'era altro modo di tenere traccia dei dati.
Con Workday Learning, ora Natixis può usarlo come piattaforma per la formazione e promuovere nuove occasioni di apprendimento presso i dipendenti. Tsang afferma: "In fondo Risorse umane non significa solo gestione del capitale umano, dati personali, benefit o commercializzazione. Risorse umane significa anche formazione. Workday Learning ci aiuta a promuovere l'apprendimento in modo che non sia solo per HR, ma per tutto il personale".
Una collaborazione solida
Workday dà a Natixis la sensazione di non essere solo un cliente, ma un vero e proprio partner. Tsang dichiara: "Workday comprende le nostre esigenze e ci fornisce una soluzione quando serve. Avevamo richiesto alcune funzionalità che all'epoca Workday non aveva, ma l'azienda ci ha comunque aiutato a risolvere tutti i nostri problemi".
La cultura di Natixis ha una particolarità: prevede che ogni anno i dipendenti prendano un "congedo in blocco", ossia una serie di giorni di congedo in successione. Workday però non aveva una funzionalità in grado di rilevare questo aspetto. Tuttavia, ha proposto delle soluzioni che, se anche non erano esattamente quelle che Natixis aveva in mente, rispondevano comunque le sue esigenze.
Prosegue Tsang: "Con Workday possiamo anche avvalerci delle risorse della Workday Community. Lì ci sono molti forum in cui gli utenti possono condividere le esperienze, oltre a preziosi suggerimenti e raccomandazioni. Sappiamo che Workday tiene conto delle opinioni degli utenti e pensa come migliorare i suoi prodotti di conseguenza. Workday dà ascolto sul serio alla voce dei clienti".
Assistenza costante
Natixis intende proseguire la sua collaborazione con Workday. Tsang spiega: "Abbiamo modificato leggermente il nostro Workday dopo l'adozione. Dato che è così intuitivo, i nostri team HR e IT ci hanno aggiunto alcuni processi nostri perché siano gestiti anch'essi nel sistema. Ovviamente abbiamo ancora bisogno dell'assistenza di Workday, ma a livelli minimi. E ci sono altri processi ancora che intendiamo automatizzare".
I vantaggi maggiori che questo sistema conferisce a Natixis sono rappresentati dalla sua flessibilità e versatilità. "Penso che per lo sviluppo a lungo termine di un gestionale HR sia importante trovarne uno che sia facile da usare e da aggiornare", afferma Tsang.
"Un vantaggio extra cruciale che abbiamo tratto da Workday è stato il non dover dotarci di un server fisico ma l'avere tutto nel cloud. Se ci sono aggiornamenti da fare, vengono effettuati automaticamente al momento dell'accesso. Non occorre preoccuparsi di nulla. Ma il fattore più importante è che ora la banca è in grado di gestire i processi HR a livello complessivo: non c'è solo la selezione del personale; non c'è solo la gestione paghe, non ci sono solo i benefit. I gestionali HR servono a fornire un processo HR completo e interamente digitalizzato, e Workday risponde a questa definizione".