Members Equity è una banca virtuale australiana con la missione di migliorare le condizioni finanziarie degli australiani. L'istituto, con sede a Melbourne, è di proprietà di 26 fondi pensione e conta 1600 dipendenti. L'interazione con i clienti avviene online, per telefono e per mezzo di banchieri e intermediari privi di ufficio, nonché di una rete di fondi pensione e organizzazioni sindacali.
Melanie Simpson, Group Executive, People Experience, spiega: "Il nostro cliente tipo è un cittadino australiano che ha bisogno di servizi bancari ma non vuole affidarsi a una banca tradizionale. Ha provato altre banche e ne è rimasto deluso. È convinto che gli australiani meritino un servizio migliore, una banca che tenga conto delle loro esigenze e soprattutto che faccia dell'interesse economico del cittadino una priorità. I nostri prodotti al dettaglio comprendono conti di risparmio e di deposito a termine, conti di corrispondenza, mutui a tasso fisso e variabile, prestiti personali e carte di credito. E soddisfano le esigenze dell'85% degli australiani".
Stare al passo con la crescita
In qualità di challenger brand (e di banca relativamente giovane, avendo conseguito la licenza nel 2001), ME è cresciuta in fretta. Nell'esercizio 2018 ha messo a segno un utile di 96,5 milioni di dollari australiani.
Ma Simpson spiega che "un'impresa non può crescere senza dotarsi di gestionali HR più avanzati che le permettano di gestire le risorse in maniera rapida, efficiente e fondata su dati corretti".
Presso ME la funzione HR è suddivisa in quattro ambiti fondamentali:
- Collaborazione aziendale: si occupa di ricercare partner strategici per l'istituto che offrano anche consulenza in materia di relazioni coi dipendenti e con l'industria
- Cultura e competenza: selezione del personale, sviluppo organizzativo, apprendimento e crescita professionale
- Soluzioni per l'esperienza del personale: attività amministrative e di consulenza HR, supporto al sistema e miglioramento dei processi
- Team professionale: gestione paghe, retribuzioni e benefit, rischi nonché salute e sicurezza nei luoghi di lavoro
Simpson dichiara: "Prima di Workday non avevamo un sistema di gestione delle risorse umane. Ci affidavamo a fogli di calcolo e a una giungla di sistemi ciascuno preposto a un'attività diversa, col risultato di appesantire e rallentare l'operatività".
"Per esempio, ci voleva molto tempo anche solo per capire la ripartizione delle risorse e pianificare ristrutturazioni organizzative che migliorassero l'efficienza. Pure la nostra capacità di pianificare le risorse nell'ambito dei progetti era molto limitata", continua.
"Non disponevamo di un unico sistema sovraordinato per registrare, organizzare e analizzare la totalità dei dati HR. Tutto era svolto manualmente. Era un lavoro gravoso per HR, che tra l'altro non produceva insight utili per il management. Per questo abbiamo deciso di dotarci di un nuovo gestionale HR" conclude.
Tempo di cambiare
Questa era la situazione in cui versava ME a luglio del 2016, e oggi l'istituto opera con una soluzione Workday.
"Abbiamo svolto una ricerca di mercato approfondita, chiedendo anche ai vari fornitori di presentarci una proposta commerciale dettagliata. Ne abbiamo invitati diversi a partecipare a un proof of concept di due giorni, in cui dovevano illustrarci i vantaggi dei loro prodotti", racconta Simpson. "Workday si è rivelata la soluzione migliore per noi. È un sistema cloud, quindi sempre aggiornato. Inoltre utilizza processi basati sulle best practice, un elemento importante per ridurre i rischi".
Continua Simpson: "In più, offre un ambiente altamente sicuro, un aspetto essenziale per le banche. E un'altra cosa che abbiamo apprezzato è stata l'integrazione dei moduli all'interno del pacchetto. È un insieme completo di funzionalità che rispondeva alle nostre esigenze, e pure l'interfaccia utente è accattivante".
Ma quello che ha fatto veramente la differenza alla fine agli occhi di ME è stata la velocità di implementazione di Workday. Simpson: "Workday ci ha promesso che avrebbe fatto in fretta, e così è stato. Abbiamo iniziato a implementare un nuovo sistema HR a luglio del 2016 e abbiamo terminato a marzo del 2017. Ci sono voluti solo nove mesi".
ME ha adottato in due fasi Workday Human Capital Management (HCM), Workday Time Tracking e Workday Cloud Platform. La prima implementazione è avvenuta in HR ed è stata seguita da un graduale coinvolgimento dei dipendenti volto a spiegare loro il funzionamento dei fogli presenze.
Simpson: "Tutti aspettavano il passaggio al nuovo sistema con entusiasmo. La transizione si è svolta per lo più senza intoppi, ma abbiamo avuto qualche difficoltà lungo il percorso. Col senno di poi, avremmo potuto preparare meglio l'azienda al cambiamento se avessimo avuto un modello di supporto migliore per stabilizzare e incorporare il sistema una volta installato".
Per implementare in maniera indolore una qualsiasi applicazione, Simpson offre alcuni consigli basati sulla sua esperienza presso ME:
- Dotare il team di progetto di risorse adeguate: non lesinare sulla spesa, o i risultati ne risentiranno
- Non sciogliere il team di progetto: anche dopo l'attivazione dell'applicazione, il team può aiutare a risolvere eventuali problemi
- Istituire un numero telefonico di assistenza che il personale possa chiamare in caso di difficoltà
- Dotare le posizioni preposte all'assistenza post-implementazione di risorse adeguate
- Effettuare una valutazione del valore realizzato che misuri i benefici ottenuti dopo l'attivazione dell'applicazione
- Eseguire test approfonditi
Sulla strada per il successo
Ora che utilizza Workday, ME dispone di un gestionale unico per HR e di un sistema di registrazione centrale per tutti i dati sul personale. Adesso l'istituto può comprendere meglio l'assegnazione delle risorse in termini di numeri e suddivisione delle categorie di dipendenti, la disponibilità delle risorse e la domanda futura, le modalità di analisi dei dati e la presa di decisioni con l'ausilio della funzione di pianificazione delle risorse.
Commenta Simpson: "Il rapporto con Workday come partner di integrazione è stato collaborativo, con ruoli e responsabilità chiaramente definiti fin dall'inizio. È stata un'ottima collaborazione in rapporto a quella che abbiamo avuto con altri fornitori".
Prosegue: "Il tempo e le energie che dobbiamo impiegare per le varie attività sono calati drasticamente, e ora stiamo adottando nuove funzionalità all'interno del sistema. È tuttora un work in progress. Ritengo che abbiamo ancora un po' di strada da fare per sfruttare appieno il potenziale del sistema".
Conclude: "Ora che disponiamo di strumenti più avanzati, possiamo gestire meglio il nostro istituto in piena crescita. Desideriamo proseguire sulla strada del miglioramento e delle dotazioni tecnologiche, e fornire ai nostri clienti servizi sempre più innovativi. Per noi il cliente viene sempre al primo posto".