Il gestionale HR ad hoc che Jotun utilizzava da più di 10 anni stava diventando obsoleto. Anja Allouni, Lead SME and Change Manager presso Jotun, racconta: "I nostri gestionali per la selezione e la performance del personale non comunicavano tra loro e non c'erano dati storici, per cui era impossibile produrre un report che mettesse a confronto la situazione attuale con quella di due anni prima. E soprattutto, non era possibile utilizzarlo per alcun processo aziendale, per cui aveva poco valore per i manager nell'ambito della pianificazione aziendale e dei processi decisionali.
Ci serviva un approccio più ambizioso. Siamo un'azienda complessa e avevamo bisogno di una soluzione assai più flessibile che ci aiutasse attivamente a far crescere il reparto HR e il gruppo nel suo complesso. Con Workday abbiamo trovato questa soluzione".
Workday rispondeva ai nostri criteri fondamentali: esperienza utente, unico punto di immissione dati e suite HR completa.
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L'approccio "Big Bang" accende l'entusiasmo degli utenti
Nel lanciare Workday, Anja Allouni e colleghi hanno optato per un approccio "Big Bang", in cui il sistema viene attivato in tutti i paesi e in tutti i suoi componenti simultaneamente. Concentrandosi sulla gestione del cambiamento, il team si è avvalso di varie tattiche per creare un senso di aspettativa nei confronti del nuovo strumento.
Il risultato? La percentuale di dipendenti che ha iniziato a usare il sistema nel giro dei primi due giorni è stata relativamente elevata. Non sono rimasti delusi.
Allouni spiega: "Il personale apprezza la funzionalità di supporto alla carriera e anche il feedback sull'onboarding dei nuovi collaboratori è stato molto prezioso. Siamo molto soddisfatti di questi due successi, dato che la lotta per i talenti e lo sviluppo delle competenze sono due delle sfide più grandi per noi in ambito HR".
Anche i manager stanno riconoscendo rapidamente il valore di Workday in quanto fonte di dati e insight attivi e concretamente applicabili. E, stando ad Allouni, i reparti IT e HR sono stati entrambi "estremamente ben disposti grazie alla sua maggiore sofisticatezza, che si abbina alla semplicità d'uso; due cose che li hanno messi in grado di essere assai più produttivi facendo meno fatica".
Dati integrati e centralizzati
Poter accedere ai dati da ogni parte dell'azienda in un punto centralizzato è un grosso vantaggio per il personale di Jotun. Ora nessuno ha più la necessità di autenticarsi in soluzioni diverse e trasferire i dati tra esse.
Il vantaggio va oltre un drastico risparmio di tempo per gli utenti. Consiste anche nel consentire a chiunque in azienda di accedere alle informazioni in modo semplice e rapido. Anja Allouni commenta: "Per la prima volta i manager sono in grado di ottenere e interrogare dati utili in ambito finanziario e HR che li aiutano a preparare i report e a lavorare meglio.
Si tratta di un miglioramento potente per tutti e i manager, in particolare, apprezzano il quadro d'insieme sullo stato delle varie attività che possono ricavarne".
Aggiornamenti improntati al miglioramento costante
"Confido che Workday ci spingerà a sviluppare in modo costante la funzione HR di Jotun", dichiara Allouni. "Ogni volta che viene rilasciata una nuova versione, dobbiamo cercare di capire quali nuovi orizzonti possono aprirsi per l'azienda. Ed è un fatto molto positivo, perché costringe la nostra mente a essere sempre aperta al cambiamento e al miglioramento."
Allo stesso modo, è molto positivo avere un team di assistenza interno che lavora al fianco di HR per fornire governance e sviluppare la soluzione.
"In passato dovevamo ricorrere a consulenti esterni per aggiornare e potenziare la soluzione. Oggi, con un ciclo di aggiornamento semestrale e la possibilità costante di adottare nuove funzionalità, la stiamo portando avanti in maniera continua, spesso motivati dall'esperienza degli altri clienti che incontriamo nella Workday Community".
Nuovi insight sull'attività operativa
Conclude Allouni: "Stiamo ricavando insight di gran lunga migliori sulla gestione operativa in ogni parte dell'azienda.
Fino a questo momento era stato molto difficile coordinare i processi HR in più di 100 paesi. Un conto è definire e comunicare come vogliamo che siano svolte la selezione del personale o la gestione della performance. Un altro è vedere e influenzare quello che accade realmente, come stiamo facendo ora. Si tratta di un enorme passo in avanti".