Ogni anno passano per Port Nelson quasi 3 milioni di tonnellate di merci: l'esportazione dei prodotti locali è il motore principale della crescita e della prosperità della regione. La missione del porto consiste nel massimizzare la messa a frutto delle risorse in modo da ricavarne valore per l'azienda e un ritorno per gli azionisti; un compito difficile in una regione che non dispone di merci in abbondanza. Il team Finance guidava l'azienda basandosi su analisi avanzate e sulla capacità di non farsi trovare impreparati di fronte agli imprevisti.
Sfide
Un modello complesso basato su fogli di calcolo per la pianificazione del budget e le previsioni
Gestione della performance decentrata, affidata ai team operativi
Capacità di reazione limitata di fronte agli imprevisti con ripercussioni sugli utili
Risultati
Processo automatizzato per la pianificazione del budget e le previsioni, con un risparmio trimestrale anche di 320 ore
Costi e fatturato ottimizzati grazie a decisioni basate su un quadro più approfondito e a lungo termine dell'azienda
Gestione migliore del flusso di cassa in contesti imprevisti grazie alla pianificazione mediante scenari simulati
Nel settore delle spedizioni le previsioni meteo hanno sempre rivestito un'importanza fondamentale.
Ma da quando ha adottato una nuova soluzione FP&A, Port Nelson (porto della città di Nelson in Nuova Zelanda) ha iniziato ad apprezzare anche l'importanza delle previsioni finanziarie.
Il team Finance e i manager di Port Nelson ora si servono di Workday Adaptive Planning per gestire le finanze e creare budget annuali e rolling forecast trimestrali che si spingono a prevedere i successivi sei trimestri. Confezionare i report ora è più facile e veloce di prima e consente di risparmiare anche 320 ore di lavoro a trimestre.
Mason Robinson, Finance Manager di Port Nelson, spiega: "Adesso abbiamo un quadro più corretto e completo dell'azienda, nonché la capacità di modellare i cambiamenti in tempo reale. Se ad esempio un vettore stesse pensando di abbandonare la regione, noi siamo in grado di vedere con un solo clic del mouse l'impatto finanziario che avrebbe questa decisione sull'intera azienda."
Una forza economica vitale
La prosperità finanziaria di Port Nelson è di vitale importanza per l'economia della città di Nelson, in Nuova Zelanda, ma anche più in generale per la regione denominata "Top of the South Island". Si tratta di un territorio rinomato per la pesca, la frutticoltura, la silvicoltura e i vini. Ogni anno attraccano al suo porto, che ha 170 anni di storia, quasi 3 milioni di tonnellate di merci.
L'efficienza della pianificazione finanziaria e del controllo delle spese è fondamentale per la redditività del porto, dal momento che i costi operativi sono in gran parte fissi. Personale e attrezzature, infatti, devono essere pronti sia che attracchi una nave sola sia che ne attracchino tre. Possono anche insorgere costi imprevisti, come quelli necessari per riparare beni importanti (per esempio, una gru per contenitori). Il minimo calo dei volumi di carico movimentati può avere serie ripercussioni sulla redditività del porto.
Il team Finance svolge un ruolo centrale nella missione del porto: per quanto possano essere proibitive le condizioni, il porto deve massimizzare la messa a frutto delle risorse in modo da ricavarne valore per l'azienda e un ritorno per gli azionisti. Così, servendosi delle funzioni avanzate di pianificazione e analisi dei dati offerte da Workday Adaptive Planning, il team sostiene l'azienda nel gestire proattivamente i costi e nel velocizzare i processi decisionali.
Funzioni che fanno la differenza: modellazione e pianificazione mediante scenari
Il team Finance ha assunto un ruolo più elevato rispetto al passato. Prima, infatti, si trovava zavorrato da un sistema laborioso e inefficiente di fogli di calcolo, con una sola persona a supervisionare l'intero processo di pianificazione del budget e delle previsioni.
Con l'arrivo di un nuovo CFO e con il desiderio di interagire col resto dell'azienda, si è arrivati all'implementazione di Workday Adaptive Planning. Robinson commenta: "Il nostro obiettivo è comprendere a fondo i fattori che influenzano il business e contribuire a decisioni che producano valore per gli azionisti. Semplificare la creazione di budget e previsioni si è rivelato utilissimo, ma sono state la modellazione e la pianificazione mediante scenari a fare la vera differenza per l'azienda."
Il team è in grado anche di modellare proattivamente scenari simulati, come ad esempio una riduzione dei volumi di carico conseguente a un danno al raccolto di mele della regione. Nelle ultime due stagioni le mele erano a rischio, ma ogni volta il team Finance è stato in grado di informare tempestivamente il CdA delle potenziali ripercussioni sugli utili.
La pianificazione mediante scenari serve anche di supporto a iniziative strategiche, come la ristrutturazione del portfolio immobili di Port Nelson. L'azienda intende demolire alcuni vecchi edifici per fabbricare nuovi magazzini e Workday le consente di fare previsioni per i successivi 18 mesi in modo da valutare il possibile impatto sul fatturato e sul ritorno per gli azionisti.
Un team Finance decentrato produce più insight e risultati
La capacità di visualizzare la performance e analizzare scenari simulati ha cambiato la luce sotto cui il team Finance viene visto dai manager aziendali.
Il team Finance sta mettendo il resto dell'azienda in grado di essere più autonomo: ora i membri dei team delle altre divisioni partecipano più attivamente alla pianificazione del budget e alle previsioni.
Robinson commenta: "Lavoro in Port Nelson da 16 anni, per cui è stato bellissimo assistere al cambiamento che si è consumato negli ultimi 12 mesi e che ha portato l'azienda a partecipare di più alla pianificazione del budget e alle previsioni. Alle riunioni sulle previsioni trimestrali, i manager si sono seduti insieme ai team per esaminare le cifre e ci sono accese discussioni sulle linee marittime, sul meteo e su altri fattori con implicazioni sulla performance. Se fossimo stati tutti intorno a un foglio di calcolo non avremmo fatto questi discorsi."
I manager si sono seduti insieme ai team per esaminare le cifre e ci sono accese discussioni sulle linee marittime, sul meteo e su altri fattori con implicazioni sulla performance.
Finance Manager