Per 35 anni Planet ha lavorato con i propri clienti per semplificare la vita a turisti, commercianti e acquirenti. Ha consentito ai turisti di fare shopping esentasse in numerosi territori in tutto il mondo. Ha consentito ai commercianti di aumentare le vendite e sviluppare nuove fonti di reddito. E ha consentito agli acquirenti (incluse banche e istituti finanziari) di semplificare i pagamenti.
Dopo una serie di acquisizioni importanti a livello internazionale, l'azienda si è guadagnata senz'altro il diritto a chiamarsi "Planet". Può contare su un team globale di oltre 1500 dipendenti sparsi in 70 paesi e su un portfolio di prodotti e servizi di primissimo livello.
L'azienda è dunque considerata un operatore leader sulla scena mondiale e un fornitore di pagamenti di riferimento in un settore altamente competitivo. Tra i suoi partner figurano nomi eccellenti del business come Gucci, Giorgio Armani, Marriott e Hilton. Planet intende proseguire con la fase di espansione dopo le due grandi acquisizioni realizzate nel 2019 e nel 2020. La sua strategia di crescita subirà un'accelerazione in seguito al recente annuncio di nuovi investimenti da parte di Advent International, in comproprietà con Eurazeo.
Assumere il controllo
Una crescita come quella di Planet non è certo scevra di sfide. Secondo Janice Donaghue, Vice President People Operations, "eravamo un'azienda con una crescita travolgente, ma con sistemi poco strutturati per reggerla nel lungo periodo".
Questa mancanza di un controllo centralizzato aveva come conseguenza una scarsa visibilità dei dati sul personale: non si sapeva bene chi erano e dove lavoravano i dipendenti dell'azienda, quale fosse il loro ruolo, paga o clienti con cui lavoravano. Una situazione che era preesistente alle due grandi acquisizioni recenti, le quali hanno a loro volta aumentato a dismisura le dimensioni dell'organico. Esisteva anche prima degli sconvolgimenti causati dalla pandemia di COVID-19, i quali hanno provocato un'ondata di cassaintegrazioni e smart working in tanti settori.
La possibilità di accedere ai dati, di consultarli e di analizzarli a fondo con Workday è stata una rivoluzione copernicana nel nostro modo di gestire l'azienda.
Vice President People Operations
Sapendo che era urgente operare una trasformazione, Planet ha quindi indetto una gara d'appalto per individuare soluzioni HR e Finance che le fornissero dati corretti in tempo reale su tutte le sue attività. Workday è stata incaricata di procurare un gestionale unico e centralizzato che fosse in grado di soddisfare anche le ulteriori esigenze che si fossero manifestate. La soluzione Workday è stata attivata in concomitanza con la prima delle due acquisizioni. "È stato un momento molto critico", dichiara Donaghue.
Modifiche e miglioramenti costanti
Planet ha scelto Workday pensando alla propria crescita futura. Come osserva Donaghue, "Ha il potenziale per crescere e noi possiamo crescere con esso". Ma dopo l'attivazione globale della prima soluzione HR sono venuti alla luce anche vantaggi immediati, tra cui l'accesso istantaneo a dati in tempo reale.
I membri del CdA, per esempio, ora potevano consultare le dashboard con i dati importanti del personale, una novità assoluta per loro. E i dipendenti di tutta l'azienda hanno acquisito in fretta una nuova autonomia, essendo in grado di reperire le informazioni senza bisogno di farne richiesta ad altri. Questi due progressi hanno giocato un ruolo particolarmente importante nel periodo immediatamente successivo alle due acquisizioni, quando l'azienda stava integrando il nuovo personale e le nuove sedi.
Anche i team HR e Finance hanno sviluppato un rapporto più collaborativo. L'apice di questa collaborazione è stato raggiunto in un'occasione in particolare: la creazione di un nuova struttura dei centri di costo (completa di test congiunti) e del relativo approccio allo sviluppo di soluzioni condivise.
Dopo l'attivazione del modulo Financial Management, il team Finance ha potuto toccare con mano il valore della collaborazione.
Vice President People Operations
Parte di una community globale.
Il team di Planet è un utente attivo della Workday Community, portale di informazioni e risorse fornite da colleghi, partner ed esperti che conta oltre 150 000 membri. La Workday Community provvede anche a dare voce agli utenti affinché forniscano i loro feedback e idee. HRIS Manager Fiona Gurr dichiara: "Abbiamo ottenuto molto da essa. Nella Community posso vedere che un'azienda sta usando Workday in un certo modo e rendermi conto che possiamo farlo anche noi. Non devo fare nessuna ricerca particolare: il portale fornisce tutto quello che si può volere."
Per fare un esempio dell'assistenza concreta che si può trovare nella Workday Community: Fiona ha di recente contattato un altro membro del portale per conoscere la sua esperienza in relazione all'implementazione di Workday Discovery Boards. "È utilissimo poter imparare da altri", afferma.
La Workday Community è stata una risorsa preziosissima per noi: le riunioni mattutine e le altre opportunità che offre mi hanno reso la vita assai più semplice.
HRIS Manager
Alle prese con COVID-19
Malgrado la notevole difficoltà di integrare i dipendenti acquisiti senza poterli incontrare di persona, Donaghue ritiene che il processo sia in realtà diventato più semplice grazie al miglioramento delle comunicazioni interne apportato da Workday.
È senz'altro convinta, inoltre, che Workday abbia semplificato parecchio la gestione delle cassaintegrazioni nei diversi paesi. "Abbiamo messo a punto un piano dei congedi per avere il polso di chi era fuori dall'azienda e di chi invece lavorava con orario ridotto. Prima invece dovevamo arrabattarci coi fogli di calcolo... e molto probabilmente lasciavamo sempre fuori qualcuno!"
Con Workday disponiamo di dati corretti e aggiornati sulla sede e sulle modalità di lavoro dei dipendenti, nonché sulle loro paghe. Così è tutto molto più semplice.
HRIS Manager