Chuy’s è una catena di ristoranti con servizio al tavolo in piena crescita, fondata ad Austin, in Texas, nel 1982. I piatti autentici della cucina messicana e Tex-Mex, preparati al momento, vengono serviti in un ambiente conviviale e familiare e richiamano clienti da tutto il paese. Chuy’s è attualmente presente in 17 stati americani. A partire da marzo 2020, Chuy’s si è trovata a fare i conti con le incertezze dovute alla pandemia di COVID-19, che hanno sconvolto l’intero settore. Nonostante le numerose sfide e incertezze, Chuy’s ha fatto molto più che sopravvivere alla pandemia. Durante il terzo trimestre del 2021, infatti, la catena di ristoranti ha incrementato il proprio margine operativo complessivo di 880 punti base, con una percentuale di crescita superiore al 23% rispetto all’anno fiscale 2019, e prevede di mantenere un miglioramento di circa 350 punti base rispetto al 2019 una volta che il personale sarà tornato ai livelli pre-crisi.
Come ha fatto Chuy’s ad affrontare così bene l’incertezza e a superare i competitor in termini di redditività dei ristoranti? Il direttore Finance Natalie Harden attribuisce il merito alla tenacia e alla resilienza dei membri del team operativo di Chuy’s e agli strumenti di pianificazione finanziaria forniti da Workday Adaptive Planning. “Ripensandoci, siamo stati fortunati ad avere già implementato Adaptive Planning come parte fondamentale della nostra piattaforma di pianificazione e gestione finanziaria”, dice Harden. “Ci ha permesso di eseguire una pianificazione degli scenari in base alle nostre esigenze di cassa durante la pandemia, nonché di modellare i nostri risultati operativi in un ambiente aziendale in costante evoluzione a livello di tutte le operazioni con un numero limitato di professionisti di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A). Le lezioni apprese durante la pandemia in relazione alla reportistica e alla pianificazione operativa ci hanno fornito gli strumenti per mantenere e monitorare questo livello di redditività man mano che le cose evolvono.”.
Chuy’s (CHUY) è una società quotata in borsa. Harden ricorda che le basi dell’implementazione di Adaptive Planning sono state gettate quando è entrata a far parte del team di Chuy’s nel 2017 con l’obiettivo di alleggerire la reportistica trimestrale per la Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti, la reportistica trimestrale per il consiglio di amministrazione e il processo di pianificazione del budget a livello di esercizio.
La creazione di report tempestivi per la SEC e la presentazione dei risultati del trimestre al consiglio di amministrazione comportavano orari di lavoro più lunghi per il team, che a volte doveva lavorare di notte e nei fine settimana. “Dovevamo cambiare il nostro modo di lavorare e usare la tecnologia per automatizzare le attività di reportistica e migliorare l’efficienza”. Questo è diventato ancora più importante dopo l’inizio della pandemia, dato che molti dei membri del nostro team di contabilità e gestione finanziaria lavoravano da remoto”, spiega Harden.
Adaptive Planning è davvero efficiente e non c’è più bisogno di pensare al consolidamento dei dati.
Director of Finance
Un grande aiuto alla flessibilità di previsione.
Per raggiungere questi obiettivi, l’azienda ha scelto di implementare Adaptive Planning nel cloud in tutta l’azienda. Questo includeva l’integrazione con la contabilità generale di Chuy’s per la reportistica finanziaria consolidata e l’integrazione con l’applicazione di back-office dell’azienda che ospita i dati dei punti vendita (POS) a livello di ristorante. Attualmente, Chuy’s sta lavorando all’integrazione con la gestione paghe per consentire una facile pianificazione dell’organico e la reportistica sulla forza lavoro.
Adaptive Planning viene utilizzato dal team Finance, dagli store manager di Chuy’s, dai multi-unit manager e dal team responsabile delle operazioni. Questo processo di pianificazione collaborativa e integrata assicura la partecipazione a livello di esercizio, riducendo al minimo il tempo sottratto alla gestione dell’attività.
Una delle ragioni principali per cui l’azienda ha scelto Adaptive Planning è la flessibilità di cui avrebbe beneficiato a livello di previsioni. Tale flessibilità si è rivelata particolarmente utile per comprendere e prevedere le tendenze in un periodo di estrema incertezza, costanti cambiamenti nel comportamento dei consumatori e interruzioni delle attività causate dalle restrizioni imposte sulla capacità operativa. “Siamo stati in grado di utilizzare Adaptive Planning per escludere specifici periodi di tempo dalle previsioni se i dati non erano rilevanti o predittivi delle performance operative future”, spiega Harden.
Inoltre, secondo Jordan Cole, responsabile della pianificazione e dell’analisi finanziaria presso Chuy’s, le performance del team in termini di efficienza sono migliorate notevolmente. “Ora, grazie ad Adaptive Planning, bastano due persone per svolgere tutte le attività di reportistica, pianificazione e budgeting che prima richiedevano cinque persone”, spiega. “Abbiamo anche ridotto il tempo necessario per i nostri report operativi e finanziari da quattro a due giorni”.
Cole aggiunge che i dati disponibili in Adaptive Planning hanno semplificato il processo di pianificazione del budget da parte del team Finance per i singoli ristoranti, consentendo di fare previsioni trimestrali e annuali. “Possiamo sviluppare budget per ogni sede utilizzando le funzioni di reportistica automatica e di roll-up di Adaptive Planning, che permettono a ciascun restaurant manager di rivedere i propri budget individuali, se necessario, in base alle informazioni a propria disposizione”. Individuare le anomalie tra le tendenze in varie categorie di dati è più facile con Adaptive Planning.”
Ora, grazie ad Adaptive Planning, bastano due persone per svolgere tutte le attività di reportistica, pianificazione e budgeting che prima richiedevano cinque persone.
Manager of Financial Planning & Analysis
Migliore pianificazione, migliore guida.
L’automazione di Adaptive Planning con un’unica fonte di informazioni garantisce a Chuy’s l’efficienza di cui ha bisogno per liberare risorse, in modo da creare più valore per il business e mantenere informati gli stakeholder. “Amiamo la flessibilità di Adaptive Planning perché ci permette di analizzare nel dettaglio gli stessi dati in tanti modi diversi”, spiega Harden. “Teniamo diversi modelli all’interno di Adaptive Planning: il budget operativo a livello di esercizio, il modello di proiezione del percorso e un modello di pianificazione quinquennale a lungo temine. Tutti i modelli sono completati dalla pianificazione Capex, dal bilancio e dalle proiezioni dei flussi di cassa”.
Per comunicare in modo più efficace con i diversi gruppi, Harden e Cole usano la funzione OfficeConnect di Adaptive Planning per creare report di alta qualità, fascicoli e presentazioni con le applicazioni di Microsoft Office. “Per aggiornarli con i nuovi dati basta solo un clic”, afferma Cole. “Grazie ad Adaptive Planning con OfficeConnect, una sola persona può creare fantastici materiali per il consiglio di amministrazione. Niente di tutto ciò sarebbe possibile senza”.
Poiché Chuy’s sta cercando di espandersi aprendo ristoranti in più località, Harden ha sviluppato un modello di prototipo di pianificazione immobiliare unico con Adaptive Planning. “Possiamo usare i dati storici per vedere come si sono comportati ristoranti simili in luoghi simili”, dice. “Poiché Adaptive Planning è sul cloud e viene fornito con la funzione OfficeConnect, possiamo usarlo sul campo mentre valutiamo nuove sedi con il nostro team immobiliare. Gli agenti possono aprire i loro computer portatili, cliccare sul prototipo di negozio che vogliono aprire, inserire investimenti e affitti Capex noti e ottenere una previsione immediata su ROI e ritorni di cassa. Questa è solo una delle tante capacità di Adaptive Planning che ci permettono di arrivare preparati all'appuntamento con il futuro”.
Adaptive Planning ci aiuta a prevedere la redditività di una nuova sede, il che ci aiuta a capire i margini che avremo come azienda mentre continuiamo a crescere.
Director of Finance