Que sont les opérations juridiques?
Les dirigeants d’entreprise efficaces utilisent une approche stratégique fondée sur les données pour gérer leur organisation. La même approche peut également améliorer leur service juridique.
Les opérations juridiques désignent l’ensemble des pratiques, des processus et des stratégies qui permettent à une équipe juridique interne de pratiquer le droit d’une manière qui appuie efficacement le reste de l’entreprise. Apprendre en quoi consistent les opérations juridiques, et la manière dont elles fonctionnent peut donner à votre entreprise un avantage stratégique.
Apprenez-en davantage sur les opérations juridiques.
L’expression générique « opérations juridiques » couvre tous les processus et toutes les normes que vous pouvez utiliser pour rendre votre service juridique plus efficace et plus rentable. D’une manière générale, les opérations juridiques comprennent ce qui suit :
- Planification stratégique
- Gestion financière
- Gestion de projets
- Données et technologie
Les services juridiques internes sont souvent considérés comme étant en quelque sorte séparés du reste de l’entreprise. Plusieurs de ces entités fonctionnent principalement selon leurs propres règles, sans le même soutien ni la même supervision que les autres services. Au fil du temps, les chefs d’entreprise ont eu tendance à attendre des équipes juridiques internes qu’elles assument de lourdes charges de travail avec un budget minimal pour les embauches ou la technologie, ou même des directives concernant les objectifs et les indicateurs de rendement clés.
Aujourd’hui, les chefs d’entreprise efficaces reconnaissent que, pour réussir, ils doivent absolument considérer l’équipe juridique interne comme une partie essentielle de l’entreprise, avec des objectifs bien définis et des niveaux de soutien appropriés. C’est là qu’entrent en jeu les opérations juridiques.
Le service des opérations juridiques s’appuie sur les pratiques exemplaires en gestion de projets et sur la technologie pour simplifier les flux des travaux et les processus de l’équipe juridique interne afin d’en optimiser l’efficacité.
L’importance des opérations juridiques pour les chefs des équipes juridiques.
Les services juridiques internes sont soumis à une forte pression. En effet, une étude réalisée en 2021 par EY Law et Harvard Law a révélé que les avocats généraux de diverses entreprises prévoyaient une augmentation de 25 % de leur charge de travail au cours des trois prochaines années, tandis que 88 % d’entre eux s’attendaient à des réductions budgétaires durant la même période.
Mais il y a quand même de l’espoir. Les services juridiques sous pression se tournent vers les opérations juridiques pour trouver des réponses. La simplification des opérations juridiques internes permet aux services juridiques de tirer le meilleur parti de leurs budgets réduits, en veillant à ce que chaque dollar dépensé soit utilisé judicieusement. Les opérations juridiques contribuent ainsi à l’efficacité du travail de chaque membre de l’équipe interne, permettant au service dans son ensemble d’exploiter pleinement ses ressources.
En plus de simplifier le travail de la fonction juridique, le service des opérations juridiques peut servir de pont entre le service juridique et le reste de l’entreprise. Il est fréquent que d’autres services de l’entreprise perçoivent l’équipe juridique comme un frein qui ralentit les processus essentiels, comme les embauches, les congédiements et les acquisitions.
Au contraire, avec une bonne équipe des opérations juridiques en place, la communication et la collaboration peuvent s’améliorer de façon spectaculaire. Le service juridique peut ainsi gagner en efficacité, en plus de s’harmoniser avec le reste de l’entreprise.
Quand les entreprises doivent-elles investir dans les opérations juridiques?
Les entreprises semblent souvent tenir pour acquis que le soutien fourni au service juridique est suffisant : les administrateurs gèrent leur facturation et leurs relations avec les ressources externes, tandis que l’équipe de TI s’occupe de leurs besoins en technologie. Toutefois, ces relations interfonctionnelles, bien que nécessaires, sont insuffisantes.
De nombreuses entreprises font appel à des professionnels de la gestion de projets et à une série d’autres intervenants pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation. Même dans un cabinet d’avocats, des assistants juridiques, des avocats salariés ou contractuels et d’autres membres du personnel appuient généralement le travail des associés.
Une équipe d’opérations juridiques constitue donc le prolongement logique de ces structures de soutien. Tout comme d’autres équipes au sein de l’entreprise s’appuient sur des experts en opérations et en gestion ou, dans un cabinet juridique, les avocats s’appuient sur des assistants et d’autres employés, le service juridique interne bénéficie du soutien stratégique des opérations juridiques.
Le moment opportun pour qu’une entreprise investisse sérieusement dans les opérations juridiques dépend de ses besoins et de ses ressources. En général, les opérations juridiques profitent à toute entreprise qui dispose d’une équipe juridique interne.
En bref, lorsqu’un service juridique interne devient suffisamment important pour nécessiter un soutien accru de l’entreprise, il est temps de passer à un service des opérations juridiques.
Passer à un rôle en opérations juridiques.
Pour réussir dans le domaine des opérations juridiques, il faut posséder un ensemble de compétences particulières.
Le responsable des opérations juridiques doit avoir une formation en droit. Il peut détenir ou non un diplôme en droit, mais il doit certainement posséder une excellente connaissance des rouages quotidiens d’un cabinet d’avocats. La personne choisie devra avoir une compréhension pragmatique et concrète du droit, tout en manifestant un vif intérêt pour son application dans le monde des affaires.
Les responsables des opérations juridiques doivent être à l’aise de travailler en collaboration avec plusieurs personnes et de pallier les écarts entre divers services. Les responsables des opérations juridiques doivent posséder des compétences de communication pour interagir avec l’équipe juridique interne et les autres équipes, comme celles des finances, des RH et des ventes, et pour les comprendre.
Mais avant tout, un bon responsable des opérations juridiques devrait posséder des compétences avancées en veille stratégique et en réflexion stratégique.
Certaines entreprises dotées d’un service juridique interne de petite taille engagent une personne comme responsable des opérations juridiques pour la gestion de cette fonction. D’autres engagent toute une équipe. Les responsables des opérations juridiques collaborent avec les spécialistes rattachés pour élaborer et mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer l’efficacité du service.
Les spécialistes des opérations juridiques doivent quant à eux maîtriser la technologie. Ils doivent aussi être à l’aise avec les chiffres pour suivre les progrès de l’équipe juridique en fonction de paramètres liés aux objectifs de l’entreprise. Ils doivent savoir évaluer la valeur et mesurer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au sein d’un service donné.
Tendances concernant les rôles en opérations juridiques.
Selon Gartner®, la plupart des services juridiques internes sont loin d’avoir adopté suffisamment de nouvelles technologies. Ces équipes subissent de la pression pour simplifier leurs processus, augmenter leur productivité, et renforcer leurs pratiques de gestion des connaissances.
La solution consiste en grande partie à cibler et à adopter des plateformes technologiques juridiques utiles. Bientôt, on constatera probablement une hausse importante des embauches de spécialistes des opérations juridiques maîtrisant l’utilisation de la technologie et des données pour diriger les services juridiques internes.
En outre, la pandémie de COVID-19 a suscité un intérêt accru pour le télétravail, ainsi qu’une plus grande tendance de la part des avocats de vouloir s’éloigner des emplois n’offrant aucune flexibilité. Par conséquent, de nombreuses entreprises voudront probablement continuer à offrir l’option du travail à distance à l’avenir. Les opérations juridiques peuvent aider l’entreprise à choisir et à déployer des technologies permettant aux membres d’une équipe, dispersés dans différents endroits, de collaborer efficacement, tout en assurant un niveau adéquat de communication, d’engagement et de productivité.
Quel est le salaire d’un responsable des opérations juridiques?
Les opérations juridiques étant un domaine relativement nouveau, les salaires ont tendance à fluctuer.
Selon Salary.com, un responsable des opérations juridiques dans une grande ville comme New York peut s’attendre à gagner en moyenne un peu plus de 100 000 $. Tout en haut de l’échelle, les responsables des opérations juridiques peuvent gagner plus de 120 000 $, tandis qu’au plus bas de l’échelle, le salaire se rapproche de 90 000 $ par année.
Les professionnels des opérations juridiques efficaces méritent chaque dollar gagné. Pour mériter cet investissement de la part de l’entreprise, ils doivent toutefois apporter une valeur ajoutée notable.
Valeur ajoutée dans les opérations juridiques.
Que vous vendiez vos produits ou vos services à des clients professionnels, à des consommateurs ou aux deux, l’objectif de votre entreprise consiste toujours à maximiser la satisfaction du client, la rentabilité et l’efficacité opérationnelle, tout en réduisant les risques.
Les opérations juridiques peuvent aider les équipes de l’entreprise à livrer aux clients de meilleurs résultats plus rapidement, que ce soit par une intégration fluide ou un service à la clientèle amélioré. Par exemple, elles peuvent simplifier les processus contractuels pour conclure des transactions et mettre vos produits et services à la disposition d’un plus grand nombre de clients, et ce, plus rapidement. Elles peuvent également utiliser la technologie pour sécuriser plus efficacement les données confidentielles et mieux comprendre les responsabilités en cas de crise.
Au sein de l’entreprise, les opérations juridiques peuvent améliorer pratiquement tous les processus qui nécessitent l’intervention de l’équipe juridique. Les opérations juridiques peuvent aider vos autres services à obtenir des réponses plus rapides à leurs questions au lieu de les laisser dans l’attente. Elles peuvent optimiser la gestion des contrats en s’assurant que les détails importants, notamment la vérification de la signature des documents ou la surveillance des dates de renouvellement, ne sont jamais oubliés.
Tous les services qui interagissent avec l’équipe juridique constateront l’utilité d’une fonction d’opérations juridiques efficace. Idéalement, cette utilité se répercutera également sur les clients et les partenaires.
Caractéristiques clés des responsables des opérations juridiques.
Chaque responsable des opérations juridiques est différent, mais ceux qui réussissent ont tendance à présenter certaines caractéristiques clés. Selon le Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), qui est une association professionnelle gérée par ses membres, les spécialistes des opérations juridiques font preuve d’un esprit collaboratif, mettent en place des pratiques axées sur les processus et optimisent leur travail à l’aide des données.
Esprit collaboratif.
Un responsable des opérations juridiques efficace doit avoir d’excellentes compétences interpersonnelles et une capacité de travailler en étroite collaboration avec les équipes juridiques et de l’approvisionnement. Un bon responsable des opérations juridiques doit aussi comprendre chacun des services qui interagissent avec l’équipe juridique interne afin de favoriser la communication au-delà des silos fonctionnels.
Pratiques axées sur les processus.
Les meilleurs responsables des opérations juridiques sont axés sur l’efficacité. Ils s’efforcent de découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, repèrent les goulots d’étranglement dans chaque procédure et travaillent sans relâche pour les éliminer. Ils ne se considèrent pas comme un simple membre du service juridique. Au contraire, le responsable des opérations juridiques fait allégeance à l’ensemble de l’entreprise et vise à améliorer celle-ci dans son ensemble.
Résultats optimisés par les données.
Il est parfois bon de suivre son instinct, mais un responsable des opérations juridiques ne doit jamais se fier uniquement à son intuition. La numérisation des archives du service, et donc de l’ensemble de ses informations, offre de nombreuses possibilités d’analyse des données.
Un bon responsable des opérations juridiques se concentre sur les indicateurs. Tout peut être mesuré et étudié, du processus contractuel à l’efficacité d’une plateforme logicielle.
Ainsi, les services juridiques internes devraient être aussi concernés par les indicateurs que n’importe quelle autre équipe de l’entreprise. Un bon responsable des opérations juridiques peut aider l’avocat général à faire des calculs, notamment dans les domaines suivants :
- La durée des cycles des contrats
- Les flux des travaux
- Les contrats des ressources externes, notamment les dates de renouvellement
- Les niveaux de couverture (contrats écrits avec un langage standard, non standard ou risqué)
- Le nombre et le statut des contrats avec les clients
- Les dépenses juridiques externes
- Les programmes sur la diversité, l’équité et l’inclusion
- Les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance
Comment optimiser les flux des travaux, les approbations et les processus liés aux contrats?
Dans la plupart des entreprises, les flux des travaux et les approbations des contrats sont des processus excessivement lents. Ils peuvent se prolonger pendant des semaines, des mois, voire des années, ce qui risque de faire échouer des négociations et d’envenimer les relations d’affaires.
Une équipe d’opérations juridiques solide peut pousser les équipes à rompre le statu quo, ce qui peut complètement changer la donne. L’embauche de personnel supplémentaire pour l’équipe d’opérations juridiques n’est cependant pas suffisante en soi. Il faut plutôt rechercher des technologies juridiques efficaces pour effectuer, organiser et optimiser leur travail.
Comment la numérisation des processus contractuels peut-elle améliorer l’efficacité juridique?
C’est là que le système numérique de gestion des contrats entre en jeu. Lorsque tous les contrats et documents connexes de votre entreprise sont accessibles depuis un même emplacement, il est facile d’en assurer le suivi par les différents services et bureaux de l’entreprise et d’en créer de nouveaux en utilisant une formulation optimisée.
Pendant la négociation, le système de gestion du cycle de vie des contrats offre une fonction intégrée de révision et un accès facile à l’historique des brouillons, ce qui vous permet de conserver et de passer en revue, le cas échéant, l’enregistrement de chaque étape de négociation. Le système de gestion du cycle de vie des contrats simplifie les processus d’approbation grâce aux mises à jour automatiques envoyées à toutes les parties concernées par la négociation. Une fois que toutes les parties ont accepté les conditions, les intégrations avec les fournisseurs de signature électronique permettent la signature du contrat de manière simple et efficace.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats crée des représentations visuelles des données clés contenues dans vos contrats. Ce niveau de précision dans la production de rapports sur des données exploitables simplifie la gestion continue des contrats. Tous les membres de l’entreprise peuvent ainsi rester informés de leurs responsabilités et obligations contractuelles.
Comment réaliser un dossier de décision pour un nouveau logiciel de gestion des contrats?
Un logiciel de gestion des contrats n’est pas conçu pour se substituer au savoir-faire juridique. Il s’agit plutôt d’un outil complémentaire efficace qui renforce une équipe juridique existante. Un bon logiciel peut révolutionner une entreprise et lui permettre de réussir avec un budget réduit. Cependant, toutes les technologies ne sont pas équivalentes.
De nombreux fournisseurs font des promesses excessives qu’ils ne peuvent pas tenir. Ce qui compte vraiment, c’est de savoir si une plateforme technologique permettra à votre équipe juridique de gagner en efficacité.
La numérisation fait partie de l’équation. Toutefois, les opérations juridiques ne se limitent pas à la recherche d’un logiciel doté d’une interface plus puissante que celle de votre boîte de réception ou de votre bureau. Si vous téléversez vos documents sur une nouvelle plateforme, mais que vous devez encore les chercher et les étiqueter manuellement, vous n’avez pas fait beaucoup de progrès.
Une bonne technologie juridique vous aidera à travailler plus efficacement, et non l’inverse.
Les solutions technologiques juridiques de pointe automatisent les tâches de routine et synthétisent les données pour générer des perspectives exploitables. Cette automatisation peut réduire le temps consacré à des travaux de révision routiniers et à la rédaction de formules passe-partout, tandis que l’analyse des données améliorée vous permet de garder une longueur d’avance sur vos obligations et vos délais au lieu d’essayer constamment de rattraper le temps perdu.
Le dossier de décision vise donc à montrer dans quelle mesure un système de gestion des contrats permettra à votre équipe juridique interne d’augmenter le volume de ses activités. Les meilleures plateformes technologiques juridiques peuvent ajouter la productivité d’un employé supplémentaire (voire plus), souvent pour une fraction du coût.
En plus de la productivité liée aux tâches individuelles, les indications précieuses issues de l’analyse automatisée des données peuvent offrir un rendement exponentiel. Par exemple, les entreprises dépensent généralement des fortunes pour le renouvellement automatique de contrats de fournisseurs qu’elles n’avaient pas l’intention de renouveler. Grâce à un système qui vous informe des échéances imminentes bien à l’avance, vous pouvez éliminer ces renouvellements non désirés : chaque dollar économisé est donc un retour supplémentaire sur le capital investi dans la technologie juridique qui vous a aidé à le faire.
Les avantages ne s’arrêtent pas là. Que ce soit pour augmenter les profits en raccourcissant les cycles de vente ou atténuer les risques financiers en améliorant la conformité réglementaire, une bonne technologie juridique peut permettre à votre équipe juridique d’en faire plus, de façon plus efficace, en une fraction du temps. Il suffit de choisir le bon partenaire.
Comment la plateforme Workday peut-elle renforcer votre équipe juridique?
La plateforme Workday simplifie les étapes du processus contractuel, de la rédaction à la signature, en passant par la négociation et le suivi en continu. Pour ce faire, elle combine une IA à la fine pointe de la technologie avec des outils de flux des travaux intuitifs et un référentiel de contrats centralisé.
Workday Illuminate™, notre IA de nouvelle génération, est déjà entraînée sur des millions de contrats réels, de sorte qu’elle est « prête à l’emploi ». Grâce à des intégrations transparentes avec les principales solutions de stockage et de gestion des documents en nuage, vous pouvez rapidement intégrer vos contrats dans le système sans avoir à migrer un seul fichier.
Une fois que la plateforme ingère un document, l’IA se met au travail pour extraire et classer les informations qu’il contient afin de vous fournir des indications précieuses sur le contenu de vos contrats. Au fil du temps, la plateforme fournit de meilleurs résultats à votre équipe : les puissants algorithmes d’apprentissage automatique de Workday assimilent des termes propres à votre entreprise ou à votre secteur d’activité à partir d’une poignée d’exemples seulement. Quel que soit le volume de documents à analyser, Workday peut vous aider à retrouver et à suivre rétroactivement n’importe quelle clause dans votre portefeuille de contrats.
Analyse intelligente des contrats.
L’analyse intelligente des contrats de Workday permet d’accéder rapidement et facilement à des données exploitables sur demande. Votre équipe peut ainsi aisément suivre les délais, les droits et les obligations, et d’autres conditions clés.
Grâce à la plateforme d’analyse intelligente des contrats de Workday, vous pouvez automatiser les tâches répétitives, gagner du temps et accéder à des indications précieuses. Cela permettra à votre équipe juridique de devenir une source d’avantages stratégiques pour l’entreprise.