Qu’est-ce que la gestion des contrats dans les soins de santé?
Une bonne gestion des contrats dans les soins de santé comprend des systèmes très efficaces qui traitent chaque demande ou renouvellement de contrat, y compris les signatures électroniques, tout en garantissant une conformité totale avec les réglementations sectorielles telles que HIPAA, PHI et BAA.
Un système efficace de gestion des contrats dans le secteur des soins de santé profite grandement à la direction de l’hôpital, à la patientèle, aux compagnies d’assurance, au personnel, aux partenaires commerciaux et à toutes les personnes impliquées dans le secteur des soins de santé, grâce à la réduction des coûts de gaspillage et des risques associés aux ruptures de contrat.
Les opérations quotidiennes d’un prestataire de soins de santé impliquent la gestion de contrats par l’entremise de processus essentiellement manuels tels que le stockage sur papier, les courriels, les feuilles de calcul et les disques partagés, ce qui peut nuire à l’efficacité du système de gestion de l’hôpital.
En moyenne, les entreprises perdent 9,2 % de leur chiffre d’affaires annuel en raison de problèmes liés à de mauvais systèmes de gestion des contrats. Une étude réalisée par Black Book en 2019 a révélé qu’environ 96 % des systèmes de santé américains utilisent soit des processus manuels de gestion des contrats, soit un système obsolète qui n’est pas adapté à la fourniture de soins fondés sur la valeur.
L’automatisation de la gestion des contrats dans les soins de santé est une solution prometteuse pour réduire de manière significative les pertes annuelles causées par des processus de gestion des contrats manuels ou obsolètes. Cette réduction de coûts peut être obtenue par la mise en œuvre d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) très efficace, qui fonctionne sur la base d’un modèle de rémunération à la valeur.
Pourquoi la gestion automatisée des contrats est-elle importante dans le secteur des soins de santé?
Dans chaque service hospitalier, de nombreuses tâches administratives sont effectuées toutes les heures ou tous les jours afin de garantir le bon fonctionnement de l’établissement, qu'il s’agisse du classement des documents, de la conservation des factures, des reçus et des dépenses hospitalières, ou encore du suivi des réglementations applicables.
Ces tâches administratives sont très lourdes si elles sont effectuées manuellement. La quantité de paperasse, les erreurs humaines possibles et le temps perdu à trier les documents rendent ce processus manuel très inefficace.
Un hôpital moyen a plus de 1 000 relations d’affaires, ce qui signifie que le système de soins de santé traite un grand nombre de contrats. Une mauvaise gestion peut être la conséquence de fuites d’informations, plus fréquentes dans les systèmes utilisant beaucoup de papier, ce qui entraîne une violation des ententes et donc des problèmes juridiques.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des contrats pour votre établissement de santé?
L’adoption d’un logiciel de gestion automatisée des contrats permet de s’assurer des points suivants :
1. Suivi efficace des étapes et des renouvellements.
Contrairement à la méthode manuelle, l’utilisation d’un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats permet de suivre automatiquement chaque contrat de soins de santé jusqu’à sa date de renouvellement. Voilà qui garantit le respect absolu des délais contractuels et le bon déroulement des contrats à long terme.
Les meilleurs logiciels disposent également de fonctions de rappel automatique pour alerter les deux parties de l’arrivée d’étapes importantes quelques jours avant l’échéance (selon les paramètres définis par l’utilisateur).
Grâce à cette technologie, les hôpitaux évitent de manquer des dates d’audit, de conformité, de paiement, d’expiration ou de remboursement.
2. Réduction du risque de fuites contractuelles et de problèmes juridiques liés à la protection de la vie privée.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats dans les soins de santé dispose d’un cadre de sécurité solide, avec un cryptage 256 bits, une couche de sécurité supplémentaire via l’authentification à deux facteurs et une protection antivirus. Toutes ces fonctionnalités contribuent à la sécurité des contrats hospitaliers.
Les fonctionnalités de haute sécurité empêchent toute fuite ou tentative de piratage à partir de sources externes. Elles éliminent également le risque de fuites d’informations que l'on rencontre dans les systèmes utilisant beaucoup de papier, où des personnes non autorisées, telles que du personnel à des échelons de base, peuvent avoir accès à des documents sensibles par hasard au cours de tâches administratives manuelles (telles que la photocopie et la livraison de documents).
3. Système de gestion plus simple.
L’automatisation permet de réduire considérablement la charge de travail liée à la gestion d’un grand nombre de contrats. L’utilisation d’un logiciel peut contribuer à alléger certaines tâches telles que la négociation contractuelle, l’analyse des risques liés à la passation de marchés et l’établissement de rapports sur les dépenses totales de certains partenaires commerciaux.
4. Création de contrats plus facile.
Contrairement aux systèmes manuels où chaque nouveau contrat nécessite beaucoup de tâches administratives, l’utilisation d’un logiciel permet d’automatiser relativement facilement la création des contrats. De nombreux contrats peuvent être créés en une seule fois grâce à un modèle automatisé bien conçu qui élimine tout risque d’erreur lié à une surcharge de nouveaux contrats dans le cadre de la méthode manuelle.
Quelles sont les meilleures pratiques de gestion des contrats dans les soins de santé?
Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour une mise en œuvre efficace de la gestion des contrats dans le secteur des soins de santé.
1. Utiliser efficacement les outils d’automatisation.
L’automatisation permet d'éviter les tâches répétitives et fastidieuses grâce à l’entrée de certaines données et à l’envoi de notifications automatisées pour accélérer les opérations de gestion des contrats.
2. Intégrer la gestion des contrats dans le système de gestion de la relation avec la clientèle.
L’intégration de la gestion de la relation avec la clientèle (CRM) dans un logiciel de gestion des contrats efficace permet d’éviter les redondances et garantit l’accessibilité des contrats à partir des dossiers de la patientèle et des prestataires.
3. Associer les contrats à leurs politiques de réglementation.
Contrairement aux systèmes manuels de gestion des contrats, où il est pratiquement impossible de suivre les politiques qui régissent un contrat, les logiciels vous permettent de facilement lier les contrats à leurs politiques. Vous pouvez ainsi conserver une bonne organisation.
4. Effectuer régulièrement des audits de conformité.
Il est important de réaliser fréquemment et régulièrement des audits de conformité pour vos contrats afin de détecter tout manquement dans le système ou toute modification du niveau de conformité. Des cas de non-conformité peuvent survenir en cours de route, ce qui peut créer un décalage entre les réglementations fédérales et nationales. Il est donc nécessaire de faire régulièrement appel à des auditeurs externes pour réaliser des contrôles sur votre système, au cas où vous auriez manqué quelque chose d’important.
La gestion du cycle de vie des contrats de Workday dans les soins de santé, optimisé par Evisort AI.
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