ME es un banco directo de Australia con la misión de ayudar a los australianos en materia de finanzas. Esta empresa de 1600 empleados, propiedad de 26 fondos de pensiones del sector, tiene su sede en Melbourne y atiende a sus clientes online, por teléfono y mediante profesionales bancarios a domicilio, agentes y redes de fondos de pensiones y sindicatos del sector.
"Nuestros clientes más habituales suelen ser ciudadanos australianos que precisan servicios de banca, pero no quieren recurrir a un banco tradicional", explica Melanie Simpson, Group Executive, People Experience. "Normalmente, han probado con otros bancos y no han quedado satisfechos. Estos clientes piensan que, como australianos, se merecen el mejor banco: uno que identifique sus necesidades y, aún más importante, que tenga la prioridad de ayudarlos a prosperar. Entre nuestros productos de banca retail se encuentran las cuentas de ahorro y de depósito por un plazo determinado, las de transacciones, los préstamos hipotecarios con tasa variable y fija, los préstamos personales, y las tarjetas de crédito. Con ellos, se satisfacen las necesidades del 85 % de los ciudadanos del país".
Mantener el ritmo mientras se crece
Como marca competidora y entidad bancaria relativamente nueva (recibió la licencia bancaria en 2001), ME ha crecido con rapidez. La empresa obtuvo unos beneficios de 96,5 millones de dólares australianos en el ejercicio contable de 2018.
Sin embargo, según Simpson: "Una empresa no puede crecer si no cuenta con sistemas de RRHH altamente sofisticados que le permitan gestionar los recursos de forma rápida y eficiente y con información precisa".
En ME, los RRHH se dividen en cuatro áreas clave:
- Colaboración empresarial: búsqueda de partners estratégicos para la empresa que también ofrezcan asesoramiento sobre las relaciones con los empleados y el resto del sector
- Cultura y aptitud: contratación, desarrollo empresarial, aprendizaje y desarrollo
- Soluciones para las experiencias de personal: administración y asesoramiento de RRHH, soporte de sistemas y mejora de los procesos
- Equipo de especialistas: nómina, remuneración y prestaciones, seguridad, salud y riesgos en el trabajo
"Antes de Workday, no teníamos ningún sistema de gestión de los RRHH. Trabajábamos en hojas de cálculo y contábamos con varios sistemas para todo tipo de cuestiones, por lo que todas las tareas eran laboriosas y consumían mucho tiempo", cuenta Simpson.
"Por ejemplo, tardábamos mucho hasta en entender la asignación de los recursos y en planificar las reestructuraciones organizativas para trabajar de forma más eficiente. Además, nuestras capacidades de planificación de los recursos dentro de los proyectos eran muy limitadas".
"No disponíamos de un solo sistema general para registrar, organizar y analizar toda la información relacionada con los RRHH: todo se hacía manualmente. Para el equipo de RRHH, esto suponía mucho trabajo y no ofrecía ningún tipo de insights al equipo directivo. Esa fue la razón por la que pensamos en configurar un nuevo sistema de RRHH", afirma.
Hora de cambiar
Así es como funcionaba ME en julio de 2016; ahora, el banco opera con una solución de Workday.
"Hicimos un estudio exhaustivo del mercado que incluía un proceso detallado de solicitud de propuestas. Invitamos a numerosos proveedores a participar en una prueba de concepto de dos días para que nos mostraran las ventajas de sus soluciones", explica Simpson. "Workday resultó ser la mejor solución para nosotros. Al basarse en tecnología cloud, siempre está actualizada. También utiliza las mejores prácticas en los procesos, algo muy importante a la hora de mitigar los riesgos".
"Además, la plataforma de Workday ofrece un entorno de alta seguridad, un aspecto esencial para nosotros como banco. Por otro lado, también nos gustó la forma en que los módulos se integran en el paquete. Ofrecía una funcionalidad completa y satisfacía todas nuestras necesidades, además de tener una interfaz de usuario agradable", cuenta.
No obstante, lo que hizo que Workday destacara finalmente entre el resto fue la rapidez con la que se implementa. "Workday prometía un proceso rápido y así fue. Empezamos a configurar el nuevo sistema de RRHH en julio de 2016 y terminamos antes de marzo de 2017. Solo tardamos nueve meses", afirma Simpson.
ME implementó Workday Human Capital Management (HCM), Workday Time Tracking y Workday Cloud Platform en dos fases. Primero para el equipo de RRHH; después, empezaron a incluir a los empleados de forma paulatina para ayudarles a entender sus registros de asistencia.
"Todo el mundo estaba expectante por el cambio", cuenta Simpson. "En general, la transición fue fluida, pero nos encontramos con algunos baches en el camino. Pensándolo ahora, sabemos que podríamos haber preparado mejor el negocio para los cambios si hubiéramos tenido un mejor modelo de apoyo para estabilizar e integrar el sistema después de la instalación".
Desde la experiencia con ME y para que el lanzamiento de cualquier aplicación sea sencillo, Simpson da también los siguientes consejos:
- Abastecer de forma adecuada al equipo encargado del proyecto: si se escatima demasiado, los resultados pueden verse afectados.
- Mantener unido al equipo del proyecto —incluso después del lanzamiento de la aplicación— para ayudar a resolver cualquier problema.
- Contar con una línea telefónica de ayuda para que el personal pueda llamar en caso de problemas.
- Abastecer correctamente a los encargados del soporte posterior a la implementación.
- Hacer una evaluación de los valores obtenidos tras el lanzamiento de la aplicación para medir los beneficios
- Seguir un régimen de pruebas exhaustivo
Rumbo al éxito
Ahora que Workday está implementado, ME cuenta con un solo sistema de RRHH y un registro central de todo el personal. La entidad bancaria es capaz de gestionar mejor sus recursos en cuanto al número de empleados y la división por categorías de personal se refiere, la disponibilidad de los recursos y la futura demanda. Asimismo, la empresa ha aprendido a analizar los datos y tomar decisiones con la funcionalidad de planificación.
"La relación con Workday como partner de integración fue colaborativa, con roles claros y responsabilidades definidas desde el principio. Ha estado a la altura de nuestra relación con otros proveedores", afirma Simpson.
"El esfuerzo y el tiempo que requerían las tareas se han reducido drásticamente, y, actualmente, estamos adoptando más funcionalidades dentro del sistema", añade. "Aún estamos trabajando en ello. Creo que aún nos queda algo de tiempo para rentabilizar por completo su potencial".
"Ahora que tenemos sistemas más sofisticados, podemos gestionar mejor nuestro banco, que crece con rapidez. Nuestro objetivo es seguir ganando relevancia y sofisticación, así como innovar cada vez más en la forma de atender a nuestros clientes, nuestra prioridad".